加強(qiáng)采購(gòu)監(jiān)督審計(jì)探析

摘 要：根據(jù)我國(guó)日前采購(gòu)管理的現(xiàn)狀，針對(duì)物資采購(gòu)監(jiān)督的重點(diǎn)環(huán)節(jié)和審計(jì)出現(xiàn)的問題，就如何加強(qiáng)采購(gòu)監(jiān)督審計(jì)力度，以有效應(yīng)對(duì)社會(huì)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域下物資采購(gòu)的需求，本人結(jié)合自己的工作經(jīng)驗(yàn)，在采購(gòu)監(jiān)督環(huán)節(jié)和采購(gòu)審計(jì)的管理方面加以探析。

關(guān)鍵詞：采購(gòu)；管理；監(jiān)督審計(jì)

一、采購(gòu)管理機(jī)構(gòu)的現(xiàn)狀

1.采購(gòu)人員不配套，缺乏專業(yè)性

我國(guó)物資采購(gòu)管理在人員編制上，，沒有根據(jù)用人單位或部門的需求定位配套，在工作職責(zé)上一人身兼數(shù)職現(xiàn)象嚴(yán)重，缺乏對(duì)業(yè)務(wù)的專業(yè)性與應(yīng)對(duì)市場(chǎng)分析的判斷力。正常的采購(gòu)部門擔(dān)負(fù)著編制采購(gòu)計(jì)劃、制作招標(biāo)文件及組織投投標(biāo)、社會(huì)市場(chǎng)調(diào)研及市場(chǎng)詢價(jià)的業(yè)務(wù)范疇，在其人員配置上遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到工作的正常需要。不但缺乏相應(yīng)的專業(yè)性知識(shí)，更達(dá)不到豐富的工作經(jīng)驗(yàn)及組織協(xié)調(diào)能力。在采購(gòu)過程中，人員的服務(wù)意識(shí)淡薄，采購(gòu)人員面對(duì)供應(yīng)商詢問、質(zhì)疑表現(xiàn)不耐煩，拖延采購(gòu)的時(shí)間周期，使采購(gòu)工作效率和質(zhì)量打折扣。

2.采購(gòu)內(nèi)部管理機(jī)制不健全

隨著我國(guó)《合同法》、《招標(biāo)投標(biāo)法》及《采購(gòu)法》法律法規(guī)的日趨完善，我國(guó)采購(gòu)管理目前還處于探索階段，建立健全內(nèi)部控制制度，強(qiáng)化全程監(jiān)督機(jī)制，對(duì)于促進(jìn)采購(gòu)業(yè)的健康發(fā)展和廉政建設(shè)有著重要的現(xiàn)實(shí)意義。一些企業(yè)單位由于缺乏實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)和理論研究，未能制定出一系列的采購(gòu)管理制度；采購(gòu)規(guī)則和操作規(guī)程；采購(gòu)人員崗位職責(zé)；采購(gòu)績(jī)效評(píng)估制度等配套機(jī)制，導(dǎo)致采購(gòu)內(nèi)部管理運(yùn)行嚴(yán)重“失控”狀態(tài)。

3.采購(gòu)內(nèi)部監(jiān)督力度不夠

按照加強(qiáng)物資采購(gòu)的審計(jì)監(jiān)督，有利于消除采購(gòu)過程中的腐敗行為，保證各項(xiàng)權(quán)力之間的互相制約。按照《采購(gòu)法》的要求，單位監(jiān)察審計(jì)部門應(yīng)對(duì)相應(yīng)的采購(gòu)及招投標(biāo)活動(dòng)實(shí)施有效的監(jiān)督。就日前情況來看，多數(shù)企業(yè)在其行為上參與得多，監(jiān)督得少。如在采購(gòu)及招投標(biāo)工作中，只擔(dān)任了現(xiàn)場(chǎng)的監(jiān)督員，忽視了事物的全過程監(jiān)督審計(jì)，對(duì)事前事后的相關(guān)工作不知情，在某些采購(gòu)環(huán)節(jié)上甚至出現(xiàn)了對(duì)工作“失控”的狀態(tài)。具體體現(xiàn)在企業(yè)或部門不重視采購(gòu)管理的事后檢查和驗(yàn)收工作，驗(yàn)收人員不配套，驗(yàn)收程序不規(guī)范，驗(yàn)收結(jié)果不明確；有些設(shè)備采購(gòu)后，未能計(jì)入固定資產(chǎn)賬目，甚至無驗(yàn)收程序等等。

二、監(jiān)督審計(jì)的重點(diǎn)環(huán)節(jié)和審計(jì)內(nèi)容

1.對(duì)采購(gòu)立項(xiàng)監(jiān)督審計(jì)

