淺談事業單位檔案管理信息化建設策略

楊希美

摘 要：社會經濟的發展帶來了信息化的快速發展，如今信息化建設水平已經深入到生產生活的各個方面。相應的，事業單位作為我國重要的組織結構，理應順應信息化建設的社會發展的潮流，所以在事業單位建立檔案管理的信息化建設是非常必要的。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；信息化建設

事業單位是我國現今社會組織結構中重要的組成部分，提高其管理建設水平對于保持整個社會的有序進行做出了突出的貢獻。所以，在時代的發展過程中不斷加強事業單位的現代化建設，使計算機網絡技術的應用能夠深入到事業單位管理的各個組織部門。信息化建設是現今經濟社會進步發展的重要動力支撐，各級社會組織部門能夠主動的創新、積極改造建立與自己相適應的信息化發展基礎是保持自身可持續發展的突出做法。所以，事業單位檔案管理工作向著信息化的建設方向進步無疑是順應時代潮流的重要建設方向。

1 事業單位檔案管理信息化建設的意義

事業單位作為我國重要的生產組織單位，隨著現代社會的進步，其工作量日益的增大，同時檔案工作的任務量和工作水平也在不斷的提高，在加上當前電子辦公的普及化，事業單位檔案管理的信息化建設是順應現代化電子辦公普及化的重要做法。事業單位檔案管理的信息化建設有著非常重要的意義，一方面檔案管理的信息化建設能夠有效的解決傳統的檔案管理模式存在的問題，傳統的檔案管理模式的運用必須要求事業單位不斷的擴大紙質檔案的存儲庫，而且工作的流程太過于繁雜化，而如果采用信息化的方式進行檔案的管理，則需要利用計算機網絡建立相應的數據存數系統，并且建立與其相適應的信息化工作流程，這樣能夠堅強工作人員的負擔，提高工作的水平和質量。另一方面，傳統的檔案管理方式的存在對檔案的完整性的不利影響作用比較大，而信息化的檔案管理方式的存在能夠最大限度的保證檔案存在的完整性，而且其保存的精度高、信息量大，能夠極大提高檔案管理的工作水平和質量。

2 分析事業單位檔案管理信息化建設的現狀分析

在對事業單位檔案信息化進一步強化的前提下，首先分析事業單位信息化建設中的優勢和不足之處是非常必須的，保留優勢部分，改革不足之處。

2.1 優勢之處

事業單位檔案管理的信息化建設主要包括兩個方面，其中一方面檔案管理的信息搜索在使用上具有非常大的優勢，現今的檔案管理基本上已經通過網絡信息化建立起來相應的檔案整理與歸納系統，事業單位的檔案管理人員可以通過電腦設備在制定的數據庫進行搜索，這樣大大改變了傳統的檔案管理模式存在的弊端，提高了檔案管理工作的效率；另一方面現今的事業單位檔案管理的信息化建設在檔案資料的存儲上同樣具有較大的優勢，改變了過去紙質形狀的檔案保存形式，變成電子檔案保存形式，提高了檔案保存的完整度及準確度，而且不會造成對紙張資源的浪費，同時也是事業單位檔案管理為社會可持續發展的作出的重要的貢獻。

2.2 不足之處

2.2.1信息化設備資源短缺

事業單位檔案管理的信息化建設在日常工作中需要配備與檔案管理工作基本上相符合的計算機網絡設備。電子化檔案管理事業單位信息化建設的重要工作方向，上級管理單位為了能夠提高事業單位檔案管理的信息化建設水平必須從基礎物質上得到滿足，這也是進行現代化事業單位檔案管理信息化建設的最基本的硬性條件。但是，縱觀現今我國事業單位檔案管理信息化的建設對于計算機網網絡信息設備無論是從數量還是從質量上都是比較欠缺的，具體表現在事業單位專門負責設備采購的部門對檔案管理部門的具體工作要求不熟悉，對網絡設備的硬件和軟件的基本功能不熟悉，所以在面對市場經濟上較多的設備的情況下，為檔案管理部門采購的網絡設備的性價比比較低，無法滿足正常的檔案管理的需求。此外，事業單位管理部門對于網絡設備采購管理的認識不足，對現代化信息的建設仍停留在起步探索的階段。由此可見，事業單位檔案管理信息化設備存在嚴重欠缺。

