論加強檔案資源文化服務利用的有效對策

文/益陽廣播電視大學　史桂湘

論加強檔案資源文化服務利用的有效對策

文/益陽廣播電視大學史桂湘

隨著數字化、網絡化的不斷深入，檔案文化資源借服務大局服務社會各界，側重檔案服務是為現實服務的宗旨，運用創新機制和方法提升檔案服務質量，如何豐富檔案服務內容，創新服務模式，提升檔案服務質量，具有十分重要的意義。

檔案文化資源；服務利用；對策

一、 對檔案服務工作的內涵分析

檔案服務工作包括顯示服務和歷史服務兩個方面。注重檔案服務的內容為現實服務，不依照陳舊的“條條框框”，不斷拓展檔案服務領域，創新機制更好地為信息資源的開發利用服務。改善檔案服務條件，主動利用檔案館藏資源為大眾服務，滿足社會各方面對檔案利用的需求，進而提升檔案服務質量。歷史服務是相對于現實服務來說的，檔案本身具有完整性的特征，在檔案的使用和保管中要為查閱者提供更好的現實服務，才能延長其使用的歷史壽命。檔案服務主要側重于為現實服務。現實服務和歷史服務有機結合，檔案利用體系建設自然就完善了。

二、 電子檔案的加入強調檔案工作者的社會責任

（一）電子檔案便捷、高效率，能快速查閱相關檔案資料。電子檔案具有高容量、高效率、快捷便利的特點。電子檔案的廣泛使用能為檔案利用者提供最為便利的查閱條件，極大程度上提升了查閱效率。

（二）對檔案信息資料的應用，能夠提高檔案資源的利用率。提升檔案信息資源的利用程度，可以逐漸實現異地查閱相應電子檔案信息，比傳統檔案利用方式更具實效性，不受地域和空間的制約，還可以實現多人同步異地查閱檔案信息資料，著力提高檔案資源的利用率。

（三）能夠增強檔案保管的安全性。電子檔案與紙制檔案相比更具優勢，便于查閱和保管。在實現對電子檔案的廣泛使用和利用過程中，除了采用從專用系統查閱電子檔案信息外，還要注意在傳輸過程中的安全問題，避免涉密文檔的安全性，用規范的查閱程序切實對電子檔案的利用起到有效保護作用。

三、分析檔案服務工作的特點

（一）把好各單位機關檔案的移交工作。這既是基礎又是關鍵。每年眾多的單位都會積極帶頭，率先將各自的檔案移交進館。這樣做起到了很好的示范作用，又能對批量的檔案資源進行有效保管，大多數單位的檔案都能按時按要求及時移交。

（二）加強檔案資源建設，合理有效對檔案資源進行開發利用。對檔案資源進行合理的開發利用，對那些珍貴檔案資源的開發利用，組織檔案館里專人對檔案資源進行開發、編研，充分體現了編研為社會各項工作服務的重要作用。

（三）要重視對民間檔案的征集利用。檔案是歷史的記憶，是人類文明的傳承，是人類社會的原始記錄，檔案本身是與我們每個人密切相關，融入我們的生活，深入民間通過訪問發現歷史檔案，通過關系渠道深入民間查找篩選有價值的歷史檔案；通過幾年的征集，回收了一批珍貴的歷史檔案。

四、檔案資源建設發展的現狀

（一）檔案資源結構單一，檔案門類不齊全。除了文書檔案之外，沒有及時對電子照片、錄音、影像檔案的及時收集與整理。更沒有按其門類設立專項檔案。所收集整理的檔案中上級部門的指令性文件居多，具有地方特色的檔案以及有關學科課題科學研究的專業技術檔案卻極少。

（二）檔案資源總量還不是很多，還缺乏“大檔案”意識。不能適應經濟社會的需求，對檔案資源的價值認定不是很清楚、范圍限制沒有明顯的界定，不能通過一定的載體留存下來，學校檔案館檔案資源載體95%為紙質檔案，音像檔案、實物檔案少之又少。

