現代人事檔案管理存在的問題及解決問題的對策

張蕾

摘 要：人事檔案是事業單位各項工作正常進行的基礎，也是記錄不同類型人才所必須要進行的工作，也是保證事業單位能夠可持續發展的必要手段。隨著國家經濟發展腳步的加快，人事檔案管理工作存在的一些問題就成為當前檔案管理工作必須要解決的問題，如果不及時解決將大大影響此項工作的實際作用。本文就現代人事檔案管理存在的問題及解決問題的對策進行了分析。

關鍵詞：現代人事檔案；檔案管理；存在問題；解決措施

1 人事檔案管理工作存在的問題及現狀分析

1.1 對人事檔案管理工作不重視

隨著國家各方面的不斷進步，人事檔案管理工作的重要性逐漸的顯現出來，此項工作與其他的工作是不相同，這項工作對事業單位的短期發展和長遠發展都有著非常直觀的影響，例如，在事業單位技術部門之中，只能夠在某一個的領域之中為單位提供短期的技術便利，而隨著技術的發展，就必須要對技術進行升級，所以能夠影響的范圍和力度是比較有限的。而認識檔案管理工作能夠在非常長的工作周期內對單位的發展產生潛移默化的影響，這項工作實行的步驟也不是很復雜不需要投入過多的人力和物力，所以非常值得企業重視。

1.2 認識檔案管理的力度不足

在現階段的認識檔案管理工作之中，還存在著許多的不足，例如，人事檔案管理工作者的專業水平不夠高，沒有足夠的專業知識應對人事檔案管理之中的各項工作，這樣就有可能造成非常嚴重的檔案丟失情況，另外，部分單位的人事檔案管理工作人員往往不是將這份工作作為主業，沒有將大部分的精力投入到這項工作之中，這就在一定程度上限制了人事檔案管理工作作用的發揮，也為人事變動帶來了一定的阻礙。除此之外，一部分人事檔案管理工作人員的安全意識不高，對檔案不能夠很好的保護，這就使得檔案常常會面臨潮濕、火災的威脅，或者是丟失。

1.3 人事檔案的整理不夠及時

人事檔案管理工作還存在整理不夠及時的問題，造成這種情況的原因可能是企業的檔案管理人員不夠認真負責，對本職工作不能夠很好的完成，這都是人事檔案整理不及時的原因。除此之外，在進行檔案收集的時候，檔案管理工作人員要注意檔案的真實性是否可以確認，對于存在異議的檔案要進行及時調查，保證檔案的及時歸檔，另外，部分的人事檔案在書寫的時候，往往采取的都是套話，只是起到應付上級的作用，對于員工的工作能力不能夠準確的表達，對于這部分檔案要進行及時的剔除。

1.4 檔案被長時間擱置

隨著經濟競爭力度的不斷增強，人才的競爭也越來越激烈，人才的質量和數量往往會對事業單位的發展造成非常直接的影響。人才的競爭一直都是各個企業的核心工作，想要及時的完成人才的競爭，就需要一個非常完善的人才關系體系，而人事檔案管理工作就能夠很好的完成這一點，但是現在一些事業單位之中，雖然擁有健全的人事檔案管理系統，但是卻不能夠起到應有的作用，往往都處于擱置的狀態，喪失了原有的意義，反而白白浪費了人力和物力。

2 人事檔案管理工作問題的解決措施

2.1 提升對人事檔案管理工作的認識，調動積極性

人事檔案工作是單位工作人員信息的載體，為人才信息的主要來源，是一個單位先賢舉能、知人善任的重要依據，對單位的長久發展有著重要的意義。但是大部分人對人事檔案管理工作沒有足夠的認識。領導應加強對人事檔案管理的重視，注重對人事檔案管理的資金、人力投入，對檔案管理所需的硬件、軟件設備設施加以完善，加強管理和宣傳工作，動員單位上下積極參與，積極支持人事檔案管理的展開，提升人事檔案信息的效用與質量。

2.2 建設統一的檔案檔案管理制度

統一的人事管理制度，從一定程度來說規范了工作的程序，降低了管理工作的主觀性及隨意性，以一定的程序、工作方法、考核標準對檔案管理提出嚴格的要求，提高檔案管理工作的質量。此外，為了節省單位的物力及人力資源，提升人事管理工作的水平，可以結合人事代理制度、轉崗分流制度、用人制度等，應用統一標準的檔案管理制度，以便于人事檔案的安全及完整性，對社會查閱、利用人事檔案提供一定的便利，降低了人事檔案管理的成本。

2.3 建設完善信息化、科學化人事檔案管理體系

人事檔案的信息量是單位內部人員信息的資源庫，具有多變、復雜、量大的特點，如果檔案管理僅靠人工開展，及費力也費時，還達不到其應有的效能。為了更好的管理人事檔案，應建立完善、科學的管理體系，采用先進的科學技術，提升人事檔案的連續性與可查性，此外，應用信息化、科學化的檔案管理方法，以便檔案管理工作人員能實時的將信息更新輸入到檔案系統中，提升檔案管理的效能。檔案管理工作人員可以運用相機、掃描儀等高科技工具，將紙質檔案轉變為動態、形象、直觀的人事檔案，增加人事檔案的可查閱性。

2.4 建設素質較高的檔案管理隊伍

檔案管理工作人員的業務水平能力及綜合素養直接關乎人事檔案管理工作的質量，高業務能力、高水平的人事檔案管理人才是人事檔案管理工作的關鍵。因此需注重人事檔案管理工作人員的業務培訓，管理人員也可通過自學的方式提升自身的業務水平能力，同時應該適當的更新觀念，積極調整心態，不斷的掌握必要的技術知識及理論，以便人事檔案管理工作更實用、更科學，進而提升人事檔案管理的工作效率。

3 結束語

人事檔案對單位來講是極其重要的，但是隨著社會不斷的發展，陳舊的人事檔案管理手段及方法已不能滿足當下的需求，其弊端不斷的顯現出來，對單位的長遠發展造成阻礙。為此，應對認識檔案管理制度有著深刻的認識，并對其加以重視，動員管理工作人員積極參與，同時還需要對其制度進行完善，使得人事檔案管理信息化、科學化，為單位的發展提供強有力的保障。

參考文獻

[1]舒玉秋.現代人力資源管理發展背景下人事檔案管理工作面臨的問題及對策[J].管理學家，2014

[2]葛雪峰.剖析現代人事檔案管理存在的問題及解決問題的對策[J].才智，2012

[3]譚炳權.現代人事檔案管理存在的問題及解決問題的對策[J].科技風，2013