基于流程再造的高校學生綜合管理系統建設——以嘉興職業技術學院為例

周湘梅，毛 杰，沈權權

（嘉興職業技術學院 網絡信息中心，浙江 嘉興 314036）

基于流程再造的高校學生綜合管理系統建設——以嘉興職業技術學院為例

周湘梅，毛 杰，沈權權

（嘉興職業技術學院 網絡信息中心，浙江 嘉興 314036）

通過分析流程再造理論在高校學生綜合管理建設中的可行性后，經過組織機構建設、事務分析規劃、流程再造建模和流程再造實踐4個步驟完成基于流程再造的高校學生綜合管理系統建設。解決了學生管理信息共享和業務協同的問題，實現了從招生、迎新、教學、管理直到離校成為校友的學生信息資源的整合，為學生提供了良好的信息服務。

流程再造；學生綜合管理；系統

高校學生管理工作涉及學生從報到入校到畢業離校的整個過程，是學校管理的核心工作之一。隨著時代的發展和信息化建設的不斷深入，傳統以“職能”為核心的高校學生管理模式和學生人數的迅速增長之間的不適應性日益顯現。因此，在新形勢下如何利用信息技術另辟蹊徑，更加有效地管理學生事務，體現“以人為本，服務學生”的理念，成為高校信息化建設的一項重要內容。

一、需求分析

嘉興職業技術學院是經浙江省人民政府批準建立的一所全日制公辦普通高職院校，教職工四百二十余人，全日制在校生九千二百余名。學校的信息化工作起步較晚，近年來陸續建成教務、科研等應用系統，在服務教學、管理工作中發揮了重要作用，但是信息技術在學生管理和服務中的應用還有待提高。因此，在建設前期，經過詳細的調研和分析，結合學院信息化建設的現狀，確定了學生綜合管理系統的需求包括管理需求和學生需求。

（一）管理需求

目前，學院學生管理工作采用基于職能和任務分工管理的模式。由副院長主管，以團委學生處為主管機構，涉及招生就業辦、教務處、財務處、后勤與設備處等諸多職能部門。而每個分院則由分院黨總支書記領導，由學工辦主管。這種模式崗位明確，職責清晰，確保學生管理工作的開展，但也存在一定的問題：在這種行政化的管理模式中，管理層級過多，上下級信息不對稱，導致信息傳遞緩慢，降低了工作效率；部門間以垂直分工為主，相互間缺乏溝通和協調，導致了一些無效工作的產生；學生管理工作以管理為重心，以“完成本職工作”為本，而輕視了服務，沒有為學生提供人性化、高質量的服務，違背了“以人為本”的理念。因此，迫切需要統籌協調學生管理相關部門，按照業務流程打破相互間接壁壘，實現扁平化管理，更好地服務學生。

（二）學生的需求

如今的大學生都是90后，是摸著電子設備長大的一代。如今大學里辦手續、打申請還需要在紙稿上填寫，并找相關領導簽字，這種通過紙質傳遞的辦事模式低效、費時，學生甚不喜歡。因此，他們希望建成一個“網絡化、一站式”的綜合服務系統，能及時查詢學習生活中相關的信息和服務，能一個賬號訪問所有相關的系統，能簡化辦事流程，提高辦事效率。

二、流程再造理論應用于高校學生綜合管理的可行性

流程再造理論是20世紀90年代初美國著名管理學家Michael Hammer和James Champy首次提出的概念，是對企業的業務流程進行根本性的再思考和徹底性的再設計，從而獲得可以用諸如成本、質量、服務和速度等方面的業績來衡量的戲劇性的成就。[1]其本質特征是從顧客需求出發分析業務流程；以整合連貫的流程取代割裂的職能分塊；以飛躍性績效為再造目標。[2]再造理論在企業生產實踐中已被證明確有價值，那么對當前高校的學生管理工作是否適用呢？可以從它的3個基本特征進行分析。

