中大型會議項目的風險管理策略

郝海媛

（北京信息職業技術學院，北京100016）

中大型會議項目的風險管理策略

郝海媛

（北京信息職業技術學院，北京100016）

中大型會議項目占我國會議市場份額的一半，這些項目具有一定脆弱性、復雜性和交叉性。會議通常是一個臨時項目，因此主辦方大多缺乏項目風險管理的意識和能力。會議項目的特點決定了其風險管理的特點，在會議項目的啟動、籌備和會期三個階段，不同的會議要素存在著不同的風險，需要選擇回避，減輕、轉移、接受等策略進行風險管理。

大中型會議；項目；風險；管理策略

會議是會展中的重要部分，是經濟交往、文化傳播的重要方式和平臺。美國項目管理協會對項目的定義是為創造獨特的產品或服務開展的臨時性工作。策劃和組織一次中大型會議包括一系列獨特、復雜并相互關聯的活動，這些活動有著一個明確的目標，必須在特定的時間、預算、資源限定內，依據規范完成。會議的運營需要進行項目管理，其中一項重要的內容是風險控制和管理。我國會議市場化發展的較晚，會議運營人才缺乏，專業的會議服務機構較少，大部分會議由主辦單位自行籌備，因此會議的運營管理缺乏項目管理的規范性，風險管理也缺乏系統性。

一、研究內容

（一）中大型會議的界定

業界以及學術界對會議的定義缺乏統一的標準，按照會議的功能并結合國際組織對會議的界定，本文研究的會議是指在簽約的場所進行的，超過四個小時的，人數超過三十人，按照一定程序開展的，組織有序的，以口頭交流活動為主的，以達到議事協調、信息交流、知識傳播、推介聯絡等目的群體活動。結合我國會議市場實際，本文研究的中大型會議指一百人以上的會議。

（二）中大型會議的特點

根據《中國會議統計分析報告》，我國會議市場中一百人以上規模的會議占到近一半的比例，其中100～300人的會議在大約占到中大型會議中的70%。我國會議主辦機構承辦會議占到了80%的比例，但從2010年以來逐年減少，五年來減少了8.4%。主辦機構臨時統籌會議，往往缺乏會議組織和管理經驗。

（三）會議項目風險管理研究現狀

項目風險是指可能導致項目損失的不確定性。風險管理是指項目管理機構以科學管理的方式對可能遇到的風險進行計劃、識別、評估、應對和監控的過程，以實現保障項目實施并達到預期目標的實踐活動的總稱。杭州伍方會議服務有限公司對曾350名的會議策劃者進行調查，結果發現僅有16%的人認為風險管理極其重要，55%的會議策劃者沒有規范的緊急事件處理對策或管理體系。文獻研究中針對會議的風險研究較少，胡瀟瀟（2015）分析了中國—南亞博覽會的風險管理辦法和原則，并提出了會議風險管理的程序和內容，周武秀（2012）以焊接工程國際會議為例從會議策劃、籌備、會期以及會后總結四個階段介紹和分析了該會議中的風險管理。

（四）風險研究的意義

會議與旅游一樣都有明顯的脆弱性，最直接的表現就是不可抗力會導致會議的推遲、規模減小甚至取消。會議的脆弱性還表現在受經濟形勢的影響，行業的發展影響著會議的規模。中大型會議還會受到某些政策的影響，如政府采購政策、消防安全政策等。會議項目風險管理規劃和風險管理能力對會議的舉辦及成功起到重要的作用。

二、中大型會議項目特點及風險管理特點

（一）中大型會議項目的特點

1.復雜性。一是會議利益相關方的多樣性。行業或社團會議涉及到一個或多個主辦機構，承辦機構、協辦機構、支持機構、合作媒體、贊助商等多方利益主體。企業商業會議籌備中涉及到銷售、品牌、生產、研發、物流、財務等多個部門的共同協作配合。二是會議目標和功能的多樣性。會議往往承擔多重功能，如推廣、教育和交流功能等，因此會議日程和活動內容相應地呈現多樣性。三是會議供應商的多樣性，會議的供應商涉及到專業會議組織者、目的地管理公司、會議場地、設備及技術服務、餐飲、住宿、交通、演講人、禮儀、媒體、翻譯、搭建等一系列的服務供應商。

2.各項工作任務的相互交叉和交疊開展。一般的會議項目會分為若干個職能組，在責任矩陣表中，許多工作涉及到多個部門的共同協作。胡瀟瀟列出的中國——南亞博覽會責任分配表中，32項工作中23項需要多個部門的協同合作。甘特圖進度表呈現了會議項目在整體以時間為序的推進過程中，各子任務的交叉特性。

