淺談我省高校檔案信息化建設(shè)存在的問題及對策

摘 要：學(xué)校檔案管理工作是學(xué)校建設(shè)的重要組成部分，它對規(guī)范學(xué)校的教育教學(xué)、學(xué)校管理、后勤服務(wù)及推進(jìn)教育教學(xué)改革和現(xiàn)代化建設(shè)方面有著重要意義。但目前高校檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題直接影響檔案管理的信息化建設(shè)。如何解決高校檔案管理信息化建設(shè)中的不足，是實(shí)現(xiàn)高校檔案管理信息化的前提基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：高校檔案管理；信息化建設(shè)；存在問題；對策

在當(dāng)前信息技術(shù)與通訊技術(shù)迅猛發(fā)展的社會下，各種處理信息的新設(shè)備及新技術(shù)的廣泛應(yīng)用，正在很大程度地改變著人們的行為方式、思維方式和工作方式。同樣，隨著信息技術(shù)在高校檔案管理工作中的應(yīng)用，信息化建設(shè)已成為高校檔案事業(yè)發(fā)展的方向。

1 檔案信息化建設(shè)的重要性

在我國，檔案管理信息化建設(shè)是一項(xiàng)新生事物，它是一個以檔案信息資源建設(shè)為核心，信息化技術(shù)使用為手段，網(wǎng)絡(luò)為平臺，專業(yè)人才為基礎(chǔ)，法規(guī)制度為保障的綜合性服務(wù)體系。通過信息化技術(shù)手段，檔案管理從紙質(zhì)文檔管理逐漸過渡為電子文檔存儲管理，解決了依靠手工方式來收集及借閱檔案造成的損壞及丟失問題，也大大提高了檔案管理的服務(wù)質(zhì)量和水平，讓檔案管理工作不再費(fèi)時費(fèi)力，檔案的檢索查詢也隨之變得輕而易舉；高校檔案記錄著高校的發(fā)展歷程，許多文書檔案是由領(lǐng)導(dǎo)親自起草下發(fā)，是領(lǐng)導(dǎo)決策的具體表現(xiàn)，檔案信息化提高了檔案信息利用的時效性，有效的為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)及服務(wù)，給高校的發(fā)展提供有利的借鑒；檔案信息化建設(shè)實(shí)現(xiàn)了檔案信息資源的共享，讓檔案管理的職能變得不再單一，既是高校的檔案保管部門又是高校內(nèi)部的信息資源中心。檔案信息化是高校發(fā)展的大方向，只有實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，才能與學(xué)校的發(fā)展相協(xié)調(diào)，才能適應(yīng)不斷變化的社會環(huán)境，才能使檔案信息更好地為高校自身的建設(shè)和發(fā)展服務(wù)，更好地為社會服務(wù)。

2 我省高校檔案管理信息化建設(shè)存在的問題

1、對檔案管理信息化建設(shè)工作不夠重視。目前在我省很多學(xué)校看來，檔案管理信息化建設(shè)工作僅是學(xué)校的附屬性工作，檔案管理信息化建設(shè)工作只要求做到簡單的電子查閱檔案就可以了，在這種錯誤意識的影響下，相當(dāng)一部分高校對檔案管理信息化建設(shè)工作缺少相應(yīng)的發(fā)展規(guī)劃，工作思路及目標(biāo)也不夠清晰。

2、在我國檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)新生事物，目前在我省高校檔案管理中沒有形成一整套較完整的理論，沒有一個檔案現(xiàn)代化、信息化的標(biāo)準(zhǔn)體系。

3、我省大多數(shù)高校仍然是用傳統(tǒng)的方式來管理自己的檔案，僅是單一的電子儲存保管，并沒有將它們的信息服務(wù)功能開發(fā)出來，目前我省大多數(shù)高校僅對收藏于檔案館（室）中的檔案文件目錄進(jìn)行查詢，很少涉及到對其他內(nèi)容的查詢，從而讓檔案管理信息化得不到充分的體現(xiàn)。

4、部分高校在檔案管理硬件設(shè)施上投入不足，缺乏建設(shè)資金。信息技術(shù)目前在我省各高校檔案管理工作中已經(jīng)基本普及，校園網(wǎng)絡(luò)建設(shè)也飛速發(fā)展，但部分高校在檔案管理中對計算機(jī)的使用大多局限于信息的存儲，其他的計算機(jī)配套設(shè)備還不夠健全，多數(shù)高校的檔案信息建設(shè)經(jīng)費(fèi)主要是在迎接評估當(dāng)年突擊投入的，缺乏持續(xù)發(fā)展所需資金的保證，進(jìn)而對檔案的信息化利用產(chǎn)生了較大的影響。

