民辦高校檔案管理芻議

吳一非

摘 要：檔案工作是民辦高校重要的基礎性工作。本文闡述了民辦高校檔案管理的作用和意義：促進學校的內涵發展、傳承學校精神、為學校處理各種問題和上級評審提供憑證和依據。分析了民辦高校檔案工作存在的問題，并針對這些問題，提出了加強民辦高校檔案管理的措施。

關鍵詞：民辦高校；檔案管理；措施

由于國家政策的大力支持和高等教育改革的不斷深入，民辦高等教育得到了空前的發展，已經成為我國高等教育的一個重要的組成部分。然而，民辦高等教育和公辦高等教育相比，發展的時間還短，還存在著許多亟待解決的問題，檔案管理就是其中非常突出的一項。

1 民辦高校檔案管理的作用和意義

1.1 促進學校的內涵發展

民辦高校檔案是民辦高校發展歷程的真實寫照，它記錄了學校發展的基本理念，學校管理的基本經驗，教師隊伍的發展狀況，學生學習就業的基本情況，學校在教育教學方面形成的特色，學校教學設施設備發展狀況，這些都為學校內涵發展提供了很好的借鑒和經驗。任何一個學校的發展都必須植根于“自身”，都必須根據“自身”的情況，來確定今后的發展理念，確定學校的發展方向，思考如何定位，是辦應用型大學，還是辦教學型大學，還是辦教學研究型大學，如何進行專業建設、師資隊伍建設，如何以人為本，加強管理，提高人才培養質量，提高科研水平，很好地為社會服務。

1.2 傳承學校精神

民辦高校的檔案記錄了創業者奮斗的足跡，記錄了創業者為了振興教育而付出的艱辛努力，這里邊蘊含了可貴的思想品德和精神內核。學校有關部門可以利用檔案編寫校史、舉辦展覽、舉辦專題報告會，詳細介紹學校艱苦奮斗，由小變大，由弱變強的發展歷程。這對學校的精神傳承極為重要。一個學校要想可持續發展，它的“學校精神”必須不斷升華，“學校精神”對教師會產生重大影響，會激勵教師不斷提高自身的思想道德水平，提高自己教書育人的能力，為人才培養做出自己的貢獻。

1.3 為學校處理各種問題和上級評審提供憑證和依據

學校的檔案是學校教育教學活動的原始記錄，內容廣泛，涉及到學校所有的人財物。比如涉及到人的有教職工檔案，教職工檔案里有個人履歷材料、自傳材料、政審材料、入黨入團材料、工資待遇材料、科研成果材料和獲獎材料等，這些可以為教職工的提拔、職稱的評審和工資的晉升提供可靠的憑證和依據。再如涉及到人的還有學籍檔案，學籍檔案真實地記錄了每一位學生在學校的學習經歷，主要內容有：學生入學登記表、學籍卡、在校學生名冊、學生成績冊、學生社會實踐登記表和學生獎懲材料等，這些都為學生鑒定，用人單位需求提供可靠的憑證和依據。

2 民辦高校檔案管理存在的問題

從整體情況看，上5星級的民辦高校檔案工作做得比較好，有的比公辦高校還規范，比如黃河科技學院，1999年11月，就達到了國家檔案管理標準一級。但是，很多民辦高校在檔案管理方面存在較多問題，歸納起來，有以下幾項：

2.1 檔案管理意識淡薄，重視程度低

相當一批民辦高校檔案意識淡薄，對檔案工作重視程度低。學校領導沒有認識到檔案工作的重要作用和意義，沒有把檔案工作納入學校整體發展規劃，列入重要工作議事日程，分工不明，職責不清，使檔案工作處于可有可無的狀態，遠遠落后于學校的專業建設、實驗室建設、師資隊伍建設。學校的教職工也沒有意識到檔案的重要性，常常把應該及時歸檔的材料滯留身邊，甚至遺失。

