科學管理在高校辦公室中的應用

李鑫 于洋

【摘 要】高校辦公室作為高校的綜合辦事機構，有著協調溝通、管理服務的重要作用。而高校辦公室的工作特性決定了其工作效率會面臨一些問題。為保證辦公室作用的高效發揮，有必要通過學習科學管理理論，革新管理手段，讓高校辦公室的工作效率得到進一步提高。

【關鍵詞】高校辦公室；科學管理；工作效率

高校辦公室作為高等學校的綜合辦事機構，具有上傳下達、管理服務、溝通協調等多種工作職能，是學校的大腦、眼耳、咽喉、手足和臉面。學校的有序運轉有賴于辦公室的高效發揮，辦公室的高效發揮則有賴于科學的管理。

一、高校辦公室的特性

1.重復性

辦公室的事務很多，也比較瑣碎，但是事務種類并不多。主要工作如：收發文件、會議安排、電話接待、撰寫文稿、印章管理等，每天工作量很大，但一天工作種類很少。

2.綜合性

辦公室的工作一方面是執行領導的指示，另一方面又需要協調各部門配合才能完成，既是執行任務，又要進行管理協調。

3.流動性

繁雜的工作使得高校辦公室傾向于工作人員年輕化，因此高校辦公室人員更換相對頻繁。

以上三個特性有其優勢，同時也會產生一些問題。重復性的工作可能會使職工產生職業倦怠，甚至開始“磨洋工”。辦公室年輕職工管理能力有限，去管理協調其他部門配合工作的效率難以保證。同時，由于辦公室人員流動性強，新進職工如何快速熟悉工作并掌握科學高效的工作方法也是一大難點。以上這些問題都有可能降低學校辦公室工作效率，影響高校整體工作的運行。

二、科學管理的原理基礎

1.人們認為如果每個人的效率增加，會導致工作需要的人手減少，導致減少崗位需求，因而有意不提升效率

事實上，增加工作效率不是減少工作人手需求，而是為了加強工作質量，挖掘工作深度。只有提高工作效率，減少基礎工作所需時間，才能讓職工有更多時間去思考如何進一步提高工作質量。

2.不完善的管理，導致每個人為保護自身利益而降低工作效率

有兩種表現形式，一是人們天性喜歡輕松，不愿意辛苦工作；二是由于工作中人際關系產生的重重顧慮而引起的。第一種情況比較普遍，第二種情況卻更難解決。職工會認為一旦領導相信他能完成更多工作，遲早會理所應當地要求他每天必須完成那么多，甚至有可能老職工會將“磨洋工”的習慣傳給新職工，以防止其工作效率高而導致領導要求所有人加緊工作。

3.單憑經驗行事，導致工作效率低下

現在，每個崗位的工作都比較專業，每個人都會通過前輩傳授和親身觀察建立起自己的工作方法，這些方法是一種財富，但領導通常未能擁有這些財富。因此，大多數領導總是讓職工自行思考如何去完成各自的任務，領導則負責督促職工。但是，每種工作都有多種工作方法，不同方法的效率也相差甚大，單靠工作人員自己很難確定最佳工作方法。更不用說崗位交接時，有可能導致部分工作技巧遺漏而帶來工作效率降低。

為解決以上三種原因導致的效率低下，泰勒提出了科學管理理論。科學管理是把原來的知識收集起來，加以分析、組合并歸類，成為規律和規則，從而形成一門科學。

三、科學管理在高校辦公室的應用

1.提出工作的科學方法

應該用科學的方法代替單憑經驗從事的方法。例如工廠的流水線方法，僅是一個小小的工作方式改變，生產效率就有了極大的提高。學校辦公室的工作主要包括收發文、組織會議、電話或人員接待、用章管理等，每個時期可能工作重點不同，但一年下來，工作總類其實很少，工作內容有重復性。這就為提出科學的方法提供了良好的基礎。

首先將工作分類，根據工作種類和近似度將類似的工作分配到崗，負責到人。其次將工作標準化，總結出嚴謹而又簡潔的工作流程并根據實際情況不斷修改完善。最后將標準化的工作制度化，制度上墻，日程上表，實行對表管理，嚴格讓工作人員遵守科學的工作流程。

