檢察工作中檔案利用的實(shí)踐與思考

王睿 郭環(huán)環(huán)

【摘 要】檢察檔案是對(duì)檢察工作中形成的全部文件、材料進(jìn)行收集、接收、整理、鑒定、保管和提供利用。檢察檔案信息資源的開發(fā)利用在“三個(gè)體系”的方向上有很大的發(fā)展空間，本文通過分析，對(duì)利用中遇到的問題作出應(yīng)對(duì)策略。

【關(guān)鍵詞】檔案機(jī)制；檔案管理；檔案開發(fā)；利用

檢察院檔案是國(guó)家重要的專業(yè)檔案，真實(shí)記錄了檢察機(jī)關(guān)的審判工作及其他各項(xiàng)活動(dòng)，是人民檢察院歷史變革的重要憑證，也是人民檢察院進(jìn)行審判監(jiān)督和其他工作的重要依據(jù)和必要條件。合理開發(fā)和利用信息資源，發(fā)揮檢察檔案作用，使檔案工作參與檢察改革、服務(wù)檢察辦案需要顯得尤為重要。

一、檢察檔案信息資源開發(fā)利用存在的問題

（一）檔案室室藏結(jié)構(gòu)不合理

目前，檢察院檔案室的檔案數(shù)量以文書檔案和訴訟檔案為主，基建、會(huì)計(jì)檔案不多，尤其實(shí)物檔案、音像檔案偏少。即使音像檔案收集進(jìn)入檔案室，但保管中隨著時(shí)間的流逝，會(huì)因缺乏有效的讀取工具失去可用性。此外，檔案室中紙質(zhì)檔案占據(jù)主要地位，電子檔案為補(bǔ)充。鑒于數(shù)字化檔案信息資源保存的軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施要求較高，技術(shù)性較強(qiáng)，而檔案工作經(jīng)費(fèi)有限，檔案工作人員更傾向于按照原有的工作方法保存紙質(zhì)檔案，以減少工作量和經(jīng)費(fèi)支出，所以數(shù)字化檔案信息資源的收集和保管成為檔案室工作的一個(gè)瓶頸。

（二）開發(fā)利用效果不明顯

目前，各地方檢察院所保存的檔案數(shù)量十分巨大，但是真正用于開發(fā)利用的卻微乎其微。絕大多數(shù)檔案處于閑置狀態(tài)，利用率極低。即使是利用頻率最高的文書檔案和訴訟檔案，在利用目標(biāo)上也多限于為現(xiàn)有案件辦理提供借鑒和參考，其在宣傳教育、輔助決策等方面的價(jià)值并沒有得到有效地開發(fā)和利用。受“重藏輕用”思想影響，檢察人員缺乏積極主動(dòng)開發(fā)利用的意識(shí)和動(dòng)力，使得檔案開發(fā)利用的效果并不明顯，檢察檔案開發(fā)利用工作亟需加強(qiáng)。

（三）檔案信息資源開發(fā)利用資金支持不足

檔案信息資源開發(fā)利用并沒有專項(xiàng)資金支持，且沒有明確規(guī)定規(guī)定檔案工作的經(jīng)費(fèi)數(shù)額，使得檔案工作辦公經(jīng)費(fèi)的劃取基本依賴于本單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重視程度，數(shù)額大小程度不一，這在很大程度上限制著檔案信息資源的開發(fā)利用。

（四）現(xiàn)代化管理環(huán)境中遇到的問題

隨著信息化技術(shù)飛速發(fā)展，電子化辦公和網(wǎng)絡(luò)傳輸文件迅速普及和應(yīng)用，電子公文越來越多，檢察檔案中電子文件歸檔和保管問題日益凸顯，如何確保電子檔案的及時(shí)歸檔及其信息內(nèi)容的安全，構(gòu)建什么樣的電子文件和電子檔案管理平臺(tái)，如何促進(jìn)檔案信息資源開發(fā)利用和全面共享是當(dāng)前各級(jí)地方檢察機(jī)關(guān)共同面對(duì)的問題。目前各檢察院檔案室的電子文件歸檔系統(tǒng)尚未完全建立，多數(shù)檢察院仍然采用保存紙質(zhì)檔案的傳統(tǒng)方式，如何使檔案管理適應(yīng)電子化辦公的大環(huán)境是目前面臨的一個(gè)難題。

其次，部分檢察院對(duì)電子公文歸檔規(guī)定的程序、歸檔檢驗(yàn)和手續(xù)等制度，基本處于閑置狀態(tài)，實(shí)用性不強(qiáng)，更傾向于一種流于形式的形象化工作，且對(duì)電子公文的系統(tǒng)管理缺乏統(tǒng)一的規(guī)定。

二、提高地方檢察檔案開發(fā)利用效率的措施

（一）深化檢察檔案工作機(jī)制建設(shè)

