淺析縣級(jí)部門檔案管理工作的現(xiàn)狀及建議

韓治鴻

摘 要 檔案管理工作是一項(xiàng)政策性、機(jī)密性、專業(yè)性較強(qiáng)的工作。同時(shí)，檔案是信息的重要載體，是主要信息源。目前，基層檔案事業(yè)的發(fā)展都較為滯后，原因是多方面的，但真正制約檔案事業(yè)發(fā)展的原因總結(jié)為兩點(diǎn)：一是對(duì)檔案管理重視程度；二是當(dāng)?shù)兀ɑ虿块T）的經(jīng)濟(jì)狀況。

關(guān)鍵詞 檔案管理 現(xiàn)狀 建議

中圖分類號(hào)：G271.6 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1002-7661（2016）22-0010-01

一、檔案管理工作中存在的問題

1.對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)重視不夠。有的領(lǐng)導(dǎo)干部甚至認(rèn)為檔案工作只是檔案部門的事，對(duì)檔案工作不聞不問，自已不想管也不愿管。有些部門對(duì)檔案工作重視不夠，沒有把檔案工作列入機(jī)關(guān)年度工作計(jì)劃，檔案工作不研究、不安排，檔案問題得不到解決，場(chǎng)所、經(jīng)費(fèi)、人員沒有保障，檔案工作自然就做不好。

2.管理力量薄弱，檔案工作缺乏有效機(jī)制。目前，認(rèn)為搞經(jīng)濟(jì)建設(shè)是硬任務(wù)、硬指標(biāo)，而檔案工作可有可無，部分領(lǐng)導(dǎo)沒有落實(shí)，檔案工作處于松馳狀態(tài)。人員不到位，而且不少檔案人員又缺乏必要的職業(yè)素質(zhì)和基本技能。由于管理不嚴(yán)，檔案收集難、利用難、編研難等現(xiàn)象十分突出。執(zhí)法力度不夠，尚未開展有效的、正常的檔案管理工作。

3.檔案室基礎(chǔ)設(shè)施差，存在著嚴(yán)重的對(duì)檔案必備條件的落實(shí)。由于認(rèn)識(shí)不到位，導(dǎo)致檔案工作標(biāo)準(zhǔn)不高。檔案很少有專用的檔案庫(kù)房，既影響正常辦公又影響檔案管理，更不用說有“六防”設(shè)施，保管條件差，多數(shù)已成為倉(cāng)庫(kù)。而且室藏檔案相當(dāng)貧乏，材料不齊全。

4.檔案管理創(chuàng)建活動(dòng)參與面不廣，檔案利用力度不足。開發(fā)檔案信息資源，服務(wù)農(nóng)村兩個(gè)文明建設(shè)是一項(xiàng)社會(huì)化的系統(tǒng)工作，并使其轉(zhuǎn)化為自覺的行動(dòng)。但是有的部門只將檔案工作當(dāng)作“臨時(shí)工程”來對(duì)待，沒有充分認(rèn)識(shí)到檔案工作是經(jīng)濟(jì)建設(shè)的需要。沒有將檔案工作列入議事日程，列入目標(biāo)管理責(zé)任制考核范圍之內(nèi)。

5.檔案管理人員更替頻繁，業(yè)務(wù)素質(zhì)有待提高。由于體制的問題，沒有檔案專職的人員，大部分是兼職，因此對(duì)檔案管理往往心有余而力不足，基本上沒有足夠多的時(shí)間去管理或整理大量的檔案資料，有時(shí)也只是應(yīng)付而已。有些條件好的部門，直接送到上級(jí)檔案館幫助整理歸檔；條件不好的，就只能任其自然。

二、縣級(jí)部門檔案管理工作的思考與建議

1.要注意加強(qiáng)干部檔案工作隊(duì)伍建設(shè)，選擇政治上可靠、作風(fēng)正派、責(zé)任心強(qiáng)的共產(chǎn)黨員從事檔案工作管理工作，注意對(duì)他們的教育培養(yǎng)，關(guān)心他們工作、生活，充分發(fā)揮他們的積極性和創(chuàng)造性。

2.健全檔案管理制度。建立檔案工作制度必須遵循以下要求：第一，規(guī)章制度要體現(xiàn)合理性、科學(xué)性。第二，簡(jiǎn)明實(shí)用。制度必須具有可操作性，其建立應(yīng)以方便實(shí)用、簡(jiǎn)便易行、可操作性強(qiáng)為目標(biāo)，以便更好地發(fā)揮制度的指導(dǎo)和規(guī)范作用。第三，堅(jiān)持制度約束的雙向性。既約束領(lǐng)導(dǎo)又約束職工。第四，堅(jiān)持制度執(zhí)行的嚴(yán)肅性。檔案部門既是制定檔案規(guī)章制度的主管部門，又是規(guī)章制度的執(zhí)行部門。在規(guī)章制度的執(zhí)行過程中，要做到有功必賞、有過必罰，充分體現(xiàn)制度的權(quán)威性。

3.檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案工作人員。作為檔案工作人員，要注重自身專業(yè)水平的提高，通過自學(xué)、參加培訓(xùn)等方式，熟悉檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)和基本要求，努力掌握科學(xué)管理的原則和方法，提高工作效率，提高檔案管理工作質(zhì)量。

4.做好檔案管理工作，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，提高服務(wù)水平是很有必要的。檔案管理人員要樹立“工作就是服務(wù)”的觀念。以“增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)”和“主動(dòng)服務(wù)”作為工作的出發(fā)點(diǎn)和歸宿。要明確服務(wù)方向，端正服務(wù)態(tài)度，樹立創(chuàng)新意識(shí)，提高服務(wù)質(zhì)量。

5.采用信息化管理手段。信息化是當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的一大趨勢(shì)，它對(duì)檔案工作提出了新的要求，那就是盡可能地運(yùn)用當(dāng)代科技新成果和管理新手段，提高檔案工作的效率和水平，以盡快實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理。目前，國(guó)外檔案管理很多已使用計(jì)算機(jī)，就是在國(guó)內(nèi)，使用計(jì)算機(jī)輔助管理檔案的也越來越多，實(shí)現(xiàn)人事檔案計(jì)算機(jī)輔助管理勢(shì)在必行。

在新的歷史條件下檔案工作必須要緊緊聯(lián)系時(shí)代發(fā)展要求，要從觀念上更新采取有效措施，積極探索檔案現(xiàn)代管理模式，促進(jìn)社會(huì)主義和諧社會(huì)建設(shè)。