探究如何加強(qiáng)基層公文管理規(guī)范

文/珠江水利委員會珠江水利科學(xué)研究院　章倩 程夏菲

探究如何加強(qiáng)基層公文管理規(guī)范

文/珠江水利委員會珠江水利科學(xué)研究院章倩 程夏菲

近些年，我國相繼頒布并實(shí)施了《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》《黨政機(jī)關(guān)公文格式》等有關(guān)公文管理規(guī)范及制度，這標(biāo)志著我國黨政機(jī)關(guān)公文處理工作進(jìn)入了“升級換代”的重要時期。筆者以某基層事業(yè)單位為例，從該單位基層公文管理中所存在的問題出發(fā)，總結(jié)了其在制定公文管理規(guī)范中的主要做法與經(jīng)驗，最終根據(jù)自身工作實(shí)踐提出了相關(guān)建議，以為相關(guān)人員提供理論參考。

基層公文；公文處理；公文管理；工作條例

一、當(dāng)前基層公文管理的主要問題

從本市某事業(yè)單位的公文處理情況來看，基層公文管理工作主要存在如下問題：

（一）公文制度建設(shè)無法滿足公文處理要求?，F(xiàn)階段，包括本文舉例的某事業(yè)單位在內(nèi)，大部分基層單位只是通過簡單地轉(zhuǎn)發(fā)、宣講來傳達(dá)上級公文管理要求，在進(jìn)行本單位公文處理辦法的編制時往往為閉門造車，根本沒有多方取經(jīng)，在進(jìn)行公文格式樣本的設(shè)計時也沒有從單位實(shí)際需求出發(fā)，導(dǎo)致實(shí)際辦文時，這些范例并不具備較高的參考價值。覆蓋面不夠、操作性不強(qiáng)的制度建設(shè)只能淪為“公文要求雜記”，內(nèi)容需實(shí)用、簡潔、貼地氣，寫作方法仍需推進(jìn)改進(jìn)，無法對實(shí)際工作加以指導(dǎo)。

（二）公文培訓(xùn)水平無法滿足公文質(zhì)量要求。單位內(nèi)部組織的公文培訓(xùn)次數(shù)并不多，接收培訓(xùn)的人員也并沒有獲得足夠的實(shí)踐指導(dǎo)，培訓(xùn)效果一般。外部培訓(xùn)或公開課很難貼地氣，難以達(dá)到實(shí)用切實(shí)的目的。就目前而言，大部分基層單位并沒有足夠多的有關(guān)公文處理方面的論文與資料，現(xiàn)有的文獻(xiàn)資料也并不具有系統(tǒng)性、全面性與權(quán)威性，這直接導(dǎo)致基層單位的培訓(xùn)資料嚴(yán)重缺乏系統(tǒng)章法，公文培訓(xùn)效率及效果受到直接影響。

二、某事業(yè)單位加強(qiáng)公文管理規(guī)范的主要做法

（一）制定系統(tǒng)完善的公文處理辦法。制度保障是確?；鶎訂挝还母咝н\(yùn)轉(zhuǎn)的關(guān)鍵，因此該基層單位在嚴(yán)格落實(shí)上級要求的基礎(chǔ)上，從單位實(shí)際情況出發(fā)，編制出了較為全面的公文處理規(guī)定，即以《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》《黨政機(jī)關(guān)公文格式》為指導(dǎo)，形成一份系統(tǒng)完善且翔實(shí)，可執(zhí)行性強(qiáng)規(guī)范的《某單位公文處理辦法》。

（二）制定切合實(shí)際的公文處理辦法。在《某單位公文處理辦法》中，編制人員精心設(shè)置了公文種類和形式、公文格式、行文規(guī)則、發(fā)文收文辦理、公文歸檔、公文管理等條目，使得該公文處理辦法具備較強(qiáng)的實(shí)踐操作性，同時還可作為單位內(nèi)部的培訓(xùn)材料加以使用。公文格式要求在該公文處理辦法中得到了具體說明，編制人員將各類公文要求轉(zhuǎn)化為了如機(jī)密且特急的通知件、轉(zhuǎn)發(fā)類通知件、聯(lián)合發(fā)文的請示件等11份既典型又生動規(guī)范的公文格式模板。