2.2.2信息化管理體系不健全，檔案管理不統一

我國的事業單位的數量還是比較多的，所以全面的促進信息化的建設是比較困難的。事業單位檔案管理的高水平建設及運用應建立預期相適應的信息化管理體系，只有在比較健全完善的信息化管理體系下進行運作，才能夠保證檔案管理的信息化建設工作穩步推進。但是，現今事業單位存在的一個最主要問題就是信息化管理體系不健全，因為事業單位檔案管理出了專職工作人員外，在其他部門同樣存在檔案管理工作，而為統一的信息化建設體系對于事業單位來講沒有標準化的工作流程及工作規章制度，造成檔案管理的信息化建設比較混亂，工作進度不統一，由此對于對工作水平的提高是非常困難的。

2.2.3信息化管理專業隊伍人才的缺乏

事業單位檔案管理信息化的建設水平的提高最主要的還是依靠專業的、優秀的工作人員的工作能力及專業素質。高素質的專業隊伍的存在無論是對檔案管理自身工作水平的提高還是對電子檔案管理水平的提高都是非常重要的。縱觀事業單位對于信息化專業人才的認識，當前由于受到我國互聯網發展大環境的影響，事業單位已經在逐漸的引進高新技術人才，加強自身對于信息化人才的聘請及管理，但是專業人才隊伍的建設仍是不足的，對于當前社會經濟發展對事業單位信息化管理水平的要求來講人才仍然存在很大欠缺。

3 加強事業單位檔案管理信息化建設的措施

3.1 加強頂層管理部門的重視程度，提供充足的資金支持

事業單位檔案管理的信息化建設是今后其工作的重要方向，為了進一步促進事業單位檔案管理信息化建設提高，首先加強上級管理部門對現代信息化的認識，提高對網絡設備在檔案管理中利用的程度，加強對檔案管理信息化建設的引導與管理，利于在單位內部形成信息化管理的氛圍，從整體上促進事業單位檔案管理的信息化建設。此外，面對當前事業單位檔案管理信息建設的設備短缺的現象，管理部門應給予積極的支持，專門組建對電腦設備較為熟悉的人員并且對檔案管理也較為熟悉的人員對專門的電腦設備進行采購，并且及時的組建專業的技術團隊對檔案管理的電腦系統進行更新，由此滿足檔案管理的信息化建設對網絡設備的需求。

3.2 建立科學使用的檔案管理體系，提供統一的檔案管理標準

事業單位檔案管理的信息化建設水平的提高必須要在健全完善的檔案管理體系下進行，所以事業單位的應該在自身發展的基礎上，在對社會的信息化建設展望的前提下，提出適合自己的信息化檔案管理體系。信息化檔案管理體系的制定完善應包括制定統一的信息化檔案管理工作流程標準及制定專門的信息化建設管理的制度，這樣為檔案工作人員做好信息化檔案管理工作奠定了重要的制度體系基礎，統一化的檔案管理標準能夠極大的促進檔案管理信息化的建設。

3.3 強化檔案管理人員信息化水皮和專業素質的提高

事業單位檔案管理信息化水平的提高最主要的還是依靠專業化檔案管理人員對電子檔案利用的水平。所以，事業單位在自身發展的基礎上積極的組建條件聘請專業的工作人員，并且在檔案管理部門形成有效的競爭上崗機制，以及激發工作人員的工作素質和工作水平的提高，并且事業單位應該定時的為檔案工作人員提供培訓交流的機會，組織人員在外學習信息化檔案管理的建設，提高專業素質和綜合素質，從而為檔案管理的信息化建設提供配備專業的人員隊伍。

4 結束語

綜上所述，現代化社會的發展信息化的建設使用是當下及未來必要的發展趨勢。事業單位檔案管理模式的信息化建設應從信息化設備的投資利用，在上級管理隊伍的引導下建設高素質的專業人才隊伍，事業單位檔案管理的信息化建設。

參考文獻

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