建立、健全檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，形成由分管檢察長(zhǎng)領(lǐng)導(dǎo)，辦公室分管主任負(fù)責(zé)，檔案員統(tǒng)一管理與具體指導(dǎo)，各部門協(xié)調(diào)配合的檔案管理工作格局。嚴(yán)格執(zhí)行歸檔制度，加強(qiáng)對(duì)重點(diǎn)工作、重大活動(dòng)、重大建設(shè)項(xiàng)目的收集與整理，確保歸檔文件、案件材料齊全、歸檔及時(shí)。加大檔案監(jiān)管力度，強(qiáng)化檔案“收、管、用”各個(gè)環(huán)節(jié)重點(diǎn)任務(wù)，切實(shí)提升檔案管理水平。

（二）深化檢察檔案管理體系建設(shè)

一是從源頭抓起。檔案接收工作是檔案管理工作的起點(diǎn)，接收工作的質(zhì)量直接影響到檔案管理與檔案利用，因此，對(duì)待接收工作不能絲毫懈怠，對(duì)不符合要求卷宗材料堅(jiān)決退回整改。二是抓好檔案入口關(guān)。在訴訟檔案歸檔時(shí)，檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)按照《人民檢察院訴訟檔案管理辦法》對(duì)訴訟檔案進(jìn)行分類管理，人民檢察院訴訟檔案的編號(hào)應(yīng)以本單位訴訟檔案保管期限劃分為前提，將不同保管期限永久、長(zhǎng)期、短期的案卷每年各編一個(gè)順序號(hào)。并對(duì)訴訟卷宗進(jìn)行全面審查，以確保歸檔的訴訟卷宗材料完整、真實(shí)、合法、有序，全面提高檔案歸檔質(zhì)量。三是建立信息采集制度，加強(qiáng)部門溝通。信息采集是電子文件（檔案）備份中心系統(tǒng)的基礎(chǔ)，沒有豐富的電子數(shù)據(jù)支撐，電子文件備份中心就成為無源之水、無本之木。因此，信息采集制度的建立需要各部門的參與、支持、配合，明確采集范圍、內(nèi)容及保密措施。

（三）深化檢察檔案安全保密體系建設(shè)

構(gòu)筑人防、物防、技防相結(jié)合的綜合防范體系，加強(qiáng)內(nèi)部管理，把安全責(zé)任、安全制度、保障措施落實(shí)到實(shí)處。一是加大檔案基礎(chǔ)設(shè)施和安全設(shè)施建設(shè)投入，逐步實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案庫(kù)房、音像檔案庫(kù)房、實(shí)物檔案庫(kù)房、閱覽室“四分開”。二是加大檔案信息系統(tǒng)安全保障。按照國(guó)家規(guī)定建立檔案信息管理系統(tǒng)安全保密防護(hù)體系，嚴(yán)格執(zhí)行檔案安全保密管理制度，嚴(yán)防把涉密檔案?jìng)鬏數(shù)椒巧婷芫W(wǎng)絡(luò)，加強(qiáng)對(duì)檔案管理軟件、檔案專用計(jì)算機(jī)、檔案專用服務(wù)器和其他檔案存儲(chǔ)介質(zhì)的安全保密管理，確保數(shù)字檔案室建設(shè)和運(yùn)行的安全。三是堅(jiān)持定期自查和檔案安全巡查。定期清點(diǎn)庫(kù)存檔案，檢查借閱制度落實(shí)情況，加大互查力度，細(xì)化考核標(biāo)準(zhǔn)，確保制度落實(shí)到實(shí)處。

結(jié) 語(yǔ)

針對(duì)地方檢察檔案開發(fā)利用工作中存在的問題，筆者認(rèn)為應(yīng)建立合理的檔案信息資源開發(fā)利用結(jié)構(gòu)，開發(fā)檢察音像檔案提高利用效果的開發(fā)利用體系；不斷提升檢察機(jī)關(guān)檔案管理的規(guī)范化水平，完善檢察檔案信息資源體系；加大檢察檔案管理的物質(zhì)投入，夯實(shí)檢察檔案管理的制度基礎(chǔ)，為開發(fā)利用工作提供資源保證；加強(qiáng)信息化建設(shè)，運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)促進(jìn)開發(fā)利用工作，實(shí)現(xiàn)檢察檔案信息共享。總之，檢察檔案信息資源的開發(fā)利用在“三個(gè)體系”的方向上仍有很大的發(fā)展空間，在持續(xù)進(jìn)行的理論研究和實(shí)踐工作中，檢察檔案工作一定會(huì)為檢察事業(yè)的發(fā)展做出越來越多的貢獻(xiàn)。

作者簡(jiǎn)介：

王睿（1989-），女，山東平度人，遼寧大學(xué)法學(xué)院2011級(jí)法律碩士（法學(xué)）研究生。

郭環(huán)環(huán)（1993-），女，山東平度人，中南財(cái)經(jīng)政法大學(xué)刑事司法學(xué)院2011級(jí)法學(xué)本科，研究方向：刑事司法。