淺談我省高校檔案信息化建設存在的問題及對策

摘 要：學校檔案管理工作是學校建設的重要組成部分，它對規范學校的教育教學、學校管理、后勤服務及推進教育教學改革和現代化建設方面有著重要意義。但目前高校檔案管理信息化建設中存在的問題直接影響檔案管理的信息化建設。如何解決高校檔案管理信息化建設中的不足，是實現高校檔案管理信息化的前提基礎。

關鍵詞：高校檔案管理；信息化建設；存在問題；對策

在當前信息技術與通訊技術迅猛發展的社會下，各種處理信息的新設備及新技術的廣泛應用，正在很大程度地改變著人們的行為方式、思維方式和工作方式。同樣，隨著信息技術在高校檔案管理工作中的應用，信息化建設已成為高校檔案事業發展的方向。

1 檔案信息化建設的重要性

在我國，檔案管理信息化建設是一項新生事物，它是一個以檔案信息資源建設為核心，信息化技術使用為手段，網絡為平臺，專業人才為基礎，法規制度為保障的綜合性服務體系。通過信息化技術手段，檔案管理從紙質文檔管理逐漸過渡為電子文檔存儲管理，解決了依靠手工方式來收集及借閱檔案造成的損壞及丟失問題，也大大提高了檔案管理的服務質量和水平，讓檔案管理工作不再費時費力，檔案的檢索查詢也隨之變得輕而易舉；高校檔案記錄著高校的發展歷程，許多文書檔案是由領導親自起草下發，是領導決策的具體表現，檔案信息化提高了檔案信息利用的時效性，有效的為領導決策提供依據及服務，給高校的發展提供有利的借鑒；檔案信息化建設實現了檔案信息資源的共享，讓檔案管理的職能變得不再單一，既是高校的檔案保管部門又是高校內部的信息資源中心。檔案信息化是高校發展的大方向，只有實現檔案管理的信息化，才能與學校的發展相協調，才能適應不斷變化的社會環境，才能使檔案信息更好地為高校自身的建設和發展服務，更好地為社會服務。

2 我省高校檔案管理信息化建設存在的問題

1、對檔案管理信息化建設工作不夠重視。目前在我省很多學校看來，檔案管理信息化建設工作僅是學校的附屬性工作，檔案管理信息化建設工作只要求做到簡單的電子查閱檔案就可以了，在這種錯誤意識的影響下，相當一部分高校對檔案管理信息化建設工作缺少相應的發展規劃，工作思路及目標也不夠清晰。

2、在我國檔案信息化建設是一項新生事物，目前在我省高校檔案管理中沒有形成一整套較完整的理論，沒有一個檔案現代化、信息化的標準體系。

3、我省大多數高校仍然是用傳統的方式來管理自己的檔案，僅是單一的電子儲存保管，并沒有將它們的信息服務功能開發出來，目前我省大多數高校僅對收藏于檔案館（室）中的檔案文件目錄進行查詢，很少涉及到對其他內容的查詢，從而讓檔案管理信息化得不到充分的體現。

4、部分高校在檔案管理硬件設施上投入不足，缺乏建設資金。信息技術目前在我省各高校檔案管理工作中已經基本普及，校園網絡建設也飛速發展，但部分高校在檔案管理中對計算機的使用大多局限于信息的存儲，其他的計算機配套設備還不夠健全，多數高校的檔案信息建設經費主要是在迎接評估當年突擊投入的，缺乏持續發展所需資金的保證，進而對檔案的信息化利用產生了較大的影響。

5、檔案管理人員管理水平有待提高。當前，各高校普遍缺乏檔案專業和信息管理技術專業人才。就目前我省高校檔案人員的實際情況來看，真正全日制專科或本科院校檔案專業或信息技術專業畢業的人不多，檔案管理人員的業務水平亟待在學習培訓與實踐中不斷提升。

3 我省高校檔案管理信息化建設的對策

1、領導重視、職能部門要協調統一

檔案信息化建設能否得以順利開展，關鍵看領導是否重視，各職能部門是否協調統一，這是加快高校檔案信息化建設的前提。領導和各職能部門要充分認識到高校檔案管理信息化建設的重要性，增強檔案管理信息化的使命感和緊迫感。要建立檔案信息化的領導決策機構，將檔案管理建設列入學校和各職能部門的重點工作中去，特別是在高校經費緊張的情況下，要給予必要的資金、物質和人才的支持，只有這樣才能加快高校檔案管理信息化的進程。

2、制定適合學校檔案現代化、信息化建設的標準體系

結合學校實際情況，科學、合理地制定符合自身實際情況的檔案信息化建設標準，不管是檔案的收集歸檔、分類整理、網絡建設、管理制度還是檔案信息資源的使用，只有在統一標準和規范管理下，才能將檔案信息化效用發揮到最大，此舉是檔案管理工作現代化和信息化建設的重要環節。

3、充分開發和利用檔案管理的信息服務功能

目前我省各高校檔案資源利用率低，可將檔案管理的信息服務功能擴展到建立學生的英語四、六級查詢；學生、教師信息的相關鑒定或證明服務；教授信息查詢；畢業生優秀論文目錄查詢；科研成果推廣應用服務；畢業生就業信息檔案等等。

4、加大檔案管理中硬件設施的建設，建立持續性發展資金的投入機制

檔案管理信息化建設，需要配備現代化的技術設備和先進的管理軟件，加大硬件設備的采購，健全其他計算機配套設備，如錄像機、掃描儀、刻錄機、打印機等等，并將檔案管理信息化建設所需資金列入學校建設計劃，建立檔案管理信息化建設持續性發展所需資金的投入機制。

5、加強對高校檔案管理隊伍的建設

高校檔案管理信息化建設是一項系統性工作，對檔案管理人員提出了更具體、更全面的要求，各高校可結合自身的實際情況，通過聘請檔案專業人員和計算機網絡人才有計劃地組織檔案管理專（兼）職人員在檔案管理及信息化建設等各個環節進行專業培訓和進修，提高檔案管理專（兼）職人員的業務水平，確保高校檔案信息化建設的順利實施，組建一支業務精、作風好的高素質檔案管理隊伍，從而提高檔案的標準化和現代化管理水平。

總之，檔案信息化建設已成為高校檔案管理工作的首要指導思想，信息化建設已成為高校提升檔案管理工作水平的標準。但檔案信息化建設是一個長期的工程，是一項系統工程，我省各高校應以檔案信息化建設為契機，通過進一步加強檔案管理信息化建設工作，逐步完善檔案信息化建設工作管理體制和運行機制，切實把檔案管理信息化建設落到實處，讓檔案信息化建設發揮在高校戰略建設中的重要作用。

參考文獻

[1]中國檔案學會自動化技術委員會.我國檔案信息化的發展與問題對策[J].檔案學研究，2006（1）

[2]裴友泉，馬仁杰，張學輝，等.戰略：檔案信息化的思考[J].中國檔案，2007，（12）：24.

作者簡介

周麗（1978-），女，苗族，海南工商職業學院，海南海口，助理館員，碩士，檔案管理。