信息化建設在社區(qū)檔案管理中的應用研究

摘 要：隨著信息化時代的來臨及城市管理的日漸成熟，現代社會對社區(qū)服務管理的要求不斷提升，在信息化時代背景下，信息的流動量大、流動范圍廣，社區(qū)檔案管理作為城市民眾信息管理的重要部門，應在加強檔案管理規(guī)范化建設的基礎上，不斷提升信息化建設水平，以滿足社區(qū)群眾對檔案信息的需求，同時，利用信息化建設，還能有效提高社區(qū)檔案信息的利用率。本文在闡述社區(qū)檔案管理信息化建設內容的基礎上，結合工作實踐，分析信息化建設在社區(qū)檔案管理工作中的優(yōu)勢，并進一步探索信息化建設在社區(qū)檔案管理中的應用對策。

關鍵詞：信息化建設；社區(qū)；檔案管理；優(yōu)勢；對策

1 社區(qū)檔案管理工作概述

目前，大部分社區(qū)按照檔案管理規(guī)范的要求，加強了信息化建設，總體來看，社區(qū)檔案信息化主要涵蓋了以下幾個層面的內容。一是對居民個人、家庭信息的檔案信息化，社區(qū)居民個人及家庭信息使社區(qū)日常管理工作需要掌握的基本信息，為了更加全面地理解居民流動、教育等情況，社區(qū)需要聯合民政、檔案管理等相關部門，對居民進行逐戶登記，利用信息技術采集、記錄居民信息，建立居民個人及家庭檔案，進而為開展針對性的社區(qū)服務活動及人口普查工作創(chuàng)造便利的條件。不僅如此，對居民個人、家庭檔案信息化，也有利于社區(qū)更好地開展服務管理。二是建立特殊居民需求檔案，針對社區(qū)居民的實際情況，對特殊居民的需求建立信息化檔案，以便更加及時、有效地滿足居民的特殊需求，如對下崗、失業(yè)人員進行登記，建立特殊需求檔案，對他們的特長、職業(yè)發(fā)展要求作出細化記錄，從而為他們提供更具個性化的培訓，并提高他們尋找工作的機會。另外，針對一些居民家庭的家政需求，也可以建立服務需求檔案，并及時更新，對居民的保潔保姆等服務需求提供更多的選擇。三是社區(qū)居民健康信息檔案，包括社區(qū)居民的年齡、疾病類型、病況及參保形式進行記錄，便于更好地開展社區(qū)醫(yī)療保障，進而為提高居民健康生活品質提供更加切實的指導，另外，健康檔案還可以為社區(qū)開展疾病預防、計劃生育、健康計劃等管理服務工作提供深入的指導。四是城市流動人口信息檔案信息化，城鎮(zhèn)化水平的提升加快了人口流動，流動人口是現代城市管理的重要內容，以社區(qū)為單位建立城市人口流動信息檔案，能夠更加全面地掌握城市人口流動情況，不僅可以提高社區(qū)幫助流動人口解決實際問題的自主性，還能夠為城市管理政策的制定提供科學合理的依據。

2 信息化建設對社區(qū)檔案管理的優(yōu)勢

2.1 信息化建設促進了對檔案的利用

傳統(tǒng)的社區(qū)檔案信息管理，只重視對檔案的保管，忽視了對檔案的利用，在信息化建設下的社區(qū)檔案管理，能夠滿足社區(qū)居民對檔案日益提升的需求，提高社區(qū)檔案工作服務的水平。通過檔案信息化建設，居民的信息能夠突破時空的限制，根據居民生活、工作及城市管理的需要，提供準確、高效的檔案信息查詢及應用。

2.2 促進了信息資源共享

信息化建設為社區(qū)實現信息資源共享提供了有利的條件，一方面，信息化建設有利于社區(qū)突破地域、部門的限制，采集到社區(qū)居民管理需要的信息。另一方面，社區(qū)也能夠根據相關的法律規(guī)章，實現與社區(qū)各部門、管理機構的信息共享，增進了現代城市檔案管理工作的協調性，有序性。避免了因信息重復采集、處理而引起的資源浪費，提高了信息統(tǒng)計、應用的效率。

2.3 降低了社區(qū)檔案管理的成本

社區(qū)檔案管理的成本主要有人力、物力等，信息化建設通過信息技術，將海量的信息存儲在網絡、計算機等平臺中，降低了人工對紙質檔案的處理要求，促進了檔案管理的信息化，不僅能夠為社區(qū)、地方政府提供準確、全面的檔案信息，也為行政管理節(jié)省了交通、時間成本。