2.科學培訓職工

應該科學選擇和培訓職工。科學選擇職工可以讓工作事半功倍，外向的人負責外事，內斂的人負責機要等，但現實情況中由于種種原因職工未必能與工作完全契合，因此科學培訓職工在實際工作中就顯得更加重要。

三國諸葛亮的《誡子書》中說：“非學無以廣才，非志無以成學。”就是說提高才干需要學習，而學習首需立志。校辦職工流動性較為頻繁，協調與其他部門的工作時合作對象也會不斷變化，只有自身不斷學習，掌握甚至改進工作方法，只有引導合作對象學習才能提高工作效率。

讓職工為提高工作效率而立志不斷學習主要在于兩條，一是大政方針正確，也就是決策要通過溝通協調，讓工作人員知道要做什么且內心認同工作方針。二是要有執行力，僅內心認同還不夠，還需要督促職工切實進行學習，也就是學習的執行力。執行力的來源一個是內在動力，一個是外在規范。內在動力是把終身學習的價值觀內化為職工們的共同目標與價值追求，這種價值不是強加的，而是內化為自己的心里認同。外在的規范則是制定相應制度，例如定期交流學習心得，年終績效考評將學習改進工作方法納入其中等。

培訓學習的方法也很重要，應該堅持系統性學習與碎片化學習相結合的方法。系統性學習是根據一個思路建立成體系去學習，例如系統的課程學習。但現在生活節奏不斷加快，花費很多時間去系統學習很難。在這個背景下，就應該系統性設置學習計劃，計劃本身體現系統性思維，但是學習時間和方法可以碎片。比如每周寫一篇工作心得，搞一個讀書角，協調其他部門工作時根據需要開辦微型課堂進行講解等，花費時間不多，但大家能夠學得進去。最后職工會把這些學到的知識點結合到一個，構成一個系統，這就叫做系統學習與碎片化學習相結合。

3.承擔起領導的工作

辦公室工作較為繁雜，很少有人對所有業務都了如指掌，每個崗位上的人就是自己崗位上的專家，是這個崗位上的領導，因此要承擔起領導的工作，包括建立規章制度和操作規程，與同事保持密切合作等。

例如把崗位上歷任職工已有的知識、案例匯集起來，加以分類、制表，并編制成規章制度和操作規程，以有助于工作交接、改進工作和研究需要。科學的制度、流程需要經過系統的記錄、編制索引等工作以后才能得到有效利用。要與同事密切合作，及時聯系分享信息，如果有的信息沒有及時傳達，有可能會造成工作失誤。每個人的任務都應該明確且被領導知曉，這樣一旦有突發情況，領導或同事可以直接聯系負責人。

領導的工作還包括文化建設，不僅辦公室需要統一的文化目標，各個崗位也應該根據自身特點有其文化特色。一種成為部門員工理所當然的常識或習慣的背后，是數代的傳承保持，是物質的大力支持，是制度的堅定實施。要有一個宣揚的文化目標，根據文化目標不斷改進工作特色。例如印章管理，需要嚴謹、快捷同時能夠反查歷史記錄。那就應該在不影響嚴謹性的同時盡量縮短流程，并完善留檔記錄方面不斷改進，提高效率。這樣有的放矢更有助于辦公室效率的提高，并提高辦公室人員的自豪感，減少職業倦怠。

簡言之，辦公室面臨的問題就是如何最大限度發揮每個職工的積極性。為按照科學規律辦事，辦公室每位職工除完成自身任務外還必須接受并完成以往認為由領導來完成的工作。每個工作都應該有一個或多個職工準備的操作要領引導，以確保職工可以更好更快地完成任務。每個職工每天都應從同事那里得到建議和友善的幫助，讓同事們親密無間的合作是現代科學管理的精髓。

參考文獻：

[1]丹尼爾·A·雷恩，阿瑟·G·貝德安.管理思想史[M].中國人民大學出版社，2014

[2]弗雷德里克·泰勒著.科學管理原理[M].機械工業出版社，2007

作者簡介：

李鑫（1989～），男，北京工商大學學校辦公室副主任科員，主要從事教育統計研究。

于洋（1989～），通訊作者，女，北京工商大學食品學院助理實驗師，主要從事實驗科研研究。