新形勢下高校會計檔案管理問題探討

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新形勢下高校會計檔案管理問題探討

■//王萬海丁衛(wèi)萍

近年來，隨著信息化水平的不斷提高，信息技術廣泛應用于社會各個領域。信息化水平的提高使會計檔案的內(nèi)容、范圍、形式以及管理方式都發(fā)生了很大的變化。2015年12月，財政部、國家檔案局修訂并公布了新的《會計檔案管理辦法》，自2016年1月1日起施行。為加強高校會計檔案管理，文章就新形勢下高校會計檔案管理提出一些建議。

高校會計檔案管理

高校會計檔案是指高校在進行會計核算等過程中接受或形成的，記錄和反映高校經(jīng)濟業(yè)務事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。近年來，隨著高校教育事業(yè)的不斷發(fā)展，財政對高等學校的投入逐步加大，這對高等學校的財務管理提出了更高的要求。同時，財政、審計等有關政府部門加強對高校財務的檢查和審計力度，這些都要求高校要加強會計檔案的管理，更好地為學校決策層和政府相關部門提供準確、可靠的會計原始檔案。無論外部的會計檢查還是內(nèi)部的財務分析，都要以會計數(shù)據(jù)為主要依據(jù)，而會計數(shù)據(jù)的來源主要來自會計檔案。由于高校會計檔案存在多樣性、易破壞性及與學校決策和外部利用的相關性較強等特點，這對高校如何管理好會計檔案提出更高的要求。

一、現(xiàn)階段高校會計檔案管理存在的問題

（一）管理意識薄弱，軟硬件配置不足

高校會計檔案作為學校檔案的重要組成部分，是學校各項經(jīng)濟活動的歷史記錄和證據(jù)，是領導決策的重要依據(jù)。目前，高校財務工作普遍存在更多關注預算編制、預算執(zhí)行、賬務處理等具體經(jīng)濟業(yè)務的開展和核算，而忽視對在此過程中形成的高校會計檔案的管理。首先，在人員的配備方面，會計檔案管理員多由部門會計人員兼任或者為非專業(yè)人員，既沒有管理的意識，又缺乏檔案管理的專業(yè)知識。其次，在存儲的硬件設施方面，部分學校沒有專門的檔案存放庫房，將會計檔案存放在辦公室內(nèi)，不能滿足會計檔案防水、防火、防光、防潮、防蛀等保存要求。再者，在人員培訓方面，學校少有對會計檔案管理員進行專業(yè)知識培訓。會計檔案管理意識的薄弱，檔案管理配置不足，將直接影響檔案保管質量。

（二）管理體制不順，部門責任分工不清

高校會計檔案的管理主要分散在兩個部門，一個是財務部門，另一個是學校的檔案管理部門。目前由于許多高校沒有建立完善的檔案管理制度，沒有對相應部門的管理人員在會計檔案管理方面提出明確的的責任，部門和人員之間存在職責不清的情況，因此導致檔案管理比較混亂，存在檔案可以隨時借閱、不及時歸還，甚至存在損毀的現(xiàn)象，以致威脅到會計檔案的保密性、完整性和安全性。

（三）管理方式落后，會計檔案質量不高

隨著各高校精細化管理程度的提高以及信息技術的廣泛應用，越來越多的會計資料的產(chǎn)生、傳遞和保管以電子數(shù)據(jù)形式進行，從而逐漸形成了大量的電子會計資料。但是很多高校會計檔案管理還處在前信息時代，沒有專業(yè)的檔案管理軟件，沒有系統(tǒng)的檔案管理電子數(shù)據(jù)庫。沒有充分利用信息技術的優(yōu)勢，主要保存紙質檔案，對檔案歸檔、編制清冊、檢索等主要依靠EXCEL、WORD等基礎辦公軟件。隨著時代的不斷發(fā)展，高校的經(jīng)濟業(yè)務也趨向復雜，傳統(tǒng)打印裝訂紙質憑證的流程不僅影響了財務工作效率，而且會占用大量的檔案管理空間。此外，由于工作的繁忙，甚至會存在憑證裝訂不及時導致檔案歸檔不及時的情況，不利于保證會計資料的完整性。傳統(tǒng)的檔案管理方式，不僅增加學校能耗支出、增加辦公成本、占用大量資源，而且不能保證會計檔案質量。

