論企業檔案管理工作的重要性研究

文/深圳市地鐵集團有限公司　章莉

論企業檔案管理工作的重要性研究

文/深圳市地鐵集團有限公司章莉

隨著企業檔案管理社會化趨勢不斷加深，企業檔案管理工作是企業管理工作的一部分，創新是企業的當務之急，而企業檔案管理的創新也不例外。本文淺析企業檔案管理在創新中存在的問題，探討解決問題的方法和措施，希望能為企業檔案管理工作的發展提供幫助。

企業檔案；管理；存在問題；創新；完善

一、 企業檔案管理工作存在的問題

（一）檔案管理工作的革新與發展必須以傳統的檔案管理模式為基礎。所有的檔案管理工作都有其自身的管理體系作為革新和發展的基礎，我國的檔案管理工作已經發展了很長的時間，形成了一套固有的檔案管理理論、管理方法和管理經驗，形成了具有特色的檔案管理工作體系。這些傳統的檔案管理模式雖然在現代信息技術環境下存在一定的局限性，但正是因為有了傳統的管理理念和方法作為基礎，才能實現管理工作的創新。現今正是進行企業檔案管理工作創新和發展的時機，一定要對過去的管理模式進行仔細的研究和總結，在傳統的檔案管理模式的基礎上尋求革新與發展。

（二）企業的檔案管理工作不能脫離實際。當前，我國眾多企業檔案管理工作的革新仍然處于初級的狀態，創新的過程依然存在著大量的問題，會受到各種因素的制約。許多企業長期以來重“藏”輕“用”，對檔案利用產生的社會效益和經濟效益缺乏廣泛的宣傳，因此使企業員工對檔案利用效益知之甚少。同時在進行檔案管理工作創新的時候，沒有創新的理論，沒有創新的方法，也沒有創新的實踐經驗，就進行虛無縹緲的創新。因此要進行檔案管理的創新就要立足于實際，找出創新發展進程中存在的問題，為檔案管理的創新打好堅實的基礎。

（三）對企業檔案管理工作的創新。不但學習檔案管理行業的相關知識，借鑒本行業成功的管理經驗，還要對相關行業的知識進行培訓和學習，提升企業自身的檔案管理經驗和豐富管理的內容。管理方式的不斷革新是企業發展的不竭動力，目前的問題是，在進行檔案管理工作創新時，沒有創新的理論，沒有創新的方法，也沒有創新的實踐經驗，就進行虛無縹緲的創新。如不懂得借鑒和學習其他相關行業的知識和成功的經驗，必將導致企業檔案管理的革新與發展緩慢滯后。

（四）企業內部相關管理者對檔案管理方式革新的重視程度不夠高。過多的追求管理成本的降低，創造更大的經濟效益，未有認識到檔案管理工作對企業內部機制運行和發展的意義。并且很多的企業管理者直接忽視企業內部檔案的管理，認為檔案管理工作在企業的發展并不能起到實質性的作用。為此，企業內部的檔案管理人員缺乏工作的積極性和責任心。

（五）很多企業在檔案管理的工作方面依然采用人工登記、分類和保存的方法。造成大量人力和物力的浪費，不能適應當今社會市場環境。企業沒有制定相關的制度，促進檔案管理工作的順利實施，造成檔案管理工作不能在規范的制度保障下進行革新，也使得各個部門的檔案管理混亂，造成檔案的重復歸檔或者檔案缺失等。有些企業認為檔案管理人員誰都能可以干，根本沒有具備專業的檔案管理理論知識和實踐操作經驗，造成檔案管理人員在具體檔案管理環節中的操作失誤，致使管理效率和質量不能有效地提高。

