企業(yè)物資采購合同履約管理——以電網(wǎng)企業(yè)為例

廣西電網(wǎng)有限責任公司 來賓供電局 潘葦春 王佳 羅鋒萍

企業(yè)物資采購合同履約管理——以電網(wǎng)企業(yè)為例

廣西電網(wǎng)有限責任公司 來賓供電局 潘葦春 王佳 羅鋒萍

電網(wǎng)企業(yè)物資合同履約事關(guān)電網(wǎng)工程建設(shè)和電力輸送安全，意義非同尋常。而在實際的電網(wǎng)合同履約過程中各類問題和事件依然不容樂觀。本文通過對電網(wǎng)物資合同履約過程中出現(xiàn)的各類問題及成因進行歸納分析，探討電網(wǎng)物資合同履約管理改進的方法，并提出相應(yīng)的對策建議。

電網(wǎng)企業(yè) 建設(shè)工程 合同履約

電網(wǎng)企業(yè)物資采購主要服務(wù)于電網(wǎng)建設(shè)工程，我國電網(wǎng)建設(shè)工程規(guī)模龐大，年物資采購合同金額近2000億，其物資供應(yīng)具有符合特定設(shè)計、同步工程計劃、品控嚴格規(guī)范、送貨直接到現(xiàn)場等特點。其物資采購合同履約情況直接關(guān)系到工程項目的達標投產(chǎn)和電力輸送，對整個社會供用電甚至國民經(jīng)濟發(fā)展都有至關(guān)重要的影響。近年來，電網(wǎng)企業(yè)物資合同履約及整體物資管理水平雖有很大提升但問題依然不少，其中合同履約問題和事件依然不容樂觀。如何加強履約管理，保障電力物資及時供應(yīng)，是電網(wǎng)企業(yè)人需要認真面對并思考的問題。

1　電網(wǎng)物資采購合同履約的特點和意義

電網(wǎng)企業(yè)的物資采購需求主要來自電網(wǎng)輸配電工程建設(shè)，包括在整個電網(wǎng)建設(shè)中所需要用到的設(shè)備、備件、建材、工器具等。目前電網(wǎng)企業(yè)物資主要按照集中采購、分散履約、統(tǒng)一評價的模式進行。合同履約始于合同簽約，終于合同約定最后期限。具有顯著的特點：（1）采購物資需求大、種類多、金額高，極小比例的履約事件也可造成較大的損失；（2）涉及項目多，分簽的合同數(shù)量多，各合同物資都有特定的設(shè)計、供貨時間和質(zhì)量要求，對履約過程管控的要求很高；（3）物資履約的生命周期長，跨越設(shè)計、制造、安裝調(diào)試、運行等過程環(huán)節(jié)，涉及多個不同的專業(yè)部門和多行業(yè)供應(yīng)商，溝通協(xié)調(diào)難度大。

近年來，電網(wǎng)企業(yè)大力開展物資管理集約化建設(shè)，精簡了組織，降低了物資庫存量，提升了效益。但其對物資履約管控、保障及時供應(yīng)提出了更高的要求。因為低（零）庫存降低了系統(tǒng)的柔性，一旦出現(xiàn)物資履約違約、供應(yīng)不及時的情況，則會對工程建設(shè)和電網(wǎng)安全穩(wěn)定運行構(gòu)成更大的威脅。

電網(wǎng)物資供應(yīng)涉及到很多工程和行業(yè)，面廣人多［1］。因此，做好電網(wǎng)企業(yè)物資合同履約管理工作，保證電網(wǎng)建設(shè)過程中所需物資質(zhì)量和良好供應(yīng)，是確保整個電網(wǎng)安全、穩(wěn)定運行和有序發(fā)展的重要環(huán)節(jié)，對整個社會供用電甚至國民經(jīng)濟發(fā)展都有著至關(guān)重要的影響。

2　電網(wǎng)物資采購合同履約管理過程及控制

2.1合同履約過程管理

目前電網(wǎng)企業(yè)物資合同履約總體按照“三級管理、分級實施”的模式進行管理。其中三級管理是在網(wǎng)、省物資部設(shè)置履約處/科室，在地市物流服務(wù)中心設(shè)置相應(yīng)管理崗位，負責合同履約制度、規(guī)范和管理方面的工作。實施由省、地物流服務(wù)中心和縣公司履約管理專責負責轄內(nèi)各物資供應(yīng)合同的履約過程把控、溝通協(xié)調(diào)、結(jié)果確認和問題報告。總體來說，目前履約管理職責明確，流程清晰，相應(yīng)的管理辦法和作業(yè)指導(dǎo)書健全，具有信息系統(tǒng)的良好支撐。比如某電網(wǎng)企業(yè)通過物資管理系統(tǒng)、電子商務(wù)平臺（供內(nèi)外交互）、物資采購綜合服務(wù)平臺（以下簡稱綜服平臺，主要服務(wù)于履約跟蹤和內(nèi)部溝通），將物資合同履約進行了有效的內(nèi)外部銜接和過程管控。基本環(huán)節(jié)如下。

