網(wǎng)絡(luò)環(huán)境對機(jī)關(guān)檔案管理的影響

李景波

【摘 要】在社會經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的背景下，互聯(lián)網(wǎng)取得了理想的成績，在此背景下，計算機(jī)技術(shù)出現(xiàn)在人們的日常生活中。其中，政府相關(guān)部門對計算機(jī)技術(shù)本身的先進(jìn)性也進(jìn)行了深入地了解，全面推行電子政務(wù)，充分利用互聯(lián)網(wǎng)嚴(yán)格管理國計民生。文章針對網(wǎng)絡(luò)環(huán)境對于機(jī)關(guān)檔案管理工作產(chǎn)生的影響進(jìn)行了重點(diǎn)分析，希望能夠為機(jī)關(guān)檔案管理工作的順利開展提供有價值的理論依據(jù)。

【關(guān)鍵詞】網(wǎng)絡(luò)環(huán)境；機(jī)關(guān)檔案；管理；影響

機(jī)關(guān)檔案傳統(tǒng)的管理模式通常都是以機(jī)關(guān)檔案室為重點(diǎn)，并利用紙質(zhì)材料對檔案進(jìn)行收集與管理，所以，在檔案長期保存與查閱方面存在一定的弊端，對檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展產(chǎn)生了極大的影響。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及與發(fā)展，計算機(jī)的廣泛應(yīng)用，同樣對傳統(tǒng)機(jī)關(guān)檔案管理造成了沖擊。特別是教育處檔案室的檔案管理工作，網(wǎng)絡(luò)管理更為關(guān)鍵，直接影響到教育教學(xué)工作的發(fā)展。為此，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境對于機(jī)關(guān)檔案管理所帶來的影響十分重要，需要給予相應(yīng)的關(guān)注。

一、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境背景下機(jī)關(guān)檔案管理工作的挑戰(zhàn)

現(xiàn)階段，我國檔案管理制度已經(jīng)趨于完善和成熟，然而，在不同區(qū)域，制度對管理工作產(chǎn)生的影響并不相同，特別是檔案管理工作，其中存在的問題多種多樣，為此，檔案管理工作人員不得不采用全新的檔案管理方法。在辦公自動化技術(shù)的發(fā)展之下，網(wǎng)絡(luò)更加普及，而我國也開始重視機(jī)關(guān)檔案的網(wǎng)絡(luò)管理工作。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境背景下，機(jī)關(guān)檔案管理工作的推行也同樣面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。

1.工作人員計算機(jī)水平偏低

在機(jī)關(guān)單位檔案網(wǎng)絡(luò)管理方面，計算機(jī)是十分重要的載體。然而，因為機(jī)關(guān)檔案管理部門中的新進(jìn)人才不多，而工齡較長的員工對于計算機(jī)操作方面也并不熟練，所以，對于資料庫的更新，表格的制作和電子文檔信息修改等多方面內(nèi)容所了解的并不全面與深入，很容易增加檔案資源收集的難度，甚至?xí)霈F(xiàn)資源誤刪除的情況。

2.檔案網(wǎng)絡(luò)管理意識缺失

雖然傳統(tǒng)檔案管理制度相對完善，但是，檔案工作人員在進(jìn)行管理的過程中也很容易將固有管理思維應(yīng)用在當(dāng)前工作當(dāng)中。其中，傳統(tǒng)檔案管理工作，在對檔案材料進(jìn)行收集的時候，通常都比較重視各個部門所上交的紙質(zhì)檔案，雖然在歸檔與記錄方面十分便利，然而，在實際的保存過程中卻很容易有丟失或者是破損的情況，最終對檔案資源的完整性造成了不利影響，難以實現(xiàn)資源的充分利用。而在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展的過程中，電子檔案逐漸成為檔案事業(yè)的重要發(fā)展方向，然而，工作人員并沒有深入了解或者是熟悉電子檔案管理工作，為此，在實際的管理中就很容易有漏洞出現(xiàn)，難以詳細(xì)地查出檔案上交存在問題的部門。