二、 企業檔案管理工作的實施措施

（一） 企業管理者加強對檔案管理工作的重視。處在社會經濟發展的大背景下，企業的決策者應該提高對檔案管理的重視程度，正確的認識檔案管理對本企業發展的作用。把檔案管理工作與企業其他相關的管理工作有效地結合起來，配置有專業技術管理的檔案管理工作人員，并根據檔案管理工作人員的工作建立一套獎罰機制，加強對管理人員的教育培訓，使其樹立管理責任心，能夠主動積極地進行相關的檔案管理工作，提高管理的技術技能，保證檔案管理水平逐漸地提高，使檔案管理工作能發揮其在企業發展中的重要作用，也成為衡量企業經營管理水平的重要標志。

（二）改進檔案管理的方式。傳統的管理方式存在很大的弊端，作為現代企業檔案管理的基礎，隨著現代信息化的企業檔案管理方式的形成，企業檔案管理正在逐漸拋棄傳統的管理方式。在企業檔案的管理工作中要學會利用先進的計算機網絡技術，實現信息的高效傳遞，從而促進企業檔案管理效率的提升。為企業在現代化進程中的發展提供有效的幫助。

（三）加大檔案管理的投入。企業對檔案管理重視程度的提高，就會加大對檔案管理工作相關資源的投入，使得檔案管理工作機制更加的完善。同時設置專門的企業檔案管理的資源信息分享平臺，建立相關的檔案信息查詢渠道，使企業檔案管理檢索的平臺機制更加完善，便于更好地推動企業的革新與發展。

（四）完善檔案管理的制度。面對企業檔案管理的現狀，需要有一個良好的企業檔案管理制度作為保障，建立完善的企業檔案管理的制度體系。將檔案工作諸環節通過科學嚴謹的規章進行規范，從整理歸檔、庫房管理、提供借閱等方面，使檔案管理工作有法可依、有章可循。同時，也要有明確的制度規定各部門的責任，使企業各部門之間能進行良性的溝通與交流，從而實現檔案管理工作內容和方式的革新，為企業的穩定發展提供相關的保障。

（五）吸納專業的檔案管理人才。企業內部的檔案管理工作人員，很多是由企業其他相關部門人員在沒有一定專業管理技術的情況下，直接以檔案管理人員的身份進行管理的，這部分管理者沒有經過系統的培訓，沒有專業的管理技術，所以就不能保證檔案管理的科學性、規范化。企業可以通過招聘，或采用競爭上崗的方式，為企業的檔案管理引進些經過系統培訓的專業的檔案管理者，有效地提高企業檔案管理工作的效率。

三、加強企業檔案管理的創新

在企業運行及發展過程中，應當立足于市場經濟體制改革理念的基礎上，積極采用現代化的科技手段，來對企業內部計算機設備硬件等進行有效的防護，最大程度上減少企業檔案管理系統的安全隱患，促進管理效率的提升。與此同時，應當規范企業檔案管理的工作流程，加強檔案信息的管理，確保企業檔案信息得以安全穩定的流轉。

就企業檔案管理的實際情況來看，所謂流程管理，就是對企業檔案管理系統的整體運行狀態進行規范的監控，并明確企業各項任務活動的流轉、執行情況，并加強監督和管理，此種情況下，能夠保證系統所產生的電子文件的真實性和完整性，并充分發揮出檔案管理工作的職能及作用，充分做好機構文件處理流程的梳理和提煉工作，將文件處理過程納入到企業檔案管理工作具體工作流程和環節中，進而從整體上提高企業的檔案管理效率。也就是說，文件信息的高效化管理，能夠實現對文件信息的全過程管理，對痕跡保留以及收文督辦和監控等進行科學化的管理。

四、結束語

綜上所述，目前部分企業內部的檔案管理機制存在著觀念上的落后，檔案管理方法的單調，以及檔案管理部門缺乏專業的檔案管理人才等。若想要切實提高企業檔案管理效率，實現長遠發展，企業的領導層要不斷加強對檔案管理工作的重視程度，加強現代化的管理方式，轉變管理理念，來實現企業檔案管理的革新與發展，從而更好地推動企業在當今信息技術時代的發展。

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