作為監(jiān)督審計(jì)部門在審計(jì)過程中，一是要審查采購(gòu)項(xiàng)目在程序上嚴(yán)格把關(guān)。采購(gòu)計(jì)劃是否有依據(jù)，采購(gòu)內(nèi)容是否為當(dāng)前工作所必需。從采購(gòu)的申請(qǐng)、專家論證到可行性研究，市場(chǎng)調(diào)研等方面進(jìn)行監(jiān)督，保證采購(gòu)計(jì)劃的合理性、合規(guī)性。二是審查采購(gòu)項(xiàng)目在價(jià)格上嚴(yán)格把關(guān)。采購(gòu)小組應(yīng)組織市場(chǎng)詢價(jià)，社會(huì)跟蹤調(diào)研的相關(guān)渠道，在掌握市場(chǎng)調(diào)控政策的同時(shí)，對(duì)采購(gòu)價(jià)格進(jìn)行控制，最后確定審計(jì)意見和建議，有效減少采購(gòu)資金。三是要審查采購(gòu)項(xiàng)目在數(shù)量上嚴(yán)格把關(guān)。從市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)效益出發(fā)，即考慮經(jīng)濟(jì)原則，又要滿足計(jì)劃的需要，有些企業(yè)或單位部門存在著計(jì)劃中虛報(bào)采購(gòu)數(shù)量，貪多求大，如果在此輕視審計(jì)監(jiān)督這一環(huán)節(jié)，就會(huì)帶來不小的經(jīng)濟(jì)損失。

2.對(duì)采購(gòu)招投標(biāo)監(jiān)督審計(jì)

作為監(jiān)督審計(jì)部門在審計(jì)過程中，一是審查有關(guān)采購(gòu)招投標(biāo)文件的完整性。嚴(yán)格執(zhí)行《招標(biāo)投標(biāo)法》，對(duì)招投標(biāo)文件內(nèi)容及相關(guān)條款嚴(yán)格把關(guān)，逐條逐項(xiàng)進(jìn)行審查，確保采購(gòu)合規(guī)、合法性。二是監(jiān)督審查招投標(biāo)方式的合理性。不管是何種方式的招標(biāo)都要嚴(yán)格履行公開招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判等，保證標(biāo)的正確性、嚴(yán)密性，防止串標(biāo)、陪標(biāo)等違法行為的發(fā)生；保證參與的有效性。三是監(jiān)督審查評(píng)標(biāo)委員會(huì)及專家的合規(guī)性。按照相關(guān)要求，對(duì)評(píng)標(biāo)委員會(huì)人員組成及內(nèi)外部門的聘請(qǐng)比例、內(nèi)審人員是否參與等等環(huán)節(jié)，審計(jì)人員要采取相應(yīng)方式予以確認(rèn)。四是監(jiān)督審計(jì)開播、評(píng)標(biāo)、定標(biāo)的嚴(yán)密性。嚴(yán)格公平、公正、公開的評(píng)標(biāo)原則，審計(jì)人員認(rèn)真記錄，實(shí)事求是；客觀公正地做好監(jiān)督工作。保證招投標(biāo)工作的全過程監(jiān)督，為審計(jì)監(jiān)督把好控制關(guān)。

3.對(duì)采購(gòu)合同的監(jiān)督審計(jì)

作為監(jiān)督審計(jì)部門在審計(jì)過程中，一要審查合同雙方是否具有簽約的主體資格。二要審查合同條款的完備性和內(nèi)容的合法合規(guī)性，如合同價(jià)格、數(shù)量和質(zhì)量，付款方式、履行期限、違約責(zé)任、質(zhì)量保證金等方面，特別是付款方式一定表述清楚，避免瑕疵，合理掌握預(yù)算資金的使用效率，確保采購(gòu)資金的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，防止違約現(xiàn)象的發(fā)生。三是審查合同雙方權(quán)利義務(wù)的完整性。在履行相應(yīng)承諾的同時(shí)進(jìn)行相應(yīng)的售后服務(wù)、投標(biāo)承諾，精神文明等方面的內(nèi)容明確協(xié)商，做到互利互為。

三、加強(qiáng)采購(gòu)監(jiān)督審計(jì)管理的相對(duì)措施

1.建立健全采購(gòu)內(nèi)部控制的制度

一是從采購(gòu)的重點(diǎn)環(huán)節(jié)分析，從建立內(nèi)控制度入手，嚴(yán)格執(zhí)行招投標(biāo)采購(gòu)的相關(guān)制度，信息公開、程序公開；過程透明；監(jiān)督到位；保證招投標(biāo)的準(zhǔn)確性、合理性，從而體現(xiàn)了公平、公開、公正的原則。二是對(duì)采購(gòu)實(shí)行全過程監(jiān)督，打破以往的注重事前監(jiān)督，忽略事中監(jiān)督，事后檢查驗(yàn)收的環(huán)節(jié)，造成質(zhì)量不達(dá)標(biāo)，資金無法控制的局面。三是建立采購(gòu)效能監(jiān)察體系，采購(gòu)成本的高低是直接影響企業(yè)效益的重要因素，加強(qiáng)物資采購(gòu)中的效能監(jiān)察，防止違紀(jì)違法現(xiàn)象的發(fā)生，推動(dòng)采購(gòu)工作向規(guī)范化、制度化、科學(xué)化方向發(fā)展。