（四）檔案數(shù)字化管理水平較低，存在安全隱患

隨著電子會計檔案的實施和推廣，部分學校采用網(wǎng)上報賬系統(tǒng)，部分檔案以電子數(shù)據(jù)的形式保存。然而，計算機網(wǎng)絡技術的利用在帶來便利的同時，也存在一定的安全隱患。網(wǎng)絡病毒以及黑客可能會威脅到會計檔案的真實性、完整性和保密性。正由于電子會計檔案的使用剛剛起步，很多學校還沒有建立一個健全的電子檔案的安全保障系統(tǒng)，電子檔案在傳輸和保存的過程中容易遭到篡改和盜用。方便快捷與安全隱患并存，檔案數(shù)字化為檔案管理提供了方便，也帶來了不容忽視的安全隱患問題。

（五）檔案銷毀不及時，造成資源浪費

會計檔案的銷毀是會計檔案管理的重要環(huán)節(jié)，根據(jù)原會計檔案管理辦法的規(guī)定，銷毀會計檔案時需要單位負責人在銷毀清冊上簽署意見，并且沒有明確規(guī)定會計檔案銷毀前的鑒定工作的程序和鑒定工作的相關責任人，這在一定程度上意味著單位負責人將對會計檔案的銷毀負主要責任。很多高校負責人為了規(guī)避可能需要承擔責任的風險，對遠超過保管期限并且滿足銷毀條件的會計檔案也不愿意予以銷毀，以致很多已無保存價值的會計檔案得不到銷毀，占用了大量的檔案庫房空間，同時也耗費了更多的人力物力，造成資源浪費。

二、加強和改善高校會計檔案管理的措施

（一）提高檔案管理意識，加大軟硬件設施建設

高校財務應當重視會計檔案管理工作，提高檔案管理的軟硬件設施，保證檔案管理人力物力需求。會計檔案的形成和管理涉及到高校內(nèi)部多個不同部門，高校財務部門是會計檔案的形成部門，主要負責檔案的裝訂以及前期的保管工作，而檔案館主要負責會計檔案的收集、保管、利用及銷毀等工作，信息化部門要參與配合檔案館進行電子會計檔案的收集、保管、利用和銷毀等工作，同時高校審計、紀檢監(jiān)察等機構或人員需參與會計檔案的鑒定工作。單位內(nèi)部各相關部門應密切配合、相互協(xié)調，制定和采取可靠的安全和防護技術和措施，保證會計檔案的真實、完整、可用和安全。在存儲硬件設施方面，高校應當設置專門的庫房及檔案柜架用于存放紙質檔案，配備空調，使庫房內(nèi)溫度保持在規(guī)定的范圍內(nèi)，要注重防水、防火、防光、防潮、防蛀等工作，確保檔案的安全完整。高校財務部門和檔案館要建立電子信息存儲界質及相關電子檔案管理軟件系統(tǒng)。電子檔案系統(tǒng)通過與會計核算系統(tǒng)及相關系統(tǒng)連接，直接獲取有關電子信息并予以保存。電子檔案的歸檔與管理要按照《電子文件歸檔與管理規(guī)范（GB/ T18894-2002）》的要求進行。

（二）完善檔案管理制度，加強制度化建設

完善的管理制度是進行高校會計檔案管理的基礎。高校應當建立健全會計檔案的各項管理制度，包括會計檔案的歸檔、保管、使用以及銷毀等環(huán)節(jié)，確定會計檔案的歸檔范圍和歸檔要求，梳理檔案管理的流程，明確相關責任人的責任。

嚴格執(zhí)行會計檔案管理制度是高校對會計檔案進行有序管理的保障。高校會計檔案管理人員應當嚴格按照檔案管理工作要求，及時裝訂會計憑證、及時歸檔、定期檢查檔案的存放情況，嚴禁篡改、損壞檔案，當會計檔案查閱、復制、借出時嚴格履行登記手續(xù)。對隨意丟放、篡改、損壞以及泄露會計檔案的行為實行責任追究制。切實做好會計檔案的保管和利用工作，加強會計檔案管理的制度化建設。

（三）普及電子會計檔案，加強信息化建設

隨著互聯(lián)網(wǎng)的飛速發(fā)展，云計算時代的來臨，社會信息化水平不斷提高，會計電子資料也隨之越來越多，電子會計資料在會計核算和財務管理工作中正逐步代替紙質會計資料，扮演著越來越重要的角色。2015年12月11日財政部和國家檔案局出臺了新的會計檔案管理辦法，新的會計檔案管理辦法提出了電子會計檔案的概念，并指出符合一定條件會計檔案可以僅以電子形式保存。

