淺析利用信息化手段管理傳統(tǒng)檔案

摘 要：科技的進(jìn)步使得網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已漸漸的被應(yīng)用于各個(gè)領(lǐng)域，并展現(xiàn)出網(wǎng)絡(luò)的極大優(yōu)勢(shì)，各行業(yè)的管理水平也不斷被提高。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息越來(lái)越豐富，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息化手段對(duì)傳統(tǒng)檔案進(jìn)行管理，是適應(yīng)信息化社會(huì)發(fā)展的趨勢(shì)。本文通過(guò)比較和分析信息化手段和傳統(tǒng)管理手段的不同，并針對(duì)實(shí)際，詳細(xì)的闡述了網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，利用信息化管理的手段管理傳統(tǒng)檔案的利弊。

關(guān)鍵詞：信息化；網(wǎng)絡(luò)技術(shù)；管理；傳統(tǒng)檔案

二十一世紀(jì)是信息化時(shí)代，科技的迅猛發(fā)展帶動(dòng)了人類(lèi)的進(jìn)步，使人類(lèi)社會(huì)正漸漸向信息化社會(huì)邁進(jìn)，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息在人們的日常生活中發(fā)揮著越來(lái)越大的作用。而隨著信息化社會(huì)的到來(lái)，用傳統(tǒng)的管理方式管理檔案已經(jīng)漸漸不能適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，利用信息化手段對(duì)傳統(tǒng)檔案進(jìn)行管理已經(jīng)成為檔案行業(yè)亟待解決的新課題。

1 信息化管理手段的必要性

在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，檔案載體主要是實(shí)體，包括紙質(zhì)、照片等，如果純手工進(jìn)行操作管理，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保管和統(tǒng)計(jì)等工作，不僅工作量大，要投入大量的人力和時(shí)間，而且如果操作不當(dāng)極易造成檔案的損毀。并且有時(shí)候可能因?yàn)闄n案數(shù)量的繁多龐雜，及時(shí)檔案管理部門(mén)投入大量的人力物力也無(wú)法完成對(duì)這些檔案材料的信息加工和提煉，導(dǎo)致在很大程度上，大量的檔案信息資源被閑置，造成資源的浪費(fèi)。因此，改善傳統(tǒng)的檔案管理模式已不容置疑。科技的發(fā)展，使信息技術(shù)滲入到社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域中，其極大的優(yōu)勢(shì)不容忽視。而檔案是一切生產(chǎn)和生活體驗(yàn)的記錄，是我們生活的重要資料。隨著生活方式的改變，人們對(duì)檔案的利用方式也在不斷地發(fā)生著變化，在檔案的形成、傳遞、存儲(chǔ)和利用等方面的管理也因信息化的普及發(fā)生著相應(yīng)的變化，利用信息化手段對(duì)傳統(tǒng)檔案信進(jìn)行管理勢(shì)在必行。

2 信息化手段與傳統(tǒng)管理手段的差異

1.傳統(tǒng)檔案的管理主要是人工操作將需要整理的檔案資料形成后進(jìn)行分類(lèi)、編目，然后資料進(jìn)行統(tǒng)一后歸檔存儲(chǔ)。但是信息化管理手段可以在檔案資料形成的同時(shí)進(jìn)行管理，并采用先進(jìn)的技術(shù)，建立數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)所有檔案進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)，根據(jù)數(shù)據(jù)庫(kù)的統(tǒng)一規(guī)定進(jìn)行歸檔，如果歸檔錯(cuò)誤，也可以借用信息化技術(shù)進(jìn)行查找隨時(shí)修改。而且利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行信息傳遞，更加方便快捷，可以使檔案部門(mén)能夠快速地獲得信息，方便信息的及時(shí)更新，節(jié)省了時(shí)間，提高工作效益。

2.利用信息化手段進(jìn)行檔案管理，不僅可以將不同載體形式的檔案存儲(chǔ)在硬盤(pán)上，節(jié)省了空間。而且，避免了因保存檔案資料而投入大量保管經(jīng)費(fèi)，卻仍不可避免的造成檔案的損壞，信息化管理可將檔案進(jìn)行備份，節(jié)省大量經(jīng)費(fèi)。

3.由于傳統(tǒng)檔案多為紙質(zhì)版等實(shí)物，且數(shù)量龐大，查找起來(lái)費(fèi)時(shí)費(fèi)力。加上一些檔案因?yàn)橛胁榭礄?quán)限必須向上級(jí)申請(qǐng)，經(jīng)授權(quán)才能查看，浪費(fèi)大量的時(shí)間。甚至，花費(fèi)大量時(shí)間和人力后仍查找不到，管理模式太過(guò)于復(fù)雜。而利用信息化的手段進(jìn)行管理，數(shù)字化的存儲(chǔ)方式，使得使用者查找起來(lái)特別容易。凡是有登錄權(quán)限的人都可以進(jìn)行檢索查找，節(jié)省了時(shí)間和人力。

