淺談醫院檔案管理工作

文/成都市新都區人民醫院 馬春榮

淺談醫院檔案管理工作

文/成都市新都區人民醫院 馬春榮

本文論述了當前醫院檔案管理工作普遍存在的問題，并就新形勢下如何做好醫院檔案管理工作談些看法。

醫院；檔案管理工作；思考

醫院檔案是醫院各項工作的真實寫照，它反映了醫院在各個歷史時期的工作和活動情況，在醫院工作中起著承前啟后的作用。因此，如何做好醫院檔案管理和信息資源管理工作，確保醫院檔案的完整性和系統性，使醫院檔案管理更好地服務于臨床、科研等多方面工作顯得尤為重要。本文就新形勢下如何做好醫院檔案管理工作談些看法。

一、充分認識做好醫院檔案工作的重要作用

醫院檔案是醫院在各項管理工作及臨床、科研等活動中直接形成的具有查考價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。它涉及面廣，包括綜合管理、臨床應用、醫療建設、人事管理、后勤、財務保障等方面的文字材料和聲像載體。

醫院檔案真實客觀地記錄了醫院發展的歷程，是醫院重要的信息資源。它既是一個醫院長期運用活動中各個方面的實踐經驗總結，又是促進醫院在今后工作中揚長補短不斷繼續前進的重要條件。分析醫院檔案管理，可以全面掌握醫療工作等多方面的延革和演變情況，更好地總結醫院自身形象和價值觀建設的得失、成敗，為新的時期醫院建設提供借鑒和依據。同時，醫院檔案匯集了醫院現有的知識成果，記錄了醫院傳統和歷年的所有事跡，形成特色的醫院檔案管理，是醫院成長和奮斗的沉淀和記錄，能有效地推動醫院自身形象和價值觀的發展。

二、當前醫院檔案管理工作普遍存在的問題

（一）檔案意識淡薄。長期以來，由于人們檔案意識不強，醫院還存在著“注重醫療臨床、輕視檔案”的意識，認為檔案工作可有可無，認識不到檔案工作在醫療建設中的重要性和必要性。由于對檔案重視程度不夠，歸檔意識不強，檔案信息資源開發不足，造成檔案利用率不高。

（二）檔案材料