淺談檔案管理工作的重要性及策略

楊希美

摘 要：不管是對事業單位還是對企業來說，檔案管理都是非常重要的，檔案資料中記錄的是企業的發展狀況，是企業發展過程中的無形資產。在企業發展過程中，管理人員一定要意識到檔案管理工作的重要性，分析檔案管理工作中存在的問題，進而提出有效的策略促進檔案管理工作效率的提升。

關鍵詞：檔案管理工作；重要性；策略

1 檔案管理工作的現狀

1.1 檔案管理意識薄弱

檔案從字面意思上可以解釋為“直接形成的歷史記錄”，因此，在很多領域內，檔案所包含的信息量是巨大的，不管是在事業單位還是在企業內，檔案的管理都可能會影響到其發展。單位人事調動后，檔案也會發生變化，為了更好的實現企業的發展，在日常工作中一定要做好檔案的管理。然而實際工作中，很多單位和企業的工作人員對檔案管理的意識比較薄弱，沒有意識到檔案管理工作的重要性。很多工作人員認為檔案管理就是簡單的對檔案進行整理、保管等，平時的工作內容就是抄一抄、寫一寫，在工作中沒有必要投入過多的用心。另外，企業高層對檔案管理工作的不重視，表現在招聘檔案管理人員的不用心上，有的企業檔案管理人員跟圖書館的管理人員一樣，是年紀比較大而且不了解檔案管理的專業知識，因此導致檔案管理水平落后，在企業的發展中，檔案并沒有發揮其作用，相關人員一定要引起高度重視。

1.2 檔案管理不規范

檔案管理工作并不是一蹴而就的，隨著企業的發展，檔案管理工作內容會越來越多，但是不規范的檔案管理制度讓檔案管理工作停滯不前。在企業進行某個項目的時候，檔案里面會記錄這個項目從開始到結束的左右情況，如果這個項目在后期運行過程中出現問題的話，查閱檔案可以有效幫助工作人員了解、分析問題的所在。如果企業沒有健全、規范的檔案管理制度，檔案管理人員在工作中無章可循，那么可能會導致檔案記錄不完整，不能實現其應有的價值。另外，檔案管理不規范可能還會導致現有檔案的損壞和丟失，不利于企業的長遠發展。

1.3 檔案管理工作信息化程度不高

隨著科技的快速發展，互聯網和信息技術在很多領域得到了很好的應用，在檔案管理上，紙質檔案也正向電子檔案轉化，電子檔案的出現為檔案工作提供了很多便捷。傳統紙質檔案管理工作量比較大、工作程序復雜，檔案儲存需要的空間也比較大，而電子檔案不論是在檔案的記錄、保存與查閱上都非常方便。然而目前檔案管理工作的信息化程度卻并不高，在檔案管理工作中沒有引進先進的軟件，工作人員對信息技術的運用不夠嫻熟等都制約了檔案管理的發展與進步。

1.4 檔案管理設備落后

要提高檔案管理的質量，需要高科技設備的支持，特別是對于電子檔案的管理，如果沒有先進的設備，檔案管理質量會受到相應的影響。很多單位與企業在發展中對檔案管理并不重視，所以在檔案管理設備的引進上并不上心，導致檔案管理設備落后，工作人員在工作中經常會由于設備的問題遇到管理困難，長此以往，不僅會降低檔案管理人員的工作熱情，還會影響企業的整體發展。

1.5 檔案管理人員綜合素質過低

檔案管理人員的素質是保證檔案管理工作質量提升的關鍵，但是就目前檔案管理的總體現狀來看，在管理人員上還存在一些問題，主要表現在檔案管理人員綜合素質過低上。第一，專業素質；檔案管理是一項復雜且嚴肅的工作，如果工作人員在工作中出現錯誤，可能會影響到企業的發展，所以要求檔案管理人員有這方面的專業知識，然而實際上，由于相關人員對檔案管理缺乏正確的意識，沒有招聘專業的檔案管理人員，有的企業的檔案管理人員甚至是兼職人員。第二，職業道德素質；一些檔案管理人員覺得檔案管理工作無關緊要，另外，檔案對企業來說是機密性文件，如果檔案管理人員與企業的競爭性對手出現賄賂現象，那么可能會給企業的發展帶來一定的危害。

