高校轉(zhuǎn)型發(fā)展期人事檔案管理工作不足及改進(jìn)措施

摘 要：高校人事檔案對(duì)干部、教師的任用、晉級(jí)和制定改革方案有重要的參考作用，是助推高校可持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵因素。為實(shí)現(xiàn)外在宏觀環(huán)境與內(nèi)在微觀對(duì)高校人事檔案管理的綜合訴求，通過對(duì)高校轉(zhuǎn)型發(fā)展期人事檔案管理工作的不足進(jìn)行探析，嘗試提出解決此類問題的有效措施，以期起到拋磚引玉之效。

關(guān)鍵詞：高校；轉(zhuǎn)型期；人事檔案；管理

高校人事檔案是教師、干部、工人的個(gè)人經(jīng)歷和社會(huì)實(shí)踐的記錄，是其思想品質(zhì)、業(yè)務(wù)能力和工作情況的反映，是歷史地、全面地考察、了解和正確選拔人才，選賢舉能、知人善任的重要依據(jù)。但在高校轉(zhuǎn)型發(fā)展期的今天，隨著高校教育教學(xué)和管理體制改革的不斷深化，傳統(tǒng)的人事管理體制和制度的不完善，嚴(yán)重地制約了高校管理效能和持續(xù)發(fā)展，從而使高校人事檔案管理工作也越來越重要，確保人事檔案的真實(shí)性、完整性、安全性和有效性，成為高校轉(zhuǎn)型發(fā)展期人事檔案管理亟須解決的首要問題。

1 高校轉(zhuǎn)型發(fā)展期人事檔案管理工作存在的不足

1.1 人事檔案管理人員專業(yè)性弱，人員配備不得力

當(dāng)前，各高校普遍對(duì)人事檔案管理人員的人事安排及其重視程度普遍不夠，存在著人事檔案管理人員的文化層次低、年齡偏大，不能夠掌握現(xiàn)代科技管理技術(shù)，缺乏開拓意識(shí)，充當(dāng)著保管員的角色，體現(xiàn)不出檔案的利用價(jià)值，嚴(yán)重滯后于當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的步伐。從人事檔案管理員自身來講，“看堆守?cái)偂薄⒈粍?dòng)服務(wù)狀況還很普遍，不能積極主動(dòng)地提供服務(wù)，缺乏檔案意識(shí)，一些材料也不能及時(shí)入檔，失去了檔案材料的可靠完整性，一定程度上阻塞了高校事業(yè)的發(fā)展。

1.2 人事檔案內(nèi)容單一，不能如實(shí)全面反映真實(shí)情況

人事檔案的形成是一個(gè)動(dòng)態(tài)的過程，不是整理一次就能結(jié)束的，而是隨著個(gè)人成長過程（每年的年度考核表、工資薪級(jí)普調(diào)表，還有部分教職工職稱評(píng)審表、干部任免表、組織發(fā)展材料、學(xué)歷學(xué)位材料等）不斷形成的。大多高校人事檔案中缺少對(duì)個(gè)人“德”、“能”、“勤”、“績”的記載。許多人事檔案材料中關(guān)于教職工的教學(xué)水平、業(yè)務(wù)能力、科研能力、創(chuàng)新能力、創(chuàng)造的業(yè)績、工作表現(xiàn)方面的材料寥寥無幾，人事檔案材料的簡單化、雷同化現(xiàn)象，千篇一律，失去了真正意義上的參考作用。人事檔案是一個(gè)人在社會(huì)實(shí)踐中的真實(shí)記，是以真實(shí)為前提的。檔案材料的真實(shí)性是人事檔案的關(guān)健所在，是發(fā)揮其參考價(jià)值的墓礎(chǔ)和前提。如果人事檔案材料存在著失真現(xiàn)象，其喪失了真實(shí)性、嚴(yán)肅性、權(quán)威性，給人事部門辦理離退休、調(diào)資晉級(jí)、專業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)聘工作帶來很多困難。人事檔案內(nèi)容重點(diǎn)的政審材料轉(zhuǎn)換到反映個(gè)人發(fā)展變化，才能做到觀其卷、知其人、用其才的目的。

1.3 人事檔案管理和方法與高校轉(zhuǎn)型發(fā)展不匹配

在知識(shí)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的今天，人事檔案賴以生存的基礎(chǔ)是對(duì)其充分挖掘和利用，高校人事檔案可以說是一座內(nèi)容相當(dāng)豐富的信息資源庫。高校應(yīng)將人事檔案管理的重心從實(shí)體管理轉(zhuǎn)移到網(wǎng)絡(luò)信息化，僅靠傳統(tǒng)的手工保管的管理模式來管理干部人事檔案工作量大，效率低，準(zhǔn)確性差，與科學(xué)化、現(xiàn)代化要求差距甚大，人事檔案管理科技含量低，已遠(yuǎn)不能適應(yīng)和滿足高校轉(zhuǎn)型快速發(fā)展的需要，從而嚴(yán)重制約了檔案管理工作的發(fā)展。