3.檔案網(wǎng)絡(luò)管理效率不高

正是因為工作人員對于電子計算機(jī)技術(shù)掌握程度不深，所以，在收集并保存電子檔案方面并不順利。其中，辦公自動化需要每年更新，為此，一旦某部門將自己所用軟件升級至全新版本，而檔案管理局未及時更新，就會導(dǎo)致檔案材料難以閱讀或者是閱讀的格式錯誤，為后續(xù)保存管理工作帶來極大困難。除此之外，很多部門要對相關(guān)事宜進(jìn)行協(xié)調(diào)，所以也同樣會花費(fèi)一定的時間溝通與交流，最終對檔案管理的工作效率產(chǎn)生不利的影響。

二、強(qiáng)化機(jī)關(guān)檔案網(wǎng)絡(luò)管理的具體策略

在網(wǎng)絡(luò)發(fā)展的前提下，國家政府部門也更加重視機(jī)關(guān)檔案管理工作。針對以上關(guān)于教育處檔案室檔案管理的問題，需要積極采取相應(yīng)的措施，才能夠進(jìn)一步完善檔案的網(wǎng)絡(luò)管理工作。以下是對機(jī)關(guān)檔案網(wǎng)絡(luò)管理工作的強(qiáng)化策略，以供參考。

1.構(gòu)建統(tǒng)一辦公操作系統(tǒng)

在開展網(wǎng)絡(luò)檔案管理方面，辦公操作系統(tǒng)是達(dá)到管理目標(biāo)的基礎(chǔ)方法。要想確保檔案文件順利傳送至相關(guān)部門，就應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一規(guī)定檔案文件保存的格式，進(jìn)而規(guī)避由于格式不準(zhǔn)確對檔案工作效率產(chǎn)生的影響。

2.提高檔案管理工作的重視程度

要想全面推進(jìn)檔案管理工作開展，政府相關(guān)部門需要更加重視此工作的重要性。其中，應(yīng)當(dāng)及時更新檔案管理部門內(nèi)部的基礎(chǔ)設(shè)施，主要涉及到傳輸打印設(shè)備與計算機(jī)等。另外，應(yīng)當(dāng)定期開展專業(yè)培訓(xùn)工作，使工作人員能夠全面了解檔案管理工作的現(xiàn)實意義，使其能夠更好地學(xué)習(xí)全新的計算機(jī)技術(shù)，不斷增強(qiáng)個人工作能力。在此基礎(chǔ)上，如果條件允許，應(yīng)當(dāng)引進(jìn)專業(yè)人才，熟練掌握計算機(jī)相關(guān)技術(shù)，以保證檔案管理工作能夠更好地開展，節(jié)省工作人員培訓(xùn)成本。

3.增強(qiáng)檔案管理工作人員信息共享意識

機(jī)關(guān)檔案收集管理的主要目的就是為了充分利用檔案資源，進(jìn)而為人們生活提供極大便利。但是，傳統(tǒng)檔案管理工作更偏重于檔案保密的工作，使得價值意義較大的檔案資料價值缺失。而在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境背景下，管理工作人員應(yīng)該積極樹立信息資源共享意識，實現(xiàn)同各個機(jī)關(guān)和單位的合作，及時收集并掌握所需材料，充分利用檔案資料開展文化創(chuàng)作。

三、結(jié)束語

綜上所述，基于網(wǎng)絡(luò)發(fā)展，使得機(jī)關(guān)部門管理途徑與行政手段有所完善。其中，對于教育處檔案室來講，應(yīng)當(dāng)對網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢予以充分利用，抓住全新的發(fā)展機(jī)會，不斷增強(qiáng)檔案收集與管理的能力，充分發(fā)揮檔案資料的重要價值，為社會經(jīng)濟(jì)與文化的發(fā)展提供所需服務(wù)，有效地提高國民生活質(zhì)量。文章針對現(xiàn)階段基于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的機(jī)關(guān)檔案管理工作現(xiàn)狀進(jìn)行了分析與研究，并且提出了具體的強(qiáng)化措施，以保證機(jī)關(guān)檔案管理工作的順利開展。

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