2 檔案管理工作的重要性

如今已經進入了一個信息化時代，很多信息都需要檔案記錄，不管在什么行業，檔案管理工作的質量好壞都可能會影響其發展，只有加強檔案管理工作建設，才能讓檔案真正的實現其價值，為單位與企業服務。而且當前在檔案管理工作中依然存在很多問題，面對這些問題，一定要提出相應的解決措施，利用先進的技術促進檔案信息化建設，提升檔案管理的總體質量。

3 檔案管理工作的策略

3.1 提升檔案管理意識

提升檔案管理意識是當前檔案管理工作中的當務之急。首先，高層領導要正確認識到檔案管理對企業發展的重要性，分析其中存在的問題，要針對提升員工檔案管理意識提出相應的解決措施。在企業內加強對檔案管理的宣傳，只有領導層的人對檔案管理工作重視起來了，底下工作人員的態度才能端正起來。例如：高層可以組織工作人員參加檔案管理方面的講座，讓其意識到檔案管理的重要性，進而提升其檔案管理意識。

3.2 健全檔案管理制度

要提高檔案管理工作的質量，需要有一套健全的管理制度，檔案管理工作本身就比較復雜，制定完善的檔案管理制度，工作人員就可以在工作的時候依照制度將工作完成好，還可以避免錯誤的出現。檔案管理不是簡單的將檔案分門別類，檔案管理工作的環節比較多，包括：檔案的收集、歸檔、保管與保密，還有檔案后期的利用等，都是檔案工作人員需要完成好的工作，因此，在健全檔案管理制度的時候，需要針對每個環節的特點，制定出詳細的辦事制度，加強檔案管理水平的提升。

3.3 加強檔案管理信息化

檔案管理信息化是科技發展的必然產物，是提高檔案管理工作質量的重要途徑。隨著計算機技術的發展，信息化在很多領域得到可廣泛的應用，檔案管理是企業發展中非常重要的一項工作。傳統的檔案都是紙質的，但是近年來，電子檔案已經逐漸取代紙質檔案，檔案管理的信息化可以促進電子檔案管理質量的提升，不管是在檔案信息的錄入還是檔案的提取上，都非常的便捷。因此，要引進最新的檔案管理軟件，促進檔案信息化建設。

3.4 加大資金投入

隨著企業的不斷發展，檔案數目也在不斷增長，因此，檔案管理工作難度也在增加，所以需要先進的設備與技術的支持。加大資金的投入，引進高科技設備，是檔案管理工作的基礎。另外，技術的引入也需要資金的支持，每個地區在經濟發展上有一定的差異，所以對某些地區的事業單位或者企業來說，要投入資金購買檔案管理設備與軟件可能存在一定的困難。針對這種現象，國家可以采取一定的措施，為了縮小地區之間經濟發展的差異，提供一定的經濟幫助，促進檔案管理工作質量的提高。

3.5 提高工作人員的綜合素質

檔案管理工作質量要得到提高，工作人員的綜合素質必須要得到提高，相關人員要重視培養工作人員的綜合素質。第一，專業素質；在招聘檔案管理人員的時候，一定要注重專業技能，要聘用對檔案管理工作有一定認識的人，熟悉檔案管流程。另外，在其正式工作前，還可以對其進行培訓，讓他們了解檔案管理工作的重要性。還要注重培養其計算機技術，促進檔案信息化建設。第二，職業道德素質；在檔案管理工作中，工作人員的思想素質也是提升檔案管理質量的關鍵，檔案具有保密性，因此，工作人員必須要有非常高的自律性。在錄用檔案管理人員的時候，應該對其履歷進行核實，避免聘用品質有問題的人，為檔案管理帶來安全隱患。提高檔案管理人員的綜合素質，是做好檔案管理工作的重要保障。

4 結語

綜上所述，在明確檔案管理工作的重要性后，要分析在檔案管理工作中存在的問題，結合現狀提出有效的解決策略，促進檔案管理工作質量的提升。

參考文獻

[1]賈秋.淺談檔案管理工作的重要性[J].科技創新導報，2013（03）：209

[2]趙俊萍.認識檔案的重要性 做好檔案管理工作[J].山西檔案，2013（07）：46，48