2.加大采購(gòu)監(jiān)督審計(jì)力度

一是增強(qiáng)法制觀念，提高員工素質(zhì)。從業(yè)務(wù)知識(shí)、規(guī)章制度入手，分層次、有重點(diǎn)地加強(qiáng)企業(yè)及部門員工的培訓(xùn)教育，在內(nèi)部形成自覺遵章守紀(jì)的氛圍，在采購(gòu)管理和監(jiān)督審計(jì)方面強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)。二是崗位設(shè)置方面，采取定期輪崗制度。企業(yè)員工實(shí)行輪流上崗制度，這樣，使員工在不同的工作崗位可以掌握更多的業(yè)務(wù)技能和相關(guān)知識(shí)，有效監(jiān)督管理，避免工作失誤現(xiàn)象的發(fā)生。三是建立風(fēng)險(xiǎn)防控系統(tǒng)，結(jié)合本單位的實(shí)際情況，啟動(dòng)采購(gòu)預(yù)案監(jiān)督體系，有效預(yù)防違法違規(guī)不正當(dāng)?shù)牟少?gòu)現(xiàn)象，為從源頭防止腐敗現(xiàn)象的發(fā)生及發(fā)展提供強(qiáng)有力保證。

3.完善采購(gòu)監(jiān)督制約機(jī)制

根據(jù)《采購(gòu)法》，作為采購(gòu)監(jiān)督審計(jì)的主管部門應(yīng)由監(jiān)察、審計(jì)、財(cái)務(wù)等部門的人員組成。一是在部門的職責(zé)范圍上建立及明確采購(gòu)管理的規(guī)章制度，在采購(gòu)程序、工作紀(jì)律、人員培訓(xùn)、業(yè)務(wù)水平和技術(shù)能力上出臺(tái)一系列的制度。監(jiān)察審計(jì)部門應(yīng)跟蹤進(jìn)行實(shí)施監(jiān)督。二是明確采購(gòu)工作的組織體系，建立采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)；完善采購(gòu)管理運(yùn)行體系，出臺(tái)各種管理制度和考核細(xì)則。有了規(guī)范的監(jiān)督機(jī)制，并在工作中嚴(yán)格推行，實(shí)現(xiàn)以制度管理人，以制度管理事物的行為，這樣，采購(gòu)監(jiān)督的工作就能有法可依、有章可循。三是建立采購(gòu)審計(jì)制度。對(duì)重大物資采購(gòu)活動(dòng)和采購(gòu)業(yè)務(wù)定期開展專項(xiàng)審計(jì)，跟蹤審計(jì)評(píng)估報(bào)告。通過檢查督促的方式，使得采購(gòu)監(jiān)督工作達(dá)到現(xiàn)代管理的基本要求。

4.推進(jìn)采購(gòu)監(jiān)督管理的信息化

一是建立物資管理信息系統(tǒng)，采購(gòu)管理計(jì)算信息化，徹底改變傳統(tǒng)的手工作業(yè)，實(shí)現(xiàn)物資采購(gòu)管理數(shù)據(jù)信息共享。在一定范圍內(nèi)達(dá)到供應(yīng)與需求、供應(yīng)商與供應(yīng)產(chǎn)品、業(yè)務(wù)操作與分析結(jié)果、價(jià)格與質(zhì)量等信息公開化。既可以促進(jìn)信息流動(dòng)，又可以實(shí)現(xiàn)多層面、多視角的監(jiān)督。二是推進(jìn)網(wǎng)上采購(gòu)，網(wǎng)上采購(gòu)不但降低成本，提高工作效率，而且也達(dá)到了公開采購(gòu)目的，運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢(shì)條件，實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)上詢價(jià)、比價(jià)；技術(shù)咨詢、技術(shù)交流的服務(wù)。省時(shí)省力，是加強(qiáng)采購(gòu)監(jiān)督的利好辦法。

綜上所述，隨著我國(guó)采購(gòu)制度發(fā)展壯大，采購(gòu)行為逐步規(guī)范，加強(qiáng)企業(yè)物資采購(gòu)監(jiān)督工作已成為一個(gè)日益突出的問題。日前從采購(gòu)管理的現(xiàn)狀看，完善我國(guó)采購(gòu)行業(yè)的監(jiān)督機(jī)制和內(nèi)審制度必在可行，這有利于推動(dòng)采購(gòu)行業(yè)的健康發(fā)展，引進(jìn)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力提供了有力保障。根據(jù)現(xiàn)有采購(gòu)市場(chǎng)的需求和物資采購(gòu)的變化，賦予了采購(gòu)行業(yè)的人員自主選擇供應(yīng)商和確定物資采購(gòu)價(jià)格的權(quán)利。因此，建立有效的企業(yè)內(nèi)部監(jiān)督和制約機(jī)制尤為必要，采購(gòu)監(jiān)督審計(jì)將成為企業(yè)內(nèi)部監(jiān)管的重要內(nèi)容。

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作者簡(jiǎn)介：袁西耘，黑龍江科技大學(xué)，研究方向：經(jīng)濟(jì)管理、審計(jì)、監(jiān)督