（一）出發點相同

流程再造的出發點是顧客的需求，以顧客為中心，站在顧客的角度去思考應該提供怎樣的產品或服務，從顧客的需求出發分析業務流程。高校學生綜合管理的對象是學生，而堅持“一切為了學生、為了一切學生”的學生服務理念正是學生管理工作的生命線所在。只有堅持學生導向，以學生為本，才能形成可持續發展的學生管理與服務新模式。

（二）再造對象相同

流程再造的對象是業務流程，它打破傳統的分工理論框架，強調工作的完整性和流暢性。學生綜合管理正是由學生培養生命周期中各項業務流程所組成，如迎新流程、教務流程、離校流程等，可通過對各項業務流程的重構、優化和再造，形成綜合的學生管理系統。

（三）追求目標相同

流程再造的目標是使管理工作發生質變，實現績效的飛躍，而不是小范圍的改進和提高。學生綜合管理系統的建設目標正是通過重構再造業務流程，實現學生管理和服務的創新，以大大提高工作效率，提升學生滿意度。

三、基于流程再造的學生綜合管理系統建設

嘉興職業技術學院（以下簡稱學院）學生綜合管理系統項目從2012年立項到2014年上線，歷時3年，各平臺和系統分批建設，不斷完善，總體應用效果良好，實現了預期的建設目標。

（一）建立組織機構

根據系統建設和使用的特殊要求，在學院信息化建設領導小組的基礎上，專門成立數字校園示范建設領導小組和辦公室，全面負責項目建設的組織與實施。領導小組由書記和院長任組長，各分管副院長和黨委委員任副組長，各處室、分院一把手為組員，做好建設工作的統籌、協調、推進和監督反饋工作。辦公室設在網絡信息中心，負責項目的組織實施和技術保障工作。

（二）分析規劃學生管理事務

學院的學生業務主要涉及招生就業辦、團委學生處、教務處、財務處、后勤與設備處等部門，通過對各項業務進行分析和規劃設計，確立了學院學生業務數據流圖，如圖1所示。由省招生系統導入教務系統的數據作為學生的源數據同步到數據中心，再經數據流流轉到學工、迎新、離校等學生管理相關系統。

圖1 學生業務數據流圖

（三）建立流程再造實施模型

介于流程再造自身的復雜性，加上高校學生管理工作涉及學生公寓管理、評優評獎、勤工助學、心理健康等繁瑣的工作，因此，再造學生管理服務流程，必須要有目的、有步驟地組織實施，才能保質保量，取得預期效果。為此，建立了學生綜合管理流程再造實施模型，如圖2所示，包括流程需求分析、目標定位、分析診斷、設計優化和實施評價五個階段。[3]

圖2 流程再造實施模型

（四）實踐流程再造

按照圖2所示的流程再造實施模型，對學院現行的學生管理組織結構和業務流程進行優化再造實踐。不僅規范了工作，提高了效率，對學生而言也提供了更加高質量、便捷的服務。

1.組織結構優化再造

學院傳統學生管理工作基本上都是由校黨委領導，實行校、分院兩級管理，按條塊分工進行。校黨委規劃后，通過職能處室制定統一政策，再傳達布置至各分院執行，分院再傳達至師生，再由分院匯總后反饋給學校各職能處室。這種職能型管理模式在實際工作中存在很多不足：組織中的各級管理人員只對事務本身負責，只要事情完成了，工作就做好了。僅以任務的數量和質量作為考核標準，而不是對整個流程、最終目標和學生負責，導致工作完成了，但學生的滿意感蕩然無存，違背了學生工作“服務學生”的初衷。同時，管理層級過多，且主要的傳遞方式就是“通知”和“會議”，這種自上而下，由點及面的信息傳遞模式執行效率緩慢；部門間界限分明，各履其責，缺乏協調，有時甚至“只掃門前雪”，把問題推給其他部門，導致學生辦事碰壁現象嚴重。