2 高校轉(zhuǎn)型發(fā)展期人事檔案管理工作的改進(jìn)措施

基于高校在轉(zhuǎn)型發(fā)展期人事檔案管理工作的尷尬際遇，積極建構(gòu)合理的具有理性的人事檔果管理制度，應(yīng)從以下幾個(gè)方面進(jìn)行改進(jìn)：

2.1 充實(shí)人事檔案隊(duì)伍， 實(shí)現(xiàn)管理人員的規(guī)范化

在高校轉(zhuǎn)型發(fā)展期，要求高校人事檔案工作人員要更新觀念，適應(yīng)轉(zhuǎn)型發(fā)展要求，高校領(lǐng)導(dǎo)要根據(jù)社會(huì)和學(xué)校的轉(zhuǎn)型發(fā)展對(duì)人事檔案工作的需求，制定人事檔案工作發(fā)展規(guī)劃，提高人事檔案管理工作的軟硬件水平，建立健全人事檔案管理工作的各項(xiàng)規(guī)章制度，使人事檔案工作有章可循。要充分意識(shí)實(shí)現(xiàn)人事檔案最大化利用，需加大人事改革力度，一改過去因“人”設(shè)崗為因“事”設(shè)崗，體現(xiàn)“人”的管理與“事”的管理相結(jié)合的現(xiàn)代化的管理思想，充實(shí)穩(wěn)定人事檔案隊(duì)伍。人事檔案管理工作人員自身必須提高業(yè)務(wù)素質(zhì)和相關(guān)技能知識(shí)，掌握現(xiàn)代化管理手段，增強(qiáng)科學(xué)的管理能力，合理有效使用人事檔案數(shù)據(jù)庫，通過信息統(tǒng)計(jì)，對(duì)個(gè)人政績、業(yè)績提供量化依據(jù)，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)對(duì)人事檔案的完整、準(zhǔn)確、規(guī)范、動(dòng)態(tài)、立體管理，全面服務(wù)于學(xué)校的轉(zhuǎn)型發(fā)展。

2.2 豐富人事檔案內(nèi)容，全面反映真實(shí)情況

在高校轉(zhuǎn)型發(fā)展期，人事檔案對(duì)教職員工的發(fā)展等方面的參考作用越來越受到重視，這就要求人事檔案中每份材料的來源和內(nèi)容一定要真實(shí)可靠，必須經(jīng)過嚴(yán)格的鑒別和認(rèn)真的審查核實(shí)。人事檔案管理工作人員要定期增加對(duì)個(gè)人“德”、“能”、“勤”、“績”的記載，適時(shí)更新教職員工的教學(xué)水平、業(yè)務(wù)能力、科研能力、創(chuàng)新能力、創(chuàng)造的業(yè)績、工作表現(xiàn)方面的材料，力求最大限度的全面反映個(gè)人真實(shí)情況。

2.3 引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理方法和手段

當(dāng)今時(shí)代是一個(gè)高度信息化的時(shí)代，面對(duì)信息對(duì)各個(gè)領(lǐng)域的沖擊，高校人事檔案的管理也應(yīng)積極去應(yīng)對(duì)。尤其在轉(zhuǎn)型發(fā)展期，高校更要投入足夠的人力、物力、財(cái)力，充分發(fā)揮信息化在人事檔案管理中的作用，及時(shí)擯棄傳統(tǒng)的人工管理方法人事檔案，實(shí)現(xiàn)與學(xué)校信息化管理的零對(duì)接。充分利用先進(jìn)的科技手段，加快對(duì)人事檔案軟件系統(tǒng)的升級(jí)更新，加大高校人事檔案工作信息化建設(shè)的力度。人事檔案管理工作人員也應(yīng)緊抓學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案相關(guān)知識(shí)，不斷提高自身素質(zhì)， 完善自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)，為學(xué)校轉(zhuǎn)型發(fā)展做出自己的貢獻(xiàn)。

綜上所述，處于大規(guī)模轉(zhuǎn)型發(fā)展期的高校，只要充分認(rèn)識(shí)人事檔案管理工作的種種不足，并能緊跟時(shí)代發(fā)展趨勢，與時(shí)俱進(jìn)，積極探索解決人事檔案管理工作存在問題的方法，就能使我國高校人事檔案管理工作會(huì)更加出色。

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作者簡介

高建明（1982-），男，漢族，山東沂南人，碩士研究生，館員，主要從事高校畢業(yè)生檔案管理工作和研究。