（1）合同簽訂生效后，簽約人員在物資管理系統(tǒng)中移交合同、履約管理專責簽收合同，合同信息自動同步到綜服平臺和電子商務(wù)平臺形成待執(zhí)行合同。

（2）履約管理專責在綜服平臺完成合同關(guān)聯(lián)設(shè)置，落實合同的項目管理負責人、履約負責人。

（3）履約負責人在綜服平臺按合同信息完善合同履約要素表、合同履約跟蹤情況表，建立合同履約情況檔案。對于重大設(shè)備，關(guān)注跟蹤監(jiān)造、生產(chǎn)進度、運輸?shù)惹闆r。

（4）履約負責人在綜服平臺接收或變更交安日期（由項目管理部門提供）。

（5）履約負責人、供應(yīng)商在電子商務(wù)平臺/物資管理系統(tǒng)中核對交安日期、落實排產(chǎn)計劃；觸發(fā)監(jiān)造、品控人員回饋監(jiān)造計劃。

（6）履約負責人、供應(yīng)商、監(jiān)造人員（如有）在電子商務(wù)平臺/綜服平臺中確認生產(chǎn)開始日期和進度。

（7）履約負責人、供應(yīng)商、監(jiān)造人員（如有）在電子商務(wù)平臺/綜服平臺進行入供應(yīng)商成品入庫確認。

（8）倉儲配送專責/履約管理專責在物資管理系統(tǒng)中確認到貨信息。

2.2合同履約事件的處理

履約事件是指供應(yīng)商及其所提供物資在設(shè)計、制造、安裝調(diào)試、運行（質(zhì)保期內(nèi)）等期間出現(xiàn)的不符合合同約定的相關(guān)事件。按照類別分為質(zhì)量類事件和服務(wù)類事件。

合同履約事件的處理分為履約事件處理和履約事件后期處理。履約處理是指對履約事件按照合同約定進行處理，如圖1所示。屬于本級負責解決的履約問題，在本級履約管理人員接收、核實事件信息。如果是質(zhì)量類問題，則進入缺陷處理流程；如果需要上級協(xié)調(diào)處理，則報上級并按照上級提出的處理意見與合同約定處理；否則在本級按照合同約定和履約后期處理流程處理。

圖1　履約事件處理流程示意圖

履約事件的后期處理（見圖2）是針對供應(yīng)商出現(xiàn)的履約事件進行評價，對供應(yīng)商進行約束和威懾。其中一級物資由總部物資部負責，二級物資由分子公司物資管理部門負責。

圖2　履約事件后期處理流程示意圖

3　電網(wǎng)物資采購合同履約管理存在的主要問題及對策

3.1存在的主要問題

電網(wǎng)企業(yè)在物資及履約管理上一直不遺余力，如嚴格供應(yīng)商評價、標準合同管理、建立電力物資合同執(zhí)行保證體系等。但供應(yīng)商各種違約問題依然屢見不鮮，如不能按時交貨、交貨質(zhì)量不達標、破損、數(shù)量欠缺、現(xiàn)場安裝調(diào)試不能按時到位等。為查找問題的根源，對某省電網(wǎng)公司2015年上報到省公司協(xié)調(diào)處理的282宗典型履約問題案例進行深入分析，主要問題如下。

3.1.1產(chǎn)能不足，高峰難給

通過對282宗案例從履約階段和項目類別兩個維度進行分析（見圖3、圖4）發(fā)現(xiàn)，在時段上，履約問題發(fā)生在發(fā)貨運輸階段的占72%；從項目看，配網(wǎng)項目物資發(fā)生履約問題占比高達66%。

通過分析數(shù)據(jù)背后的原因不難發(fā)現(xiàn)，發(fā)貨運輸階段只是“多問題冒出”而已，這些問題大多都是不能按時按量交貨，原因大多以產(chǎn)能不足、原材料供應(yīng)不足、設(shè)計圖紙未確認、未納入排產(chǎn)計劃等為主，本質(zhì)是供應(yīng)商產(chǎn)能不足的問題。但這些在商務(wù)階段、設(shè)計階段、制造階段就可發(fā)現(xiàn)和提前介入的問題，在發(fā)貨運輸階段才被發(fā)現(xiàn)，也說明存在履約過程溝通和監(jiān)督不足或監(jiān)督流于形式的問題。而配網(wǎng)物資之所以違約更多，固然與配網(wǎng)物資占比較高（當年配網(wǎng)投資占比約56%）有關(guān)，但66%的比例還是相對過高。究其原因，一方面與配網(wǎng)物資合同數(shù)量多、配網(wǎng)單項目投資不大、工期短，配網(wǎng)投資大多是按批次打包下達，所需要的物資供應(yīng)相對集中，供應(yīng)商供應(yīng)不足有密切關(guān)系［2］；另一方面，也反映出基層履約力量較薄、履約問題處理能力和經(jīng)驗不足、手段有限的問題。總之，這兩項數(shù)據(jù)背后的罪魁禍首，是供應(yīng)商產(chǎn)能不足、高峰難給的問題。