5、檔案管理人員管理水平有待提高。當(dāng)前，各高校普遍缺乏檔案專業(yè)和信息管理技術(shù)專業(yè)人才。就目前我省高校檔案人員的實(shí)際情況來看，真正全日制專科或本科院校檔案專業(yè)或信息技術(shù)專業(yè)畢業(yè)的人不多，檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平亟待在學(xué)習(xí)培訓(xùn)與實(shí)踐中不斷提升。

3 我省高校檔案管理信息化建設(shè)的對策

1、領(lǐng)導(dǎo)重視、職能部門要協(xié)調(diào)統(tǒng)一

檔案信息化建設(shè)能否得以順利開展，關(guān)鍵看領(lǐng)導(dǎo)是否重視，各職能部門是否協(xié)調(diào)統(tǒng)一，這是加快高校檔案信息化建設(shè)的前提。領(lǐng)導(dǎo)和各職能部門要充分認(rèn)識到高校檔案管理信息化建設(shè)的重要性，增強(qiáng)檔案管理信息化的使命感和緊迫感。要建立檔案信息化的領(lǐng)導(dǎo)決策機(jī)構(gòu)，將檔案管理建設(shè)列入學(xué)校和各職能部門的重點(diǎn)工作中去，特別是在高校經(jīng)費(fèi)緊張的情況下，要給予必要的資金、物質(zhì)和人才的支持，只有這樣才能加快高校檔案管理信息化的進(jìn)程。

2、制定適合學(xué)校檔案現(xiàn)代化、信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)體系

結(jié)合學(xué)校實(shí)際情況，科學(xué)、合理地制定符合自身實(shí)際情況的檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，不管是檔案的收集歸檔、分類整理、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、管理制度還是檔案信息資源的使用，只有在統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范管理下，才能將檔案信息化效用發(fā)揮到最大，此舉是檔案管理工作現(xiàn)代化和信息化建設(shè)的重要環(huán)節(jié)。

3、充分開發(fā)和利用檔案管理的信息服務(wù)功能

目前我省各高校檔案資源利用率低，可將檔案管理的信息服務(wù)功能擴(kuò)展到建立學(xué)生的英語四、六級查詢；學(xué)生、教師信息的相關(guān)鑒定或證明服務(wù)；教授信息查詢；畢業(yè)生優(yōu)秀論文目錄查詢；科研成果推廣應(yīng)用服務(wù)；畢業(yè)生就業(yè)信息檔案等等。

4、加大檔案管理中硬件設(shè)施的建設(shè)，建立持續(xù)性發(fā)展資金的投入機(jī)制

檔案管理信息化建設(shè)，需要配備現(xiàn)代化的技術(shù)設(shè)備和先進(jìn)的管理軟件，加大硬件設(shè)備的采購，健全其他計算機(jī)配套設(shè)備，如錄像機(jī)、掃描儀、刻錄機(jī)、打印機(jī)等等，并將檔案管理信息化建設(shè)所需資金列入學(xué)校建設(shè)計劃，建立檔案管理信息化建設(shè)持續(xù)性發(fā)展所需資金的投入機(jī)制。

5、加強(qiáng)對高校檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)

高校檔案管理信息化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)性工作，對檔案管理人員提出了更具體、更全面的要求，各高校可結(jié)合自身的實(shí)際情況，通過聘請檔案專業(yè)人員和計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)人才有計劃地組織檔案管理專（兼）職人員在檔案管理及信息化建設(shè)等各個環(huán)節(jié)進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)和進(jìn)修，提高檔案管理專（兼）職人員的業(yè)務(wù)水平，確保高校檔案信息化建設(shè)的順利實(shí)施，組建一支業(yè)務(wù)精、作風(fēng)好的高素質(zhì)檔案管理隊(duì)伍，從而提高檔案的標(biāo)準(zhǔn)化和現(xiàn)代化管理水平。

總之，檔案信息化建設(shè)已成為高校檔案管理工作的首要指導(dǎo)思想，信息化建設(shè)已成為高校提升檔案管理工作水平的標(biāo)準(zhǔn)。但檔案信息化建設(shè)是一個長期的工程，是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，我省各高校應(yīng)以檔案信息化建設(shè)為契機(jī)，通過進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)工作，逐步完善檔案信息化建設(shè)工作管理體制和運(yùn)行機(jī)制，切實(shí)把檔案管理信息化建設(shè)落到實(shí)處，讓檔案信息化建設(shè)發(fā)揮在高校戰(zhàn)略建設(shè)中的重要作用。

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作者簡介

周麗（1978-），女，苗族，海南工商職業(yè)學(xué)院，海南海口，助理館員，碩士，檔案管理。