探究如何加強基層公文管理規范

文/珠江水利委員會珠江水利科學研究院　章倩 程夏菲

探究如何加強基層公文管理規范

文/珠江水利委員會珠江水利科學研究院章倩 程夏菲

近些年，我國相繼頒布并實施了《黨政機關公文處理工作條例》《黨政機關公文格式》等有關公文管理規范及制度，這標志著我國黨政機關公文處理工作進入了“升級換代”的重要時期。筆者以某基層事業單位為例，從該單位基層公文管理中所存在的問題出發，總結了其在制定公文管理規范中的主要做法與經驗，最終根據自身工作實踐提出了相關建議，以為相關人員提供理論參考。

基層公文；公文處理；公文管理；工作條例

一、當前基層公文管理的主要問題

從本市某事業單位的公文處理情況來看，基層公文管理工作主要存在如下問題：

（一）公文制度建設無法滿足公文處理要求。現階段，包括本文舉例的某事業單位在內，大部分基層單位只是通過簡單地轉發、宣講來傳達上級公文管理要求，在進行本單位公文處理辦法的編制時往往為閉門造車，根本沒有多方取經，在進行公文格式樣本的設計時也沒有從單位實際需求出發，導致實際辦文時，這些范例并不具備較高的參考價值。覆蓋面不夠、操作性不強的制度建設只能淪為“公文要求雜記”，內容需實用、簡潔、貼地氣，寫作方法仍需推進改進，無法對實際工作加以指導。

（二）公文培訓水平無法滿足公文質量要求。單位內部組織的公文培訓次數并不多，接收培訓的人員也并沒有獲得足夠的實踐指導，培訓效果一般。外部培訓或公開課很難貼地氣，難以達到實用切實的目的。就目前而言，大部分基層單位并沒有足夠多的有關公文處理方面的論文與資料，現有的文獻資料也并不具有系統性、全面性與權威性，這直接導致基層單位的培訓資料嚴重缺乏系統章法，公文培訓效率及效果受到直接影響。

二、某事業單位加強公文管理規范的主要做法

（一）制定系統完善的公文處理辦法。制度保障是確保基層單位公文高效運轉的關鍵，因此該基層單位在嚴格落實上級要求的基礎上，從單位實際情況出發，編制出了較為全面的公文處理規定，即以《黨政機關公文處理工作條例》《黨政機關公文格式》為指導，形成一份系統完善且翔實，可執行性強規范的《某單位公文處理辦法》。

（二）制定切合實際的公文處理辦法。在《某單位公文處理辦法》中，編制人員精心設置了公文種類和形式、公文格式、行文規則、發文收文辦理、公文歸檔、公文管理等條目，使得該公文處理辦法具備較強的實踐操作性，同時還可作為單位內部的培訓材料加以使用。公文格式要求在該公文處理辦法中得到了具體說明，編制人員將各類公文要求轉化為了如機密且特急的通知件、轉發類通知件、聯合發文的請示件等11份既典型又生動規范的公文格式模板。

（三）制定實用管用的公文處理辦法。該單位所制定的公文處理辦法中，并沒有對所有文種加以說明，而是結合單位實際僅保留了除決議、公報、命令以外的9個常用文種。在行文規則方面，編制人員將上行文、平行文、下行文所應遵循的文種選擇、主（抄）送單位、辦理要求等一一納入了公文處理辦法中。出于單位性質考慮，編制人員對批復類公文進行了重點論述，主要原因在于批復類公文在實際寫作過程中存在著較多質量問題，表現尤為突出的是文種不統一、標題字數過多、附件格式不規范等問題。對此，編制人員在管理公文時將批復類公文歸為“批轉（轉發、印發）類公文”，并在此基礎上提出了標題不可超出50字、3行等相應的行文要求，此類公文的標題格式統一應為《xx單位關于xxxxx評審意見的通知》。在轉發上級單位文件時。需講其發文字號標明于被轉發公文標題的下一行，發文單位的名稱與印發日期需注于公文落款處。除標題、發文字號、公文落款外，該單位的編制人員還詳細說明了批復類公文的細節要求，包括附注的規范使用、公文收發章的樣式及使用要求等。

三、加強基層公文管理規范的建議

（一）加快條例標準向處理辦法的轉化。條例具有法的效力，同時也具有語言簡潔和法律約束力等特點，但由于其只能明確一些有硬性規定的內容，在實行過程中極易出現指導性不足、條文零散等影響公文處理人員學習事件的問題。基層單位需在充分吸收《條例》《標準》的基礎上，針對一些公文細節和特殊情況加以規范，如前文中某單位結合實際情況，大膽去除不常用文種，重點討論批轉類公文的規范細節。

（二）推動處理辦法向工作手冊轉化。一方面，編制人員需依據公文處理辦法，將公文工作規范格式模板、公文工作業務規范等內容融合為工作要求，并將現行有效的公文管理制度落實至工作手冊中，以為公文處理人員順利展開工作提供指導。此外，在處理辦法中還可適當整理一些典型錯文案例，為單位內部的公文處理培訓活動提供一定的資料。此外，基層單位還需加強對收發文的質量管理，嚴格實行不規范公文必須退文的管理制度，以推動擬稿單位及時加以改進。

（三）公文管理者需及時關注單位辦文實際情況。公文管理人員不僅需對單位辦文實際情況加以充分了解，還需對單位辦文制度要求和學習培訓在基層的效果反饋加以重點關注。此外，還需邀請基層單位定期向辦公室集中反饋某一階段的問題公文，并針對其所存在的問題進行深入分析與探討，最終提出修改意見，以推動基層單位公文管理的規范化。

四、結束語

隨著我國基層事業單位的發展，公文在其日常管理中的作用越來越大，但其在管理規范中存在較多問題。對此，基層事業單位需加強對公文管理的重視，并制定出切合實際且實用管用的公文處理辦法。

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