高校要不斷加強電子檔案的管理工作，加快會計檔案信息化建設。為了更好地管理會計檔案，提高檔案的利用效率，高校財務工作應當重視電子會計檔案的普及和會計檔案信息化建設，充分利用網(wǎng)絡平臺和會計檔案管理軟件，使得從會計資料的產(chǎn)生到會計檔案的歸檔以及保管均能夠通過信息化平臺實現(xiàn)。電子檔案的管理要依托高校現(xiàn)有的會計核算系統(tǒng)，建立電子會計檔案管理系統(tǒng)，使電子會計檔案從接受、核算到歸檔查詢實現(xiàn)一體化管理。例如，采用網(wǎng)上報賬系統(tǒng)，會計憑證以電子化方式保存，通過會計憑證條形碼建立外部原始憑證與記賬憑證之間的關聯(lián)，利用信息化手段進行檢索調閱，最終實現(xiàn)會計檔案的網(wǎng)絡共享。對于屬于永久保存或有其他重要保存價值的會計資料，在保存電子檔案的同時，還需保存紙質會計檔案。

（四）提高會計人員素質，加強規(guī)范化管理

會計檔案從形成歸檔到保管查閱等都離不開會計人員，因此會計人員素質的高低直接影響會計檔案管理的質量。為了保證會計檔案的質量，必須提高會計人員的綜合素質。在人員配備方面，應當培養(yǎng)具有會計、檔案管理知識的專業(yè)人員進行檔案管理，在工作過程中不斷加強培訓，增強管理人員的管理意識、提高專業(yè)素養(yǎng)、增強職業(yè)道德，調動管理人員工作的積極性，給檔案管理提供一個具有專業(yè)素養(yǎng)的高素質管理隊伍。第一，要有專業(yè)的會計知識，因為做好基礎的會計工作，對原始憑證的保存，及時裝訂會計憑證，是提高檔案管理水平的前提。第二，要有專業(yè)的檔案管理知識和相應的計算機知識，能夠采用科學的方法分類整理會計檔案，掌握相應的軟件運用方法、數(shù)據(jù)管理方法，能夠適應檔案管理信息化的需求。第三，要有較高的職業(yè)道德，具有強烈的責任感和使命感，做到愛崗敬業(yè)、堅持原則。

（五）規(guī)范會計檔案銷毀程序，對保管期滿、確無保存價值的會計檔案及時銷毀

針對原會計檔案管理辦法要求單位負責人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見，造成高校普遍存在大量可以銷毀的會計檔案不能及時銷毀的情況，新會計檔案管理辦法增加了銷毀鑒定環(huán)節(jié)。根據(jù)新規(guī)定，高校應由內(nèi)部檔案管理部門牽頭，定期組織會計、審計、紀檢監(jiān)察等部門或人員對已到保管期限的會計檔案進行鑒定，并形成會計檔案鑒定意見書。經(jīng)鑒定仍需繼續(xù)保存的會計檔案應當重新劃定保管期限，對保管期滿確無保存價值的會計檔案應及時銷毀。

電子會計檔案的銷毀還應參照國家關于電子檔案鑒定銷毀的有關規(guī)定執(zhí)行，在辦理審批手續(xù)后由高校檔案管理部門、會計部門和信息系統(tǒng)管理部門共同派員監(jiān)銷。對于存儲在不可擦除載體上的保密電子文件，應連同存儲載體一同銷毀，并在網(wǎng)絡中徹底刪除。

高校會計檔案是高校經(jīng)濟活動的歷史證據(jù)，是領導決策的重要依據(jù)。高校會計檔案管理是高校管理的重要組成部分，因此，充分利用會計檔案、高效有序地管理會計檔案對高校發(fā)展有著極為重要的意義。在信息技術飛速發(fā)展的今天，高校應當提高會計人員的管理意識、完善會計檔案管理制度、加強信息化建設、提高會計人員素質、規(guī)范檔案銷毀程序，從而確保高校會計檔案的安全性、完整性和保密性，提高會計檔案的管理水平，提高會計檔案的利用效率，更好地發(fā)揮會計檔案的作用。

［1］中華人民共和國財政部，國家檔案局.會計檔案管理辦法〔S〕.2015-12-11.

［2］孔繁杰.創(chuàng)新檔案管理打造綠色賬本——中國電信會計檔案電子化管理試點實踐〔J〕.中國檔案，2015（2）.

［3］楊茜雅.電子會計檔案實現(xiàn)機制研究——以中國聯(lián)通為例〔J〕.檔案學研究，2015（2）.

◇作者信息：巢湖學院

◇責任編輯：羅敏

◇責任校對：羅敏

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