圖3　履約問題按階段統(tǒng)計分析

圖4　履約問題按項目類統(tǒng)計分析

3.1.2管理與執(zhí)行不力

對全部282宗違約案例進行歸因分析，發(fā)現(xiàn)幾類典型的過程執(zhí)行不力和管理不到位的問題，如表1所示。

3.1.3制度弊端

通過跨省、地區(qū)的對比發(fā)現(xiàn)，在集中采購和標準合同模式下，同一供應(yīng)商同期和不同省份簽訂的同類供貨合同，存在明顯的履約差別，供貨商更青睞那些占有交通之便的項目供貨。原因很簡單，那些偏遠地帶的項目不管是貨物送達還是技術(shù)人員到場安調(diào)都更耗時、耗費，而一刀切的供貨要求和付款方式無形中降低了供應(yīng)商的履約積極性。

3.2解決對策及建議

3.2.1針對供應(yīng)不足、高峰難給的對策

電力物資是典型的以按單生產(chǎn)（make to order）為主的模式，“搶單為王”是供應(yīng)商的自然之舉，但可以進一步施以手段讓供應(yīng)商主動量力而行。建議從以下幾方面入手：一是進一步評估摸清供應(yīng)商的產(chǎn)能，并在電網(wǎng)系統(tǒng)內(nèi)部做好采購與供應(yīng)信息的共享，避免供應(yīng)商這邊吃飽了那邊繼續(xù)搶；二是在合同中明確并加大違約的處罰力度，嚴格執(zhí)行履約保證金制度，確保能對違約及時懲處；三是執(zhí)行更加嚴肅的履約進度報告（供應(yīng)商通過電子商務(wù)平臺進行）和事后評價制度，增加供應(yīng)商評價在再投標評標中的比重，增加供應(yīng)商的違約成本和代價，避免供應(yīng)商違約有恃無恐。針對配網(wǎng)物資或投資高峰違約率高的問題，一方面需進一步通過投資計劃和采購策略從源頭上分散供貨需求并做好供應(yīng)商平衡，同時在需求提報的及時性、采購的計劃性上嚴加考核，避免明知供貨周期不現(xiàn)實的合同簽訂，從源頭上避免甲方導(dǎo)致的履約不能行為。

表1　履約管理與執(zhí)行不力問題實例

3.2.2針對管理與執(zhí)行不力、基層履約力量薄弱的建議

目前電網(wǎng)企業(yè)履約管理制度、規(guī)范和信息系統(tǒng)支持都相對比較完善，但還未形成良好的執(zhí)行機制，很多規(guī)范操作還需進一步強化落實，對供應(yīng)商的宣貫和教育也還比較欠缺，全體履約人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)還有待提高，業(yè)內(nèi)誠信履約的文化還未形成。所以要不遺余力地加強對供應(yīng)商的思想宣貫和行為引導(dǎo)，要狠抓履約規(guī)范操作和工作質(zhì)量的考核，需重視履約人員的經(jīng)驗交流和信息共享。建議可通過建設(shè)履約案例庫及智能化查詢和信息推送的方式為基層履約人員提供在線的經(jīng)驗支持和幫助，有效提升基層履約人員處理違約苗頭或事實的能力和手段，同時也可不斷豐富案例庫成為全體履約人員的經(jīng)驗智囊?guī)欤瑸榕嘤】德募s文化積蓄力量。

3.2.3針對制度弊端的辦法

任何制度都有其適用面和局限性，標準合同文本本身利大于弊，但可考慮將特殊性問題通過規(guī)范化或指導(dǎo)性的條款進行有效解決。針對本案例問題，可在原合同格式上增加規(guī)范化附加條款，如對于跨省供應(yīng)可增加從省會到項目所在地路程的運輸補貼，更好地維護合同的公平、公正性。

4　結(jié)語

電力物資供應(yīng)性質(zhì)特殊、影響面廣，過程中暴露的問題不一而足，提升電力物資供應(yīng)保障需要全體物資管理人員的持續(xù)努力，需要需方的合理計劃、供方的誠信自律，當然也離不開文化的培育與形成。

［1］ 張寧.電力物資合同的履約管理［J］.工程管理，2012（12）.

［2］ 梁松慶.如何保障電力物資合同履約的及時性［J］.現(xiàn)代經(jīng)濟信息，2015（08）.

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2096-0298（2016）09（b）-017-03