大數據時代背景下的企業檔案利用服務探討

文/上海市疾病預防控制中心　王曉輝

大數據時代背景下的企業檔案利用服務探討

文/上海市疾病預防控制中心王曉輝

信息技術發展迅猛，大數據時代來臨，大數據時代給企業檔案利用服務提出了更高的要求。基于以上，本文從大數據時代概述入手，簡要分析了大數據時代背景下企業檔案利用服務面臨的挑戰，并探討了企業檔案利用服務對策，旨在提升大數據時代背景下企業檔案利用服務水平。

大數據時代；企業；檔案；利用服務；數據挖掘

大數據時代已然來臨，傳感器、移動設備以及社交網絡遍布世界各個角落，每天都有著海量數據產生，在大數據時代下，企業需要準確快捷的獲取數據，有效的分析數據，挖掘數據價值，為企業的經營發展做貢獻。本文簡要探討了大數據時代背景下企業檔案利用服務的相關問題。

一、大數據時代概述

大數據指的是海量的非結構化數據，其有著數量大、實時性強、多樣化等特點，對于企業來說，大數據中蘊含著重要的價值。以某企業檔案館為例，隨著大數據時代的來臨，企業檔案存儲量已經從GB級別上升到PB級別，包含四百余萬卷案卷和四千萬余萬件檔案，檔案數據量呈現出幾何倍數的增長趨勢，檔案資源中包含掃描圖像、電子表格、傳真、音視頻信息以及文字檔案和演示文稿等眾多非結構化數據形式，大數據的特點可見一斑。

二、大數據時代背景下企業檔案利用服務面臨的挑戰

在大數據時代背景下，企業檔案呈現出了數量大、形式豐富、更新迅速等特點，這給企業檔案館利用服務帶來了一定的挑戰。

（一）在海量數據中查找所需要的檔案信息。在大數據時代背景下，企業經營業務活動中產生的信息越來越多，作為檔案保存的文件也呈爆炸式增長，大數據時代，互聯網高度發達，電子文件應用廣泛，信息的豐富也給企業檔案的利用帶來了挑戰。以企業檔案檢索為例，過去主要依靠卡片檢索和手工著錄檢索為主要檢索形式，而在大數據時代背景下，企業檔案數量井噴，“脹庫”現象屢見不鮮，這就給檔案檢索帶來了挑戰，如何在海量的檔案數據中及時、準確的找出所需要的信息至關重要。

（二）在海量數據中挖掘信息價值。知識管理是企業檔案管理的重要發展趨勢，企業不僅需要利用數據和文件，同時需要挖掘海量數據之后蘊含的價值和知識，如何將檔案中海量的數據轉化為價值和知識是大數據時代背景下企業檔案利用服務的一大挑戰。價值和知識是抽象的概念，其并不是簡單的存儲于信息和數據中，在利用的過程中需要企業進行數據挖掘。在信息貧瘠和紙質檔案時代，依靠人工就可以實現檔案價值挖掘，但在大數據時代下，這種方式顯然是不可行的，海量非結構化數據的應用使得手工挖掘價值難以實現，如何利用信息技術來挖掘檔案中海量數據的價值和知識是企業檔案利用服務工作急需解決的問題。

三、大數據時代背景下企業檔案利用服務對策

大數據時代給企業檔案利用服務帶來了新的特點和新的挑戰，企業應當積極創新、轉變業務流程，并應用數據挖掘技術和文本挖掘技術，以此來提升檔案利用服務質量和效率。

（一）轉變業務流程。上文中提到，大數據的海量性、形式多樣性及更新的快速性給企業檔案檢索帶來了一定的困難，傳統檔案利用服務查詢模式的局限性逐漸凸顯出來，傳統的收集、管理、存儲和利用的企業檔案業務流程已然落后，因此，企業應當針對大數據時代的特點，合理的轉變業務流程，積極應用數據挖掘、模式識別等技術來檢索多種形式的企業檔案，在海量數據中實現自己需要信息的定位，實現信息的初步篩選，之后在進行檔案利用服務，將傳統的業務流程轉變為收集、管理、存儲、數據挖掘、利用，只有這樣才能夠提升企業檔案利用服務質量和效率。

（二）應用數據挖掘和文本挖掘。挖掘檔案數據中的價值和知識是企業檔案利用服務的根本目的，在這個過程中需要應用先進數據挖掘技術。

對于數據挖掘技術來說，其指的是從海量、模糊、不完全的數據中挖掘數據蘊含的潛在應用價值信息和相關知識，以此為基礎為企業經營管理提供指導，對于企業檔案利用服務來說，主要應用文本挖掘技術，即對文本數據進行挖掘和分析。企業檔案文本挖掘涉及分析、消除噪音、衍生語言特征處理等眾多文本處理過程，經過這些處理過程來使非結構化數據轉變為結構化數據，從而實現有價值信息和知識的挖掘與探索。具體的挖掘流程如圖1所示：

圖1 數據挖掘流程

在檔案利用服務中，數據挖掘可以借助數據挖掘平臺來實現，以模式識別技術和相關音視頻技術為基礎建立數據挖掘平臺，抽取概念，挖掘相關內容，為企業提供檔案搜索和應用服務，按照具體應用來構建平臺架構，包含數據采集、處理、挖掘和智能搜索應用等眾多功能，從而更好地實現檔案利用服務。

四、結論

綜上所述，大數據時代背景下，企業檔案利用服務面臨著檔案信息查找和價值與知識挖掘等挑戰，企業應當轉變檔案利用服務流程，加入信息篩選步驟，并利用數據挖掘技術來挖掘檔案信息中蘊含的價值和知識，以此來提升大數據時代背景下企業檔案利用服務水平，更好地發揮檔案利用服務對企業經營管理的重要作用。

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