2.2 檔案管理制度不健全

很多民辦高校檔案管理制度不健全，檔案的收集、整理、立卷、保管、利用沒有一個完善的工作制度。要么制度大而空，不具體，不具操作性；要么制度不嚴謹、不科學，實行起來，造成很多工作漏洞；要么制度是從公辦高校簡單移植過來的，不符合學校的實際情況，無法實行。制度是有序工作的基本保障，沒有完善的工作制度，工作無法可依，無章可循，工作必然失序，各個環節必然出現問題。如檔案收集不齊，殘缺不全；檔案分類混亂，不具客觀性，不具邏輯性，不具實用性；檔案保管不得法，使檔案不斷受到磨損，安全難以得到保障；檔案得不到有效的開發，得不到很好的利用，許多檔案長期休眠。

2.3 檔案管理隊伍不穩定，整體素質偏低

民辦高校在用人機制上大多采用聘用制，人員聘期短，流動快，頻繁更替，造成檔案管理隊伍不穩定，業務生疏。民辦高校檔案管理專職人員嚴重缺乏，有的只有一個專職管理人員，有的連一個專職管理人員也沒有，全由兼職人員兼管。兼職人員又有其它工作，沒有更多的精力投入到檔案管理工作中。檔案管理人員普遍缺乏系統的專業知識、專業技能，許多人不能勝任檔案工作。

2.4 檔案基礎設施滿足不了檔案工作需要

學校沒有符合《高等學校檔案管理辦法》（教育部2008年27號令）要求的檔案館或綜合檔案室。一是檔案存放庫房面積小，涉密檔案沒有專門庫房；二是檔案存放設備陳舊老化；三是檔案現代化管理設備缺乏；四是防火、防盜、防漬、防有害生物設施不到位。造成這些問題的原因是學校沒有把檔案工作所需要的經費像專業建設、實驗室建設那樣納入學校預算。經費不能得到保障，檔案工作所需要的庫房、設施設備便不能滿足工作需要，檔案工作便滯后于學校其他工作。

3 加強民辦高校檔案管理的措施

3.1 提高對檔案工作重要作用和意義的認識，增強檔案管理意識

學校領導要把檔案工作納入學校整體發展規劃，列入重要工作議事日程，明確職責，明確分工。學校主要領導親自抓，分管領導具體抓，各院系、各職能部門配合抓，工作人員各司其職，各負其責，上下左右形成合力，齊抓共管。學校教職工也要增強檔案意識，真正認識到，加強檔案建設，既關乎學校發展大局，也關乎自己的切身利益，自己的職稱評定，提拔晉級也和檔案有密切關系。工作中產生的一些需要歸檔的材料要及時歸檔，確保檔案收集的完整性。

3.2 要切實加強檔案管理制度建設

制度是工作的保障，任何一項工作，沒有一套完善的工作制度，工作的效率和質量就難以保障。檔案管理同樣如此。學校應該針對檔案工作存在的問題，建立完善各項工作制度，如檔案收集制度、整理歸檔制度、保管制度、開發利用制度，并建立相應的實施細則。制度建設一是要注意嚴謹性、科學性，沒有漏洞；二是要符合學校的實際，有針對性，避免對上級文件和先進單位經驗簡單的移植和套搬套用。三是要具有可操作性，要具體，不空泛。光有完善的工作制度還不行，還要抓執行、抓落實，在執行落實中形成一種有效的工作機制，靠工作機制的運行去推動工作。

3.3 建立一支穩定的高素質的檔案管理隊伍

要配足配齊檔案專職工作人員，要充實檔案兼職工作人員，形成一支專兼職相結合的檔案管理隊伍。要采取切實措施，穩定這支隊伍，要支持檔案工作人員的工作，對于他們取得的成績，要及時表彰鼓勵。要多傾聽他們的訴求，多關心他們的生活，使他們能夠安下心來，全身心投入工作。檔案工作是一項專業性很強的工作，要支持檔案工作人員的專業學習和進修，要定期組織對他們的業務培訓，使他們能夠具備系統的專業知識和專業技能，勝任檔案工作。

3.4 要切實加強檔案基礎設施建設，滿足檔案工作的需要

學校要設立檔案管理工作專項經費，并納入預算，確保經費投入到位。學校要按《高等學校檔案管理辦法》（教育部2008年27號令）的要求建立檔案館或綜合檔案室，涉密檔案要有專門的庫房。要更新老舊設備，增添檔案管理現代化需要的設備。防火、防盜、防漬和防有害生物設施要到位。確保物質條件能夠滿足檔案工作的需要。