2.4 為居民提供更加便捷的服務

信息化時代，人們對信息的提取、處理要求逐漸增強，社區(qū)檔案管理的信息化建設，能夠將社區(qū)居民日常生活的重要信息覆蓋其中，進而為居民辦理各項事務提供更加便捷、高效的服務，使居民減少處理事務的麻煩，促進了人性化服務管理水平的提升。

3 信息化建設對社區(qū)檔案管理的應用

3.1 完善信息化建設的相關制度

制度是信息化建設的基礎，在社區(qū)檔案管理建設中，除了要根據相關的法律，對信息采集、登記做出依法治檔外，還應該結合社區(qū)檔案管理規(guī)范化的實際，對信息化建設的內容、程序、責任等做出明確、詳細的規(guī)定，針對信息化建設效率高或在信息化建設中出現違法違紀的社區(qū)或人員，采取嚴格的獎懲措施，以加強檔案信息的安全，保障居民隱私權益。

3.2 加強對社區(qū)檔案管理軟件的開發(fā)力度

社區(qū)檔案管理信息化建設，除了要加強行政主管部門的支持外，還應該聯合社會信息技術資源，將社區(qū)、街道檔案管理部門的檔案管理內容、目標等進行整合，促進檔案管理軟件的開發(fā)與研制，同時，對不同部門、人員的使用權限做出限定，不斷提高社區(qū)檔案信息化的水平。

3.3 加強社區(qū)檔案信息化網絡管理

社區(qū)檔案管理信息化是電子政務建設的組成部分，在社區(qū)檔案管理信息化建設中，應緊密結合電子政務發(fā)展的要求及動態(tài)，聯系居民實際，有針對性地建立居民信息數據庫，如特殊需求數據庫、計劃生育數據庫、流動人口數據庫、健康服務數據庫等，并將數據信息與政府相關主管部門聯系起來，促進政務辦公信息化，進而為居民提供更加全面、優(yōu)質的公共服務。

3.4 加大社區(qū)檔案信息化建設的投入

計算機、網絡信息技術等是社區(qū)檔案管理信息化建設的基礎，為了減輕社區(qū)檔案管理工作的壓力，推進社區(qū)檔案網絡化管理，社區(qū)應結合實際，科學、合理地加大對基礎設備的投入，為完善信息化設施建設提供充足的經費保障，不僅如此，對于社區(qū)檔案管理信息化建設經費應做到專款專用，可以采用政府采購等方式，改善社區(qū)檔案管理信息化建設硬件水平，為社區(qū)檔案管理信息化發(fā)展提供堅實的保障。

3.5 加強對信息化人才的培養(yǎng)

在社區(qū)檔案管理工作中，除了要以科學、合理的機制引進專業(yè)的信息化建設人才外，還可以根據社區(qū)檔案管理的需要，結合多元化的培訓方式，增強社區(qū)檔案管理工作人員的信息素養(yǎng)，通過有針對性的培訓，激勵相關人員提升計算機知識與技能，建立一支復合型人才隊伍，為推進社區(qū)檔案管理信息化建設持續(xù)、穩(wěn)定開展奠定堅實的基礎。

3.6 豐富檔案管理服務的信息化內容

作為公共服務的重要平臺，社區(qū)檔案管理應結合居民的實際困難及需求，利用信息化豐富檔案管理服務內容，為居民提供優(yōu)質、可靠的服務，一方面，社區(qū)可以聯合其他公共服務平臺，打造人性化咨詢服務窗口，針對居民關注的社會保障、住房、醫(yī)療、戶籍、計劃生育、教育等民生重大問題，提供多種形式的查詢服務。向公眾公開相關文件、主要信息等，便于群眾在最短的時間內獲得需要的信息。另一方面，社區(qū)可以聯合周邊的資源，利用信息化網絡平臺，將居民日常生活相關的商業(yè)、服務信息進行歸類、整理，為居民提供生活化、有價值的信息服務，如小區(qū)物業(yè)管理、家政服務、金融理財、法律服務等，拓寬社區(qū)為居民服務的途徑，增強社區(qū)為居民解決困難的能力。

4 結論

綜上所述，社區(qū)檔案管理信息化建設是社區(qū)管理發(fā)展的必然要求及趨勢，信息化建設有利于社區(qū)檔案管理效率、質量的提升，有利于社區(qū)為居民開展形式多樣、高效優(yōu)質的服務。為提升社區(qū)檔案信息化管理水平，社區(qū)不僅要結合實際，加大對信息化基礎設施的投入，還應該緊密聯系群眾、聯合政府相關主管部門、相關公共服務機構，將居民需要的不同信息進行歸類、整理，并通過便捷的平臺滿足居民的信息需求，為提高城市生活、管理質量提供更加強勁的動力。

參考文獻

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作者簡介

王艷，漢，本科，天津。