3 信息化管理模式與傳統(tǒng)檔案管理手段并存

通過(guò)上述比較，可以發(fā)現(xiàn)信息化方式對(duì)檔案的管理不僅方便快捷，而且能提高工作效率，但信息化管理檔案也有很多缺點(diǎn)，比如容易被修改、載體不定等。要想提高檔案管理的效率，應(yīng)該將信息化管理方式和傳統(tǒng)管理模式相結(jié)合。

1.傳統(tǒng)檔案是信息化檔案的基礎(chǔ)

信息化方式的檔案信息資源是以紙質(zhì)檔案為基礎(chǔ)。目前利用信息化手段對(duì)檔案的管理方式并沒(méi)有被大量的普及，很大部分的檔案仍是通過(guò)傳統(tǒng)的收集方式進(jìn)行整理成紙質(zhì)檔案后，才被輸入計(jì)算機(jī)，存儲(chǔ)為電子檔案信息的。因此，信息化檔案的形成過(guò)程需要傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案。

2.傳統(tǒng)檔案的作用無(wú)法取代

信息化方式管理檔案不要求信息和載體必須在一起，因此就使得檔案內(nèi)容很容易被更改。如果電子檔案在網(wǎng)絡(luò)上遭遇病毒，整個(gè)電子系統(tǒng)就可能被破壞，使檔案信息受到損壞。而且信息化管理要求工作人員的計(jì)算機(jī)技術(shù)很高，操作非常謹(jǐn)慎，操作稍有不慎就有可能造成很大的損失。而相比之下，傳統(tǒng)的檔案在存儲(chǔ)后，不易被更改，一般來(lái)說(shuō)，如果紙質(zhì)材料保管得當(dāng)，可以存留很長(zhǎng)時(shí)間。因此，傳統(tǒng)檔案的地位無(wú)法被電子檔案取代

4 信息化手段的使用

電子檔案資源可以被重復(fù)使用，能夠更好地實(shí)現(xiàn)檔案資源的價(jià)值。利用信息化手段對(duì)傳統(tǒng)檔案進(jìn)行管理可以從以下幾方面進(jìn)行：

1.提高相關(guān)部門(mén)的認(rèn)識(shí)，充分了解檔案信息系統(tǒng)的科學(xué)化和現(xiàn)代化，加大對(duì)檔案管理工作的支持，增加經(jīng)費(fèi)投入，提供網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，做好基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的工作。工作人員要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，增強(qiáng)信息化管理意識(shí)。

2.信息化管理傳統(tǒng)檔案還需要將檔案信息數(shù)字化，并以此為基礎(chǔ)，其他環(huán)節(jié)的建設(shè)都是在此基礎(chǔ)之上。信息化管理需要改變以紙質(zhì)檔案管理為主的模式，將紙質(zhì)版信息進(jìn)行數(shù)字化處理，通過(guò)電子掃描，轉(zhuǎn)化為數(shù)字形式，用計(jì)算機(jī)直接管理；為了確保今后的檔案以電子形式為主，在檔案接收的同時(shí)進(jìn)行數(shù)字化處理。通過(guò)科學(xué)的數(shù)字化的管理模式，利用計(jì)算機(jī)直接管理檔案，通過(guò)電子郵件實(shí)現(xiàn)資源共享。

3.為了實(shí)行檔案信息化管理，還需要高素質(zhì)的檔案管理人員。所以要加強(qiáng)管理人員的技術(shù)培訓(xùn)，增強(qiáng)他們的信息化意識(shí)，通過(guò)掌握現(xiàn)代技術(shù)，及時(shí)了解檔案信息化手段的應(yīng)用，便于開(kāi)展檔案管理工作。工作者還應(yīng)該充分意識(shí)到自己的責(zé)任，不斷學(xué)習(xí)，提高自己的工作水平。

4.想全面的推行信息化手段管理傳統(tǒng)檔案，還需要有完善的管理制度，用來(lái)約束和明確責(zé)任。科學(xué)的管理制度可以提高工作效率，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享。因此，制定規(guī)范的信息化檔案管理制度，明確相關(guān)的責(zé)任人，分工協(xié)作，能夠確保信息化檔案管理工作的順利進(jìn)行。

5 結(jié)束語(yǔ)

利用信息化手段加強(qiáng)對(duì)傳統(tǒng)檔案的管理，借助高科技和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，不僅便于檔案的收集、保存、使用和管理，而且節(jié)約了大量的空間、人力、物力以及管理經(jīng)費(fèi)等，提高了工作效率。由于電子化的檔案利用起來(lái)更便捷，減少了傳統(tǒng)紙質(zhì)版檔案被閑置而浪費(fèi)的情況，提高了資源的利用率。雖然利用信息化管理手段對(duì)傳統(tǒng)檔案進(jìn)行管理有很大的優(yōu)勢(shì)，但是，傳統(tǒng)紙質(zhì)版檔案的管理有很多無(wú)可替代的優(yōu)勢(shì)，因此，將兩種方式結(jié)合起來(lái)，才能更好地實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的管理，這樣檔案信息才能充分的發(fā)揮應(yīng)有作用。

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作者簡(jiǎn)介

王志文（1963-），女，天津薊縣，天津市薊縣人力資源和社會(huì)保障局，研究方向：副研究館員。