淺析利用信息化手段管理傳統檔案

摘 要：科技的進步使得網絡技術已漸漸的被應用于各個領域，并展現出網絡的極大優勢，各行業的管理水平也不斷被提高。網絡環境下檔案信息越來越豐富，利用網絡技術和信息化手段對傳統檔案進行管理，是適應信息化社會發展的趨勢。本文通過比較和分析信息化手段和傳統管理手段的不同，并針對實際，詳細的闡述了網絡環境下，利用信息化管理的手段管理傳統檔案的利弊。

關鍵詞：信息化；網絡技術；管理；傳統檔案

二十一世紀是信息化時代，科技的迅猛發展帶動了人類的進步，使人類社會正漸漸向信息化社會邁進，網絡技術和信息在人們的日常生活中發揮著越來越大的作用。而隨著信息化社會的到來，用傳統的管理方式管理檔案已經漸漸不能適應社會的發展，利用信息化手段對傳統檔案進行管理已經成為檔案行業亟待解決的新課題。

1 信息化管理手段的必要性

在傳統的檔案管理模式中，檔案載體主要是實體，包括紙質、照片等，如果純手工進行操作管理，實現檔案的收集、整理、保管和統計等工作，不僅工作量大，要投入大量的人力和時間，而且如果操作不當極易造成檔案的損毀。并且有時候可能因為檔案數量的繁多龐雜，及時檔案管理部門投入大量的人力物力也無法完成對這些檔案材料的信息加工和提煉，導致在很大程度上，大量的檔案信息資源被閑置，造成資源的浪費。因此，改善傳統的檔案管理模式已不容置疑。科技的發展，使信息技術滲入到社會的各個領域中，其極大的優勢不容忽視。而檔案是一切生產和生活體驗的記錄，是我們生活的重要資料。隨著生活方式的改變，人們對檔案的利用方式也在不斷地發生著變化，在檔案的形成、傳遞、存儲和利用等方面的管理也因信息化的普及發生著相應的變化，利用信息化手段對傳統檔案信進行管理勢在必行。

2 信息化手段與傳統管理手段的差異

1.傳統檔案的管理主要是人工操作將需要整理的檔案資料形成后進行分類、編目，然后資料進行統一后歸檔存儲。但是信息化管理手段可以在檔案資料形成的同時進行管理，并采用先進的技術，建立數據庫，對所有檔案進行分類、編號，根據數據庫的統一規定進行歸檔，如果歸檔錯誤，也可以借用信息化技術進行查找隨時修改。而且利用網絡進行信息傳遞，更加方便快捷，可以使檔案部門能夠快速地獲得信息，方便信息的及時更新，節省了時間，提高工作效益。

2.利用信息化手段進行檔案管理，不僅可以將不同載體形式的檔案存儲在硬盤上，節省了空間。而且，避免了因保存檔案資料而投入大量保管經費，卻仍不可避免的造成檔案的損壞，信息化管理可將檔案進行備份，節省大量經費。

3.由于傳統檔案多為紙質版等實物，且數量龐大，查找起來費時費力。加上一些檔案因為有查看權限必須向上級申請，經授權才能查看，浪費大量的時間。甚至，花費大量時間和人力后仍查找不到，管理模式太過于復雜。而利用信息化的手段進行管理，數字化的存儲方式，使得使用者查找起來特別容易。凡是有登錄權限的人都可以進行檢索查找，節省了時間和人力。

3 信息化管理模式與傳統檔案管理手段并存

通過上述比較，可以發現信息化方式對檔案的管理不僅方便快捷，而且能提高工作效率，但信息化管理檔案也有很多缺點，比如容易被修改、載體不定等。要想提高檔案管理的效率，應該將信息化管理方式和傳統管理模式相結合。

1.傳統檔案是信息化檔案的基礎

信息化方式的檔案信息資源是以紙質檔案為基礎。目前利用信息化手段對檔案的管理方式并沒有被大量的普及，很大部分的檔案仍是通過傳統的收集方式進行整理成紙質檔案后，才被輸入計算機，存儲為電子檔案信息的。因此，信息化檔案的形成過程需要傳統的紙質檔案。

2.傳統檔案的作用無法取代

信息化方式管理檔案不要求信息和載體必須在一起，因此就使得檔案內容很容易被更改。如果電子檔案在網絡上遭遇病毒，整個電子系統就可能被破壞，使檔案信息受到損壞。而且信息化管理要求工作人員的計算機技術很高，操作非常謹慎，操作稍有不慎就有可能造成很大的損失。而相比之下，傳統的檔案在存儲后，不易被更改，一般來說，如果紙質材料保管得當，可以存留很長時間。因此，傳統檔案的地位無法被電子檔案取代

4 信息化手段的使用

電子檔案資源可以被重復使用，能夠更好地實現檔案資源的價值。利用信息化手段對傳統檔案進行管理可以從以下幾方面進行：

1.提高相關部門的認識，充分了解檔案信息系統的科學化和現代化，加大對檔案管理工作的支持，增加經費投入，提供網絡設備，做好基礎設施建設的工作。工作人員要轉變傳統觀念，增強信息化管理意識。

2.信息化管理傳統檔案還需要將檔案信息數字化，并以此為基礎，其他環節的建設都是在此基礎之上。信息化管理需要改變以紙質檔案管理為主的模式，將紙質版信息進行數字化處理，通過電子掃描，轉化為數字形式，用計算機直接管理；為了確保今后的檔案以電子形式為主，在檔案接收的同時進行數字化處理。通過科學的數字化的管理模式，利用計算機直接管理檔案，通過電子郵件實現資源共享。

3.為了實行檔案信息化管理，還需要高素質的檔案管理人員。所以要加強管理人員的技術培訓，增強他們的信息化意識，通過掌握現代技術，及時了解檔案信息化手段的應用，便于開展檔案管理工作。工作者還應該充分意識到自己的責任，不斷學習，提高自己的工作水平。

4.想全面的推行信息化手段管理傳統檔案，還需要有完善的管理制度，用來約束和明確責任。科學的管理制度可以提高工作效率，實現檔案資源共享。因此，制定規范的信息化檔案管理制度，明確相關的責任人，分工協作，能夠確保信息化檔案管理工作的順利進行。

5 結束語

利用信息化手段加強對傳統檔案的管理，借助高科技和網絡技術，不僅便于檔案的收集、保存、使用和管理，而且節約了大量的空間、人力、物力以及管理經費等，提高了工作效率。由于電子化的檔案利用起來更便捷，減少了傳統紙質版檔案被閑置而浪費的情況，提高了資源的利用率。雖然利用信息化管理手段對傳統檔案進行管理有很大的優勢，但是，傳統紙質版檔案的管理有很多無可替代的優勢，因此，將兩種方式結合起來，才能更好地實現對檔案的管理，這樣檔案信息才能充分的發揮應有作用。

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作者簡介

王志文（1963-），女，天津薊縣，天津市薊縣人力資源和社會保障局，研究方向：副研究館員。