民辦高校秘書工作的現狀與優化措施

繆青云

摘 要 由于民辦高校的特殊性，民辦高校的秘書工作一直存在著工作量大、崗位職責劃分不明確、職業發展前途渺茫、自身利益得不到有效保障等問題，影響民辦高校秘書工作的可持續發展，也影響著高校相關管理和行政工作的具體開展。為加強民辦高校秘書工作建設，本文對當前民辦秘書工作的現狀進行分析，并提出一系列有效的優化措施，促進民辦高校秘書工作的有序發展。

關鍵詞 民辦高校 秘書工作 發展建議

中圖分類號：G451.8 文獻標識碼：A DOI：10.16400/j.cnki.kjdkz.2016.09.012

Present Situation and Optimization Measures of the

Secretary Work in Private Colleges

MIAO Qingyun

（Taihu University of Wuxi， Wuxi， Jiangsu 214064）

Abstract Because of the particularity of private universities， private colleges secretarial work there has been a large workload， job responsibilities are not clearly divided， occupation development prospects， their interests are not effectively protected and other issues affecting the sustainable development of private universities， secretarial work， but also affects the specific universities to carry out the relevant management and administrative work. In order to strengthen the construction of the secretary work in private colleges， this paper analyzes the present situation of the private secretary work， and puts forward a series of effective measures to promote the orderly development of the secretary work in private colleges.

Key words private college； secretary work； development suggestions

根據出資主體的不同，可將我國高校分為兩類：一類是由國家出資建設管理的公辦高校，為廣大群眾設立，所需要交納的經費相對較低；另一種就是由國家以外的其他社會組織或者企業、個人創辦的，集體出資或者個人出資建設，也是面向廣大社會，擁有相關的教學資格，但是相對于公辦學校來說，由于資金自籌，所以收取的學費相對較高，但是教學投入和設備配置也相對較好。

自改革開放以來，我國一直堅持推行高等教育大眾化，通過加強各種宣傳教育及多年來的實踐，提高群眾的知識水平和學歷修養這一觀念深入人心。近年來，全國高等院校數量不斷增加，民辦高校辦學規模也不斷擴大，為社會培養高技能、高素質的人才做出了巨大的貢獻。出于民辦高校自身特點，①其一般致力于培養高素質的技能型人才，更多地注重師資建設和教學工作的順利開展，而對其他的管理工作特別是民辦高校秘書工作的重視程度不夠，降低了民辦高校管理工作效率，所以，民辦高校加強對學校秘書工作人員的重視和優化管理機制十分必要。

1 民辦高校秘書機構職能簡述

民辦高校秘書工作是具有輔助性和服務性的，與學校的多個部門和層面都有著密切聯系，從學生到教師，再到領導及各個管理層面，都是由學校秘書部門將這些不同的群體連接在一起，同時，還要處理好各個級別部門之間的關系，實現民辦高校整體有序發展。

高校秘書部門職能具有綜合性的特點，民辦高校與大部分公辦高校設立的校—院—系三級秘書部門不同，一般設立的機構沒有這么完整，一方面是為了節約高校的辦學成本，另一方面也與民辦高校自身的條件有很大關系。因此，許多民辦高校只設立了院—系這兩級秘書部門，甚至有些高校為了節省管理成本和人力資源，將這兩級部門加以整合精簡，最后也就只剩下一個部門，卻兼任著之前三個部門需要完成的工作量。

在民辦高校秘書部門中，根據職能的不同也劃分為三類：文字秘書、機要秘書、行政秘書。從名字就可以直接分辨出來，每個不同職能的秘書部門所負責的具體工作。文字秘書主要負責撰寫學院的各種告示、公文、信息等，以及編制相關的文件等。機要秘書主要負責的就是與學校的重要信息有關的處理、傳遞、交送工作，最重要的就是做好保密工作。行政秘書的職能自然與學校的行政和管理工作相關，主要負責接待來訪人員和各級領導等工作。雖然從理論上來說，民辦高校的秘書機制應在以上的前提下進行設立，但是在實際工作中，出于許多原因，或是民辦高校的秘書機制設立不完善，或是人員配備不夠齊全，在各種工作分類中，并沒有劃分明確的界限。導致在秘書部門開展工作時，②往往一人需要分飾多個角色，在各個部門之間來往工作，從秘書機制設立的基礎目標上來說，這樣的現狀并不符合相關的標準和要求。

2 民辦高校秘書工作中存在的問題③

2.1 職能界限劃分不明，秘書部門工作量大

民辦高校與公辦高校的性質不同，在資金、管理、資源分配等方面都存在很大的差異，民辦高校主要是自己籌資，對人員的管理也是自主進行，給教學人員和工作人員的工資也是由學校自己解決，不像公辦學校還有許多的國家政策支持和資金補貼。而且，民辦學校的主要資金來源，就是學生繳納的學費，雖然每年都在擴大招生規模，但是相應的管理難度和投入也在加大，為節省高校資金，經常削減人員，特別是學校的秘書部門工作人員，本來人員就配置不足，若再減少，只是在增加剩余人員的工作壓力。還有一種情況，就是學校的教學人員在擔任教學工作的同時，還兼任著秘書部門的工作，雖然兩項工作并不沖突，但是這樣已經失去了秘書部門本來設立的意義。本來秘書工作人員每天就要處理很多零碎繁瑣的事件，再加上職責崗位沒有明確的劃分，對相關工作人員來說，連基本的工作認同感都沒有，容易削減相應的工作熱情，降低辦事效率和質量。

2.2 學校對秘書部門的重視不夠

大部分學校建設和投入的重點都是學校的教學、招生、就業率、學校名聲等方面，忽略了行政管理工作等方面。而且，大多領導者對秘書部門的定義較為片面簡單，自然不會重視相關的管理工作和人員配置，在招聘相關工作人員時，所給的薪資水平較低，招聘要求也不高，導致愿意應聘的人員也逐漸減少，這也就是導致民辦高校秘書工作發展滯后的重要原因。

