醫(yī)院檔案管理存在的問題及對(duì)策研究

文/福建省福州兒童醫(yī)院　薛甦

醫(yī)院檔案管理存在的問題及對(duì)策研究

文/福建省福州兒童醫(yī)院薛甦

本文主要針對(duì)醫(yī)院檔案管理存在的問題及對(duì)策展開研究。認(rèn)為醫(yī)院檔案管理存在的問題主要包括：醫(yī)院的檔案管理意識(shí)相對(duì)淡薄；檔案管理軟件系統(tǒng)開發(fā)相對(duì)落后；管理體制不健全，缺少統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)；部分醫(yī)院紙質(zhì)檔案保管條件簡(jiǎn)陋。提出的對(duì)策分別為：提升醫(yī)院全員的檔案管理意識(shí)；加快醫(yī)院檔案管理軟件系統(tǒng)開發(fā)；盡快建立健全醫(yī)院檔案管理制度；積極優(yōu)化醫(yī)院紙質(zhì)檔案保管條件。

醫(yī)院；檔案管理；制度；紙質(zhì)檔案

眾所周知，檔案管理為醫(yī)院管理的重要組成部分之一。為提高醫(yī)院檔案管理質(zhì)量，很多醫(yī)院檔案管理人員均不約而同對(duì)檔案管理的具體策略及優(yōu)化路徑展開研究。雖然各醫(yī)院檔案管理人員始終孜孜不倦的致力于檔案管理研究，但不可忽視的是：截至目前為止，醫(yī)院檔案管理仍存在很多問題，這些問題的存在在一定程度上會(huì)影響醫(yī)院檔案管理質(zhì)量的提升。基于此種情況，本文主要針對(duì)醫(yī)院檔案管理存在的典型問題進(jìn)行研究，并提出相關(guān)對(duì)策。希望能不斷提高醫(yī)院檔案管理質(zhì)量。

一、醫(yī)院檔案管理的內(nèi)涵

何謂醫(yī)院檔案呢？張秀良（2012）在《新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理的改進(jìn)方法》中指出：醫(yī)院檔案指的是為醫(yī)院服務(wù)的醫(yī)療文件材料以及醫(yī)院建設(shè)發(fā)展的歷史資料，它是醫(yī)院在工作活動(dòng)中所形成的各種文件，比如工作記錄、圖表、錄音、影像資料等各種書面材料及載體材料。檔案是醫(yī)院管理的重要依據(jù)，因此各醫(yī)院均極為注重檔案管理工作。醫(yī)院檔案管理工作質(zhì)量的提升有利于醫(yī)院整體管理質(zhì)量的提升，有利于促進(jìn)醫(yī)院管理的健康、和諧發(fā)展，有利于我國(guó)整個(gè)醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展。我們必須對(duì)醫(yī)院檔案管理予以足夠重視。

二、醫(yī)院檔案管理存在的問題

目前，在醫(yī)院檔案管理工作中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)這樣或那樣的問題，這些問題的存在顯然不利于醫(yī)院檔案管理質(zhì)量的提升。現(xiàn)行醫(yī)院檔案管理存在的問題主要如下：

（一）醫(yī)院的檔案管理意識(shí)相對(duì)淡薄。由于諸多方面的原因，很多醫(yī)院對(duì)檔案管理并不是非常重視。部分醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)會(huì)偏頗的認(rèn)為，對(duì)于醫(yī)院而言，做好醫(yī)療和科研工作才是最為關(guān)鍵的。在這樣的觀念引導(dǎo)下，很多醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作并未予以足夠重視。除此之外，醫(yī)院的部分工作人員往往過分注重忙于醫(yī)務(wù)工作，但是對(duì)工作中所涉及的諸多內(nèi)容卻并未進(jìn)行認(rèn)真記錄和積累。更為嚴(yán)重的是，很多醫(yī)院工作人員并不注重檔案保存，未充分認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要意義。之所以會(huì)出現(xiàn)此種情況，主要是因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)和其他工作人員的檔案管理意識(shí)淡薄所造成的。

