檢察工作中檔案利用的實踐與思考

王睿 郭環環

【摘 要】檢察檔案是對檢察工作中形成的全部文件、材料進行收集、接收、整理、鑒定、保管和提供利用。檢察檔案信息資源的開發利用在“三個體系”的方向上有很大的發展空間，本文通過分析，對利用中遇到的問題作出應對策略。

【關鍵詞】檔案機制；檔案管理；檔案開發；利用

檢察院檔案是國家重要的專業檔案，真實記錄了檢察機關的審判工作及其他各項活動，是人民檢察院歷史變革的重要憑證，也是人民檢察院進行審判監督和其他工作的重要依據和必要條件。合理開發和利用信息資源，發揮檢察檔案作用，使檔案工作參與檢察改革、服務檢察辦案需要顯得尤為重要。

一、檢察檔案信息資源開發利用存在的問題

（一）檔案室室藏結構不合理

目前，檢察院檔案室的檔案數量以文書檔案和訴訟檔案為主，基建、會計檔案不多，尤其實物檔案、音像檔案偏少。即使音像檔案收集進入檔案室，但保管中隨著時間的流逝，會因缺乏有效的讀取工具失去可用性。此外，檔案室中紙質檔案占據主要地位，電子檔案為補充。鑒于數字化檔案信息資源保存的軟硬件基礎設施要求較高，技術性較強，而檔案工作經費有限，檔案工作人員更傾向于按照原有的工作方法保存紙質檔案，以減少工作量和經費支出，所以數字化檔案信息資源的收集和保管成為檔案室工作的一個瓶頸。

（二）開發利用效果不明顯

目前，各地方檢察院所保存的檔案數量十分巨大，但是真正用于開發利用的卻微乎其微。絕大多數檔案處于閑置狀態，利用率極低。即使是利用頻率最高的文書檔案和訴訟檔案，在利用目標上也多限于為現有案件辦理提供借鑒和參考，其在宣傳教育、輔助決策等方面的價值并沒有得到有效地開發和利用。受“重藏輕用”思想影響，檢察人員缺乏積極主動開發利用的意識和動力，使得檔案開發利用的效果并不明顯，檢察檔案開發利用工作亟需加強。

（三）檔案信息資源開發利用資金支持不足

檔案信息資源開發利用并沒有專項資金支持，且沒有明確規定規定檔案工作的經費數額，使得檔案工作辦公經費的劃取基本依賴于本單位領導對檔案工作的重視程度，數額大小程度不一，這在很大程度上限制著檔案信息資源的開發利用。

（四）現代化管理環境中遇到的問題

隨著信息化技術飛速發展，電子化辦公和網絡傳輸文件迅速普及和應用，電子公文越來越多，檢察檔案中電子文件歸檔和保管問題日益凸顯，如何確保電子檔案的及時歸檔及其信息內容的安全，構建什么樣的電子文件和電子檔案管理平臺，如何促進檔案信息資源開發利用和全面共享是當前各級地方檢察機關共同面對的問題。目前各檢察院檔案室的電子文件歸檔系統尚未完全建立，多數檢察院仍然采用保存紙質檔案的傳統方式，如何使檔案管理適應電子化辦公的大環境是目前面臨的一個難題。

其次，部分檢察院對電子公文歸檔規定的程序、歸檔檢驗和手續等制度，基本處于閑置狀態，實用性不強，更傾向于一種流于形式的形象化工作，且對電子公文的系統管理缺乏統一的規定。

二、提高地方檢察檔案開發利用效率的措施

（一）深化檢察檔案工作機制建設

建立、健全檔案工作領導小組，形成由分管檢察長領導，辦公室分管主任負責，檔案員統一管理與具體指導，各部門協調配合的檔案管理工作格局。嚴格執行歸檔制度，加強對重點工作、重大活動、重大建設項目的收集與整理，確保歸檔文件、案件材料齊全、歸檔及時。加大檔案監管力度，強化檔案“收、管、用”各個環節重點任務，切實提升檔案管理水平。

（二）深化檢察檔案管理體系建設

一是從源頭抓起。檔案接收工作是檔案管理工作的起點，接收工作的質量直接影響到檔案管理與檔案利用，因此，對待接收工作不能絲毫懈怠，對不符合要求卷宗材料堅決退回整改。二是抓好檔案入口關。在訴訟檔案歸檔時，檔案機構應按照《人民檢察院訴訟檔案管理辦法》對訴訟檔案進行分類管理，人民檢察院訴訟檔案的編號應以本單位訴訟檔案保管期限劃分為前提，將不同保管期限永久、長期、短期的案卷每年各編一個順序號。并對訴訟卷宗進行全面審查，以確保歸檔的訴訟卷宗材料完整、真實、合法、有序，全面提高檔案歸檔質量。三是建立信息采集制度，加強部門溝通。信息采集是電子文件（檔案）備份中心系統的基礎，沒有豐富的電子數據支撐，電子文件備份中心就成為無源之水、無本之木。因此，信息采集制度的建立需要各部門的參與、支持、配合，明確采集范圍、內容及保密措施。

（三）深化檢察檔案安全保密體系建設

構筑人防、物防、技防相結合的綜合防范體系，加強內部管理，把安全責任、安全制度、保障措施落實到實處。一是加大檔案基礎設施和安全設施建設投入，逐步實現紙質檔案庫房、音像檔案庫房、實物檔案庫房、閱覽室“四分開”。二是加大檔案信息系統安全保障。按照國家規定建立檔案信息管理系統安全保密防護體系，嚴格執行檔案安全保密管理制度，嚴防把涉密檔案傳輸到非涉密網絡，加強對檔案管理軟件、檔案專用計算機、檔案專用服務器和其他檔案存儲介質的安全保密管理，確保數字檔案室建設和運行的安全。三是堅持定期自查和檔案安全巡查。定期清點庫存檔案，檢查借閱制度落實情況，加大互查力度，細化考核標準，確保制度落實到實處。

結 語

針對地方檢察檔案開發利用工作中存在的問題，筆者認為應建立合理的檔案信息資源開發利用結構，開發檢察音像檔案提高利用效果的開發利用體系；不斷提升檢察機關檔案管理的規范化水平，完善檢察檔案信息資源體系；加大檢察檔案管理的物質投入，夯實檢察檔案管理的制度基礎，為開發利用工作提供資源保證；加強信息化建設，運用現代信息技術促進開發利用工作，實現檢察檔案信息共享。總之，檢察檔案信息資源的開發利用在“三個體系”的方向上仍有很大的發展空間，在持續進行的理論研究和實踐工作中，檢察檔案工作一定會為檢察事業的發展做出越來越多的貢獻。

作者簡介：

王睿（1989-），女，山東平度人，遼寧大學法學院2011級法律碩士（法學）研究生。

郭環環（1993-），女，山東平度人，中南財經政法大學刑事司法學院2011級法學本科，研究方向：刑事司法。