運用流程再造理論和方法，借助于信息技術支撐平臺，對學院的學生管理組織結構進行優化再造，建立流程型學生管理組織結構，如圖3所示。管理團隊由學院黨委、團委學生處、教務處等多個學生工作相關部門組成，負責規劃、指導和協調工作。業務流程是通過對學院學生管理工作流進行梳理重組后形成的針對某一工作的完整連貫的整合型流程。分院和學生按照業務流程的需求，利用學生綜合管理系統對自己的業務負責。這種組織結構中，每項工作在各環節上均有人負責，且環環相扣，彼此監督，既能確保工作順利完成，又能減少管理層次，可解決職能型組織結構存在的諸多弊端。

圖3 流程型學生管理組織結構

2.業務流程優化再造

通過對學生培養生命周期中的各項業務目標進行重新定位，可兼顧流程和職能，優化重組各項管理和業務流程。下面以迎新流程的優化再造為例進行介紹：

傳統迎新過程中，學生先領取報到單，再到各業務部門蓋章審核，最后將報到單交分院完成報到。整個過程涉及團委學生處、財務處、后勤設備與管理處等眾多部門，且多次重復地進行，免不了出現各種問題：新生集中報到，人多擁擠，場面混雜，易引起不良情緒；新生初來乍到，人生地不熟，容易出現手續漏辦、錯辦；信息現場填寫，準確性低，效率低下；迎新工作完成后還要通過整理統計后才能呈現新生報到信息，統計信息滯后2-4天。

迎新管理工作流程優化再造，將教務處、網絡信息中心納入迎新工作流程，改變了傳統的串連方式，實施并行。在整個過程中各部門、分院可并行操作迎新活動的相關事務，加快對學生的響應速度，大大縮短報到時間，更好地服務學生，如圖4所示。

圖4 優化迎新管理工作流程圖

迎新流程優化再造后，新生報到流程如下：已繳費的學生到校后，先到各分院迎新點報到，確認新生名單；未繳費的新生到財務處迎新點繳費，因家庭經濟困難而需辦理綠色通道的學生先到學院申請，填表由學院簽署意見后到學生處綠色通道辦理學費緩繳手續，再到分院報到。最后領取生活用品入住已安排好的宿舍。

四、建設成效

（一）業務流程優化，化繁為簡

在學生綜合管理系統建設中，經過流程重組再造，實現了以流程為中心的學生管理資源整合和復用，形成了較固定的學生入校、畢業離校、學生信息查詢等跨部門流程，以及教學管理、學工管理等部門內流程，具體內容如表1所示。在跨部門流程設計中，力求簡化手續、提高效率、服務師生。

表 1 學生綜合管理系統流程一覽表[4]

（二）學生數據共享，避免重復勞動

通過對學生管理相關部門中學生管理數據的梳理，確定了學生數據源產生的權威部門及使用學生數據的有關部門，并基于統一數據中心，建設以學生信息為主的基礎數據庫。學生數據的共享與交換以教務系統作為學生數據源，同步到統一數據中心，再流轉至迎新、學工、離校等相關業務系統，并在個人門戶展示，避免了不同部門資料收集、數據采集等重復。同時，統一數據中心按照一定的接口規范以Web Service方式開放接口，并且提供數據映射關系，第三方系統可通過建立各個服務調用接口和數據調用接口獲得需要的數據，提升了數據的共享度。

（三）系統一體化，各項事務輕松辦

基于學生管理工作各項業務流程的優化再造，把學生培養周期內的各項事務納入信息管理系統中，統一數據標準，并依托統一門戶、統一身份認證等支撐平臺，為學生提供一個一體化的管理與服務平臺，實現了學生從招生入學到畢業離校的校園學習、生活一體化、網絡化服務。學生可單點登錄數字校園，進入個人門戶，及時、集中查詢學習生活中相關的信息和服務，包括等級考試、成績查詢、專業課表查詢等，并方便快捷地完成各項報名和申請，如網上報名、資助申請、獎學金申請等，不僅簡化辦事流程，提高辦事效率，而且提升了學生滿意度。

五、應用效果

學生綜合管理系統于2014年完成，在整個建設與推廣過程中，網絡信息中心先后組織召開相關部門協調工作會議，組織集中業務培訓并積極響應用戶咨詢及求助。目前，整個系統運行狀態良好。