（二）檔案管理軟件系統(tǒng)開發(fā)相對(duì)落后。在我國(guó)，檔案管理軟件的開發(fā)水平及速度落后于計(jì)算機(jī)硬件技術(shù)發(fā)展的現(xiàn)實(shí)仍然存在。在醫(yī)院檔案管理軟件開發(fā)方面亦表現(xiàn)出此種情況。一直以來，單版機(jī)計(jì)算機(jī)檔案管理在我國(guó)各大醫(yī)院的檔案管理中均發(fā)揮了較為積極的作用，有效改變了傳統(tǒng)手工檔案管理存在的弊端，讓檔案管理呈現(xiàn)出便捷性、高效性的特點(diǎn)。但不可否認(rèn)的是，隨著對(duì)檔案信息利用需求的不斷增加，原本的單版機(jī)計(jì)算機(jī)檔案管理技術(shù)明顯無法適應(yīng)當(dāng)前形勢(shì)的發(fā)展，與醫(yī)院的信息系統(tǒng)之間也出現(xiàn)不可兼容性。對(duì)于這樣的檔案管理軟件系統(tǒng)而言，升級(jí)更新是其未來必然發(fā)展之路。

（三）管理體制不健全，缺少統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。在我國(guó)很多醫(yī)院，很多科室均構(gòu)建有明確、完整的管理體制，但具體至檔案管理方面，卻往往存在管理體制不健全的情況，在檔案管理方面亦缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。很多部門的檔案均是各部門分別進(jìn)行管理，這種情況的存在也在一定程度上造成醫(yī)院檔案的信息資源缺乏連貫性及完整性。對(duì)于醫(yī)院而言，也很難對(duì)有價(jià)值的資料實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一。在查找相關(guān)資料時(shí)也往往會(huì)出現(xiàn)很多困難，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。基于此種情況，建議各醫(yī)院必須建立健全檔案管理體制，制定統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，讓醫(yī)院檔案管理呈現(xiàn)出更高的有效性。

（四）部分醫(yī)院紙質(zhì)檔案保管條件簡(jiǎn)陋。雖然目前很多醫(yī)院在檔案管理方面均實(shí)現(xiàn)了無紙化管理，但不可否認(rèn)的是：紙質(zhì)檔案管理仍是各大醫(yī)院檔案管理的重要內(nèi)容。在調(diào)查中了解到，很多醫(yī)院在紙質(zhì)檔案的管理方面均不同程度上存在保管條件簡(jiǎn)陋的情況。部分醫(yī)院的檔案管理室常年潮濕陰暗，還容易招蟲子。這種情況的存在極易讓紙質(zhì)檔案產(chǎn)生發(fā)霉變質(zhì)，甚至是破損。基于此種情況，要想加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理，必須要解決紙質(zhì)檔案保管條件簡(jiǎn)陋的問題。

三、提升醫(yī)院檔案管理質(zhì)量的相關(guān)對(duì)策

檔案管理對(duì)于整個(gè)醫(yī)院管理而言是至關(guān)重要的。為克服上述問題的存在，特提出如下發(fā)展對(duì)策：

（一）提升醫(yī)院全員的檔案管理意識(shí)。為提高醫(yī)院檔案管理質(zhì)量，我們必須不斷提升醫(yī)院全員的檔案管理意識(shí)。筆者認(rèn)為，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)必須對(duì)檔案管理予以足夠重視，將檔案管理與醫(yī)療、科研并重，狠抓醫(yī)院檔案管理質(zhì)量的提升。除此之外，醫(yī)院還應(yīng)對(duì)全體醫(yī)療工作人員長(zhǎng)期實(shí)施《檔案法》的宣傳教育工作，通過《檔案法》教育不斷提升醫(yī)院全員的檔案管理意識(shí)。進(jìn)而積極配合醫(yī)院檔案管理人員做好醫(yī)院的檔案管理工作。醫(yī)院檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，做好醫(yī)院檔案管理工作無法做到一蹴而就，它需要醫(yī)院全員的共同努力。唯有如此，方能真正提升醫(yī)院檔案管理的效率。讓醫(yī)院檔案更好地服務(wù)于我國(guó)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展和進(jìn)步。