（三）對重大事項檔案收集工作開展起來很困難。基本上對重大事項的檔案收集歸檔不到位、對于發生的重大事項所產生的檔案資料文件，很難及時進行有效整理歸檔，甚至部分重要資料分散個人手中，時間長了，極其容易造成這部分重要檔案的散落丟失。

五、分析檔案資源建設存在問題的原因

（一）領導對檔案工作認識不到位。有一些領導大都把主要精力放在單位的中心工作上，對于檔案工作基本上騰不出精力來管，要不是有專門的檔案檢查，這項工作基本上處于無人負責的狀態，經費、人力都得不到相應的保證，更談不上有效發展。

（二）對檔案管理重視程度不高，體制落后。檔案工作極具傳統性，在眾多的人思想中老早就形成了根深蒂固的印象，此項工作無關單位的大局，可有可無，管理體制上存在嚴重的滯后現象，更加不能適應新形勢新時代的需要。

（三）檔案基礎建設存在滯后現象。在一定程度上直接影響到檔案資源建設的向前發展，有時會因為檔案的基礎建設滯后而造成對檔案的歸檔處理不及時。

（四）信息化建設方面欠缺。檔案資源建設，并不是只將各種載體的檔案簡單收集在一起集中保管，而是要運用相應現代化的保管手段進行信息化處理，儲存、分類，實現檔案信息資源的有效利用。

六、提升檔案資源建設的有效途徑

檔案資源建設內涵的提升，是新時代的新要求，更是檔案工作服務的新目標，對推動檔案資源建設有著深遠的意義。如何在今后創新檔案工作思路、采取有效的現代化手段和方法，積累檔案資源數量多想辦法，提出了自己的對策：

（一）加強對貫徹檔案法律法規的學習，增強檔案管理工作領導意識、服務意識。領導騰出精力來分管檔案工作，在經費、人力上得到大力的保證，加強對檔案工作的調研，制定相應的工作目標、方法、措施，使檔案法律法規落到實處，才能促進檔案工作的有效開展。

（二）樹立“大檔案”意識，加強對檔案資源的整合，豐富檔案資源門類。積極解決好檔案資源結構單一，檔案門類不齊全的問題。對文書檔案、電子照片檔案、實物檔案、電子聲像檔案的及時、合理整合是工作重心。樹立“大檔案”意識。逐漸適應經濟社會的需求，弄清檔案資源的價值認定規則、范圍限制的界定，進一步豐富檔案資源的整合，實現檔案資源的整合利用。

（三）檔案資源建設要運用現代化保管手段進行處理。運用現代化手段對檔案資源建設進行相應的處理，找尋最佳切入點，對檔案資源建設的有效定位、技術要求都要拿出結合實際的正確決策，做出可行性調研，制定出可行的實施方案，將各種載體的檔案簡單收集在一起集中保管，并且要運用相應現代化的保管手段進行信息化處理，儲存、分類，最終實現檔案資源的共享。電子檔案的備份是一項重要工作，先要區分不同等級的檔案進行及時備份，用來保證電子信息檔案的可讀性和安全性。

（四） 檔案資源文化服務利用必須強化責任意識、創新意識。檔案資源文化服務利用必須強化責任意識、創新意識。在檔案管理過程中要加強責任意識。責任意識是推進學校檔案資源文化服務利用水平的基礎，也是搞好檔案文化服務利用工作強有力的保障。在檔案服務利用過程中應當善于借鑒和總結好的經驗和措施，為更好地開展學校檔案工作、遵循檔案管理的使用原則提出切合實際的創新方案。

（五）檔案的傳承利用作用是檔案不可或缺的一部分。檔案是歷史的記憶，是人類文明的傳承，是人類社會的原始記錄，檔案本身與我們每個人密切相關，融入我們的生活，作為從事檔案管理工作的人員更應在提升服務質量和自身業務水平上下足功夫，檔案事業發展現在，合理有效實現對檔案的利用開發，為今后檔案事業的發展，進一步達到遵循法規擔負起記錄歷史、完善檔案收集、保管和服務利用的功能。

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