（三）制定實(shí)用管用的公文處理辦法。該單位所制定的公文處理辦法中，并沒有對所有文種加以說明，而是結(jié)合單位實(shí)際僅保留了除決議、公報、命令以外的9個常用文種。在行文規(guī)則方面，編制人員將上行文、平行文、下行文所應(yīng)遵循的文種選擇、主（抄）送單位、辦理要求等一一納入了公文處理辦法中。出于單位性質(zhì)考慮，編制人員對批復(fù)類公文進(jìn)行了重點(diǎn)論述，主要原因在于批復(fù)類公文在實(shí)際寫作過程中存在著較多質(zhì)量問題，表現(xiàn)尤為突出的是文種不統(tǒng)一、標(biāo)題字?jǐn)?shù)過多、附件格式不規(guī)范等問題。對此，編制人員在管理公文時將批復(fù)類公文歸為“批轉(zhuǎn)（轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)）類公文”，并在此基礎(chǔ)上提出了標(biāo)題不可超出50字、3行等相應(yīng)的行文要求，此類公文的標(biāo)題格式統(tǒng)一應(yīng)為《xx單位關(guān)于xxxxx評審意見的通知》。在轉(zhuǎn)發(fā)上級單位文件時。需講其發(fā)文字號標(biāo)明于被轉(zhuǎn)發(fā)公文標(biāo)題的下一行，發(fā)文單位的名稱與印發(fā)日期需注于公文落款處。除標(biāo)題、發(fā)文字號、公文落款外，該單位的編制人員還詳細(xì)說明了批復(fù)類公文的細(xì)節(jié)要求，包括附注的規(guī)范使用、公文收發(fā)章的樣式及使用要求等。

三、加強(qiáng)基層公文管理規(guī)范的建議

（一）加快條例標(biāo)準(zhǔn)向處理辦法的轉(zhuǎn)化。條例具有法的效力，同時也具有語言簡潔和法律約束力等特點(diǎn)，但由于其只能明確一些有硬性規(guī)定的內(nèi)容，在實(shí)行過程中極易出現(xiàn)指導(dǎo)性不足、條文零散等影響公文處理人員學(xué)習(xí)事件的問題?；鶎訂挝恍柙诔浞治铡稐l例》《標(biāo)準(zhǔn)》的基礎(chǔ)上，針對一些公文細(xì)節(jié)和特殊情況加以規(guī)范，如前文中某單位結(jié)合實(shí)際情況，大膽去除不常用文種，重點(diǎn)討論批轉(zhuǎn)類公文的規(guī)范細(xì)節(jié)。

（二）推動處理辦法向工作手冊轉(zhuǎn)化。一方面，編制人員需依據(jù)公文處理辦法，將公文工作規(guī)范格式模板、公文工作業(yè)務(wù)規(guī)范等內(nèi)容融合為工作要求，并將現(xiàn)行有效的公文管理制度落實(shí)至工作手冊中，以為公文處理人員順利展開工作提供指導(dǎo)。此外，在處理辦法中還可適當(dāng)整理一些典型錯文案例，為單位內(nèi)部的公文處理培訓(xùn)活動提供一定的資料。此外，基層單位還需加強(qiáng)對收發(fā)文的質(zhì)量管理，嚴(yán)格實(shí)行不規(guī)范公文必須退文的管理制度，以推動擬稿單位及時加以改進(jìn)。

（三）公文管理者需及時關(guān)注單位辦文實(shí)際情況。公文管理人員不僅需對單位辦文實(shí)際情況加以充分了解，還需對單位辦文制度要求和學(xué)習(xí)培訓(xùn)在基層的效果反饋加以重點(diǎn)關(guān)注。此外，還需邀請基層單位定期向辦公室集中反饋某一階段的問題公文，并針對其所存在的問題進(jìn)行深入分析與探討，最終提出修改意見，以推動基層單位公文管理的規(guī)范化。

四、結(jié)束語

隨著我國基層事業(yè)單位的發(fā)展，公文在其日常管理中的作用越來越大，但其在管理規(guī)范中存在較多問題。對此，基層事業(yè)單位需加強(qiáng)對公文管理的重視，并制定出切合實(shí)際且實(shí)用管用的公文處理辦法。

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