（二）會議項目風險的特點

1.時效性。會議運營在不同階段所面臨的風險是不同的。

2.動態性。會議的風險管理是一個動態的過程。在會議運營過程中，會議的某些要素發生變化，風險管理計劃將需要重新評估。

3.經濟性。為了降低或預防未來可能出現的問題需要，風險管理需要消耗一定的資源。

4.信息依賴性。會議的風險管理需要及時準確的信息作為判斷基礎，因此各部門之間密切的信息溝通與信息處理能力非常重要。

三、中大型會議項目風險管理策略

項目風險管理中風險的識別和應對策略的執行是進行會議項目風險管理的基礎。

（一）會議項目風險識別

1.利益相關方即包括主辦、承辦、協辦等組織機構，也包括贊助商等合作伙伴，還包括政府機構相關主管部門，如會議審批機構、消防安全部門等。其中可識別的風險主要有相關方的配合程度以及對會議項目的投入情況。此類風險主要出現在會議籌備初期，但貫穿整個會議項目周期。

2.資金是項目得以運行的基本保障。對于企業類會議，整體經濟形勢和企業財務狀況將影響會議的預算支出，因此其主要風險是會議預算支出管理。對于協會類會議和學術會議，在其籌備期中需要消耗掉一定的資金來完成相應支付，造成現金流的風險。此外學術類會議的資金風險來自于參會者注冊費的不確定性。此外，會議周期越長，通貨膨脹、利率變化和稅收政策變化對會議財務收入和支出的風險越大。

3.嘉賓和參會人員是會議項目的服務主體和服務目標，能否達成預期目標將決定了會議的質量。主要的風險是嘉賓的出席與嘉賓參加活動的質量，參會人員的數量和質量以及參會人員的滿意度。

4.供應商的服務是需要重點風險管理的要素，包括合同執行能力和服務商自身的風險管理能力。如注冊軟件供應商的信息處理能力和數據安全措施，場地供應商的場地安全管理能力，餐飲供應商的食品安全管理能力。

（二）風險評估及應對策略

風險對應策略的實施可以改變風險發生的概率、風險后果的性質和風險后果的大小。常見的風險應對策略包括（見下表）。

表會議不同階段不同要素的風險評估和應對策略

1.回避策略，當風險可能性較大且沒有替代方法的情況下，通過改變計劃或通過詳盡的規劃盡量保證計劃的可行性。在會議項目啟動初期，需要確定利益相關方并進行項目資金規劃，因此，這兩方面需要識別可能存在的風險和評估項目的可行性，并根據評估結果修改會議方案，從而回避風險。

2.減輕策略，采取可用的措施降低風險概率或影響，即通過采取預防性方案或嚴格執行等措施降低風險發生的可能性或風險帶來的后果。此策略主要用于項目籌備期和會期階段，可采用的措施通常是項目計劃執行跟進、充分的溝通協調機制、嚴格的合同管理等方式。

3.轉移策略，將風險由第三方承擔。在會議項目中，風險轉移主要是將風險轉移給產品或服務供應商，因此需要選擇有能力管理產品或服務范圍內風險的供應商。

4.接受策略，基本不采取特定的措施或通過制定備用方案來應對風險。這一消極策略主要適用于會期階段和風險較小的部分。

四、結語

大中型會議項目風險管理計劃的實施需要有效的溝通，包括會議籌備人員溝通風險管理計劃和程序，與會議利益相關方溝通風險的監督與防范流程，并且在規避和處理風險時獲取必要的支持和資源。風險監督需要在持續的基礎上進行，根據項目情況的變化發現潛在風險并尋求計劃改善或規避風險，同時監督風險管理計劃是否需要調整或細化，從而保證風險管理處于動態的穩定狀態中。

［1］胡瀟瀟.中國—南亞博覽會風險管理研究［D］.昆明：云南大學，2015.

［2］周武秀.2012焊接工程國際會議項目風險管理［D］.北京：北京工業大學，2012.

［3］王赫然.會展活動現場風險控制與應對措施［J］.價值工程，2015（6）：157-158.

［4］杜華.會展活動中的風險防范與管理對策研究［J］.現代經濟信息，2015（24）.

［5］王起靜.會展項目管理［M］.北京：中國商務出版社，2004.

［6］劉海瑩.會議業縱論［M］.北京：中國商務出版社，2014.

［責任編輯：紀姿含］

C939

A

1005-913X（2016）10-0117-02

2016-04-22

郝海媛（1980-），女，上海人，講師，碩士，研究方向：會展管理。