（一）學生個人門戶

學生個人門戶面向本校學生，將各種應用系統、數據資源和互聯網資源集成化，方便學生處理相關事務。學生通過登錄認證，可享受系統提供的成績查詢、課表查詢、資助申請、等級考試查詢等服務，以及網絡教學、數字離校、教務管理等應用系統。

（二）迎新系統和離校系統

迎新系統和離校系統正式成功應用于學院2013年度到2015年度的迎新和離校工作，實現每年迎新和離校工作的數據化協同辦理。以2014年迎新情況為例，新生在現場報到前完成網絡繳費的有2226人，占應到新生總數的94.36%，大大減輕了迎新現場的收費壓力。整個報到過程中，流程清晰簡潔、不分先后、人到即辦。報到第一天上午即辦理完成了1900人，占實際報到總人數87.2%。

（三）學工系統

學工系統建成思政隊伍、學生信息、學生資助、公寓管理、勤工助學、日常事務、黨團建設、評獎評優、違紀處分等模塊，基本實現學院學生管理各項工作的信息化。一改以往各類申報層層紙質傳遞的低效工作模式，實現各類信息的快速統計、查詢，提高了工作效率。

（四）公寓管理子系統

公寓管理子系統包括房源管理、住宿管理、查詢統計、宿舍異動等模塊，主要用于全校學生的宿舍和床位的統籌調配。實現了學生住宿信息方便、快捷的查詢、新生床位的快速編排和住宿異動情況的統計。

學生綜合管理系統有效解決了學生信息共享和學生管理業務協同的問題，實現了學生整個培養周期中各個階段的學生信息資源的整合，為學生提供了良好的信息服務。

六、結論

學生綜合管理系統作為數字校園的重要組成部分，是學校教學和管理兩大主線之間的紐帶。它的效率和工作水平直接或間接地決定了各條線工作的效率和水平。引入流程再造理論，是在對學生培養周期中的各項事務進行剖析的基礎上，建設基于流程的學生綜合管理系統，并先后建立了統一數據中心、統一身份認證、統一門戶等支撐平臺，實現全校范圍內數據的統一集中、共享和交換，方便各部門、各項服務間的協同合作，為學生提供一體化的服務。不僅簡化了辦事流程，提高了工作效率，更重要的是讓學生得到了滿意的服務。但是在建設過程中仍然存在不同系統間的數據編碼差異、部門數據維護不及時、管理分散等問題。因此，下一步建設中，一方面將加大對廣大師生的信息技術應用能力培訓和系統應用推廣力度，進一步用好系統，另一方面將對接網絡教學平臺，加大系統與教學應用的結合。

[1] 陳徽.基于業務流程再造的燕山大學學生管理信息化模式的構建[D].秦皇島∶燕山大學,2010.

[2] 胡德平.基于流程再造的高校學生工作模式創新[J].思想理論教育,2009,(9)∶84-85.

[3] 郭威.基于流程再造視角下的我國高校一站式服務中心發展現狀研究[D].北京∶首都師范大學,2013.

[4] 蔣東興,種連榮,等.高等教育信息化創新應用案例集（第二輯）[M].北京∶清華大學出版社,2015.67.

Constructing the University Students' Comprehensive Management System Based on the Process Reengineering——Taking Jiaxing Vocational and Technical College as an Example

ZHOU Xiang-mei, MAO Jie, SHEN Quan-quan
(Network Information Center, Jiaxing Vocational and Technical College, Jiaxing 314036, China)

At the beginning of the study, we analyzed the feasibility of BPR Theory in college students' comprehensive management, after that, through organization construction, transaction analysis, process reengineering modeling and practice four steps, we completed the university students' comprehensive management system on the basis of process reengineering. This system shares and integrates all the students’ information from their admission to graduation, which provides a good information service for them.

process reengineering; students’ comprehensive management; system

G715

A

2096-272X（2016）05-0040-06

2016-05-08

周湘梅（1982-），女，浙江海寧人，碩士，助理研究員，研究方向：教育信息化。