淺析電子文件的管理與規范

朱紅++徐冉++李崢

摘要：電子文件已經以其無可爭議的生命力，成為人類社會記錄信息、傳達信息、存儲信息的重要工具，電子文件在辦公領域和檔案管理乃至整個社會生活中占據了一席之地，由于信息技術的飛速發展和廣泛應用，更有成為未來社會文件主導形態的潛力和趨勢。

關鍵詞：電子文件;管理規范;文件歸檔

一、電子文件的概念

電子文件是以代碼形式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統存取并可在通信網絡上傳輸的文件。這個概念表明電子文件是“數字信息”和“文件”兩個概念的交集，它是以數字信息為特征的文件。

歸檔是將具有檔案價值的電子文件由生成部門向檔案部門移交的過程，標志著電子文件管理責任由文件生成部門向檔案部門的正式轉移。

二、電子文件的歸檔范圍

電子文件的歸檔范圍主要包括：（1）在行使本機構職能以及行政管理、經營管理、生產技術管理、科學研究等活動中形成的各種文本文件;（2）利用計算機輔助設計、檢測等技術形成的具有查考利用價值的數據文件、圖形文件等;（3）本機構制作的各種數據文件，如合同管理信息系統形成的數據庫、財會數據庫、圖紙設計圖形庫等;（4）對于軟件研發人員而言，在其研究開發活動中形成的程序文件，如由本單位自行研發的PDPMIS系統。（5）為保證電子文件的長期可讀性而收集的各種支持軟件。（6）以上各種電子文件的整理、著錄和鑒定信息，這些信息可能存在與電子文件管理系統中，與文件相聯系;也可能以紙質形式存在。（7）相關的紙質文件及其他載體類型的文件。

三、電子文件歸檔工作存在的問題

第一、思想觀念滯后，組織協調不到位，收集難度加大。有的職能部門領導的觀念還沒有轉變過來，認為電子文件在一定程度上應歸本部門所有，不應成為更廣范圍內共同的財富。再有，對于歸檔電子文件數量較多單位，認為對目錄的輸入和把電子文件導入數據庫太煩瑣，存在少交或者不交情況，在當今現代化辦公環境下，產生的電子文件數量與日劇增，范圍遍及各業務部門，產生的形式更加多樣化，對這些文件收集齊全、完整也相當不易，還要把相應的支持軟件進行熟練掌握就更加難了。

第二、歸檔內容不齊全。我們現在歸檔的電子文件主要是本單位在黨群工作、行政管理、經營管理、生產技術管理、科學研究、基本建設等工作形成的，主要是純文本文件，比較單一，在提供利用和管理上的問題都不是很突出，但相對于我們在各項活動中產生的電子文件而言是太不齊全了，尤其是在技術領域產生的設計圖紙，研發軟件、各專業應用軟件產生的數據庫、圖形庫，配套說明信息等都收集不齊全甚至是空白這無疑給資源共享的開展帶來諸多困難。

第三，應用軟件的使用各行其是，缺少兼容性。目前在單位使用的軟件就有：合同管理信息系統、財會管理信息系統、OA辦公自動化系統、檔案信息管理系統、即將實施的QHSE信息系統等軟件有十來個之多，這些軟件都是從各自的業務工作角度出發研發的，對本專業以外的工作均不適用，而且軟件之間不兼容，作為檔案工作來說，要想把本單位的各項工作中形成的記錄都歸到一個軟件中來是相當困難的，甚至是不可能的。但如果放任各行其是，無疑給管理和利用帶來不便。以本單位來說，合同管理信息系統對平時工作所有簽訂的合同，軟件中描述的都特別清楚，而且檢索速度很快。但是在檔案管理系統中對此軟件不兼容，根本不能調用其中的數據，形成“兩張皮”的現象。

第四，歸檔人員對電子文件的保護意識不強。每年到歸檔時間，好多電子文件都不知去向，歸檔文件仍分散保存在業務人員手里，而業務人員手中的電子文件，有的已刪掉，有的已更改，變成當年的文件版本，往年的已不復存在，還得重新輸入，增加了工作負擔。

第五，對電子文件的事前控制力度不夠。目前我們只是在歸檔時對應歸的電子文件進行詢問，并要求相關部門完成歸檔工作。這不利于電子文件的齊全完整，給歸檔工作帶來很大困難，有時出現缺項，造成無法彌補的損失。

四、整改措施

制定嚴格的歸檔制度。歸檔制度包括歸檔時間、歸檔范圍、歸檔要求三方面。我們要嚴格把控歸檔時間，防止時間過長，歸檔的電子文件越不齊全、越不完整。產生的歸檔范圍內的電子文件必須全部歸檔，不能有遺漏現象，也不能以沒有產生為由不歸，致使應歸電子文件游離于檔案館（室）之外。歸檔要求就是對歸檔電子文件的整理要求，對電子的存儲形式、存儲地址、和紙質檔案的對應程度都應按有關文件執行，使其達到規范化、標準化的目標。

加速文檔一體化進程。文檔一體化就是將現在分開的文書工作和檔案工作更緊密地結合，實現從文件到檔案的無縫交接，目前，這項工作已取得了一定的進展，我們現用的OA辦公自動化系統，為這項工作的開展提供了依托，日常工作中，文書人員利用此系統對所產生的電子文件進行管理，到歸檔時，利用歸檔功能模塊進行轉換即可。這即避免了電子文件的遺失，又能保證歸檔工作的及時到位。

加強超前控制力度。要想對電子文件進行超前控制，就要對電子文件的產生信息有一個充分的掌控，如果不知道產生多少、產生什么電子文件，那么就沒有掌控的對象。加強與各兼職資料員的聯系，及時對電子文件進行鑒定，對歸檔的電子文件提前保存到預設的地址。

加強軟件的兼容力度。各部門之間應該加強溝通，達到協調一致，爭取讓專業軟件都能和檔案管理軟件相互調用，或能借助某種工具把專業軟件中的數據庫導入檔案管理軟件中來，為利用提供一個統一的平臺。

檔案電子化是檔案管理順應社會發展，實現檔案管理現代化的必由之路，是歷史和時代賦予當代檔案管理者的神圣責任。盡管檔案在電子化的道路上面臨種種困難，需要經過一個漫長而艱巨的過程，但只要我們提高認識，統籌規劃，分步實施，檔案的電子文件歸檔制度將日趨完善，歸檔工作的合格率將不斷提高。