（二）加快醫(yī)院檔案管理軟件系統(tǒng)開發(fā)。在上述論述中提及，隨著對(duì)檔案信息利用需求的不斷增加，原本的單版機(jī)計(jì)算機(jī)檔案管理技術(shù)明顯無法適應(yīng)當(dāng)前形勢(shì)的發(fā)展，與醫(yī)院的信息系統(tǒng)之間也出現(xiàn)不可兼容性。為有效解決該問題，我們必須不斷加快醫(yī)院檔案管理軟件系統(tǒng)的開發(fā)，讓醫(yī)院檔案管理軟件系統(tǒng)與醫(yī)院信息系統(tǒng)之間呈現(xiàn)出更好的兼容性。醫(yī)院在選用檔案管理軟件系統(tǒng)時(shí)，必須科學(xué)選用經(jīng)國(guó)家相關(guān)部門鑒定過的正規(guī)軟件管理系統(tǒng)，有條件的醫(yī)院也可在相關(guān)軟件基礎(chǔ)上進(jìn)行二次開發(fā)，讓檔案管理軟件系統(tǒng)更加符合醫(yī)院檔案管理發(fā)展的需要。讓檔案管理軟件系統(tǒng)與醫(yī)院行政辦公系統(tǒng)更好相接，呈現(xiàn)出更高的兼容性。

（三）盡快建立健全醫(yī)院檔案管理制度。相關(guān)研究表明，科學(xué)的檔案管理制度可有效調(diào)動(dòng)檔案管理工作人員的積極性，可激發(fā)檔案管理工作人員以更加積極的姿態(tài)參與到檔案管理工作當(dāng)中。為提升醫(yī)院檔案管理質(zhì)量，醫(yī)院必須盡快建立健全醫(yī)院檔案管理制度。業(yè)內(nèi)人士均明晰，醫(yī)院檔案管理制度包含內(nèi)容極為廣泛。諸如，檔案保管制度、檔案利用制度、檔案搜集整理制度等。上述一系列管理制度均需要科學(xué)構(gòu)建，從而讓制度的建立保障醫(yī)院檔案管理效率的提升。筆者認(rèn)為，為了讓醫(yī)院檔案管理制度的構(gòu)建呈現(xiàn)出更高的科學(xué)性，醫(yī)院在建立檔案管理制度時(shí)，必須充分尊重醫(yī)院各個(gè)科室工作人員的具體意見，再綜合各科室意見有的放矢的建立醫(yī)院檔案管理制度。在檔案管理制度的實(shí)施過程中如若發(fā)現(xiàn)存在問題，也必須要及時(shí)優(yōu)化和改進(jìn)。

（四）積極優(yōu)化醫(yī)院紙質(zhì)檔案保管條件。部分醫(yī)院的紙質(zhì)檔案保管條件簡(jiǎn)陋已是一個(gè)不爭(zhēng)的事實(shí)。為解決該問題，相關(guān)醫(yī)院必須不斷提升和優(yōu)化紙質(zhì)檔案的保管條件。諸如，醫(yī)院在紙質(zhì)檔案的保存方面，必須選擇通風(fēng)、光照條件較好的房間。這樣的房間一般較為干燥，不易造成紙質(zhì)檔案的霉變。為防止紙質(zhì)檔案遭受蟲害，醫(yī)院檔案管理人員還需要對(duì)檔案室定期或不定期地進(jìn)行殺蟲、消毒。遭遇連續(xù)陰雨天時(shí)，即使是樓層較高也很容易造成室內(nèi)空氣潮濕，因此醫(yī)院還必須為檔案管理室配備烘干設(shè)備，時(shí)刻保存檔案管理室的室內(nèi)干燥。總而言之，醫(yī)院應(yīng)積極優(yōu)化醫(yī)院紙質(zhì)檔案的保管條件。

四、結(jié)語

為提高醫(yī)院檔案管理質(zhì)量，我們具體可從如下幾個(gè)方面入手：提升醫(yī)院全員的檔案管理意識(shí)；加快醫(yī)院檔案管理軟件系統(tǒng)開發(fā)；盡快建立健全醫(yī)院檔案管理制度；積極優(yōu)化醫(yī)院紙質(zhì)檔案保管條件。事實(shí)上，醫(yī)院在檔案管理方面存在的問題還有很多。對(duì)于存在的問題，我們必須要予以足夠重視，并采取更加積極有效的措施予以解決。唯有遇到問題解決問題，敢于面對(duì)，才能真正讓醫(yī)院檔案管理呈現(xiàn)出更高有效性。

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