2.3 秘書部門工作人員專業素養不夠

由于高校秘書工作是為高校服務的，所以在人員招收時對應聘者的學歷也有較高的要求，造成了現在許多任職人員學歷高，但是專業知識不足和經驗欠缺的狀況。雖然秘書工作并沒有太高的技術含量，但是由于沒有系統學習過相關的職業規范、工作程序，所以在工作中對整個流程并不熟悉，容易出現差錯，自然也就不能高效率、高質量地完成工作，只能憑借直覺和經驗來開展工作，達不到高校對秘書工作的相關要求和工作標準。

2.4 對秘書部門工作缺乏系統的管理

秘書部門雖然不被民辦高校重視，但卻是必不可少的部門。在高校領導的大部分管理工作中，都很少提及秘書部門，對相關的管理情況更是毫不知情。出于秘書部門在高校發展中的重要性，以及其在各部門之間的紐帶作用，加強秘書部門的管理力度和體系建設，是各個領導者應該關注和重視的，完善秘書部門系統的管理體系，將會推動民辦高校更好更快的發展。

2.5 秘書工作發展空間小，限制人員能力

與高校其他教學人員和管理人員相比，不論是福利政策和職稱評定，還是工作的被關注度，秘書部門工作人員都與其他人員相差甚遠。雖然秘書部門付出了相當多的時間和精力，但是所得到的并不與之成正比，這樣就很容易造成秘書人員的心理失衡，不愿繼續任職，從而造成整個民辦高校秘書職業人員的大量流失。④由于秘書工作性質的特殊性，不像其他專業人員有時間和精力進行學術研究和自身專業能力的培養提高，在評定職稱的時候，往往得不到肯定，在升職加薪方面的難度也大，使大多民辦高校秘書工作人員看不到自己的發展前景，也限制了自身能力的提高，進而限制了其持續發展的空間。

3 優化民辦高校秘書工作的具體措施⑤

3.1 提高自身專業能力

在民辦高校秘書部門中，相關工作人員作為最基本的主體，優化秘書工作要從秘書職員自身做起。秘書部門的職能就是增強高校各部門之間的相互聯系，既要輔助領導人員處理相關工作，又要發揮其強大的連接作用，所以自身能力在工作中是極為重要的。

民辦高校秘書在工作中要主動學習相關工作的專業知識，熟悉具體流程和注意事項，不斷提升自身能力，增加自身的工作熱情和自信心，以便出色地完成各項任務。同時，樹立責任意識，認真謹慎地完成每項工作，對自身能力和工作角色有正確的定位和認識，增強創新意識，與時代發展相適應，不被傳統觀念束縛。另外，秘書工作是一項需要與很多人打交道的工作，對自身的人際交往能力要求較高，建立自己的人脈資源，對秘書工作人員自身的未來發展將是一筆不小的財富。

3.2 加強秘書工作隊伍建設

根據前文提出的目前民辦秘書工作中存在的問題，可知大多數高校對秘書部門的重視不夠，而且人員配置都不齊全，行政管理機構設置及人員編制的控制普遍偏緊。這些也是當下民辦高校應重點解決的問題。在加強高校秘書工作隊伍建設時，要積極完善各院系的秘書部門建設和人員配置，在加強高校對秘書部門的重視程度的同時，促進民辦高校秘書部門的可持續發展。

3.3 幫助秘書工作人員做好職業生涯規劃

出于民辦高校秘書工作的特殊性，其職業發展缺少科學規劃。所以，民辦高校要幫助秘書人員科學合理地規劃職業發展生涯。此外，還要平衡秘書工作人員和其他教學人員的關系。民辦高校還應為秘書人員提供升職加薪的機會，保持秘書部門的工作熱情和競爭力，提高秘書部門的工作動力，讓秘書工作人員看得見自己的未來發展前景，從而也有利于促進民辦高校的可持續發展。

3.4 樹立服務意識

民辦高校辦公室秘書在管理體系中起到上傳下達、協調溝通的作用，不僅要服務于學校大局，從學校發展的角度出發分析、解決問題，做領導的參謀，又要服務于廣大教職工。秘書工作人員要對工作保持高度的熱情，認真對待每一項工作，要有足夠的耐心處理紛繁復雜的問題，敢于吃苦和奉獻。只有這樣，工作才能見成效。

3.5 要敢于創新

民辦高校辦公室秘書在處理一系列事情的時候，針對不同事情的特性，要具體問題具體分析，不能始終用固定思維和方式來解決問題，通常需要秘書尋求新方法和新思路來應對各種問題。

4 總結語

民辦高校在我國高等教育中所占的地位越來越高，為提高廣大公民的知識文化水平和綜合素質也做出了重要貢獻。在民辦高校體制中，優化高校秘書工作體制，有利于促進民辦高校的持續發展。提高秘書人員素質，有利于其更好地履行工作職責，確保工作見成效，幫助民辦高校健康協調運轉。

注釋

① 湯向東.高校秘書隊伍及其在高校管理中的作用[J].社會與教育，2009（5）.

② 陸梅芳，陳仁偉.試論現代高校辦公室秘書的角色定位及實踐策略[J].科技信息（學術研究），2008（16）.

③ 趙玉蘇.民辦高校秘書隊伍建設現存的問題及對策[J].商業學報，2007 （4）：58-60.

④ 陶琳娜.高校秘書人員消極情緒管理研究[J].中國校外教育，2009（8）：45-78.

⑤ 沈俊美.民辦高校秘書工作的現狀與優化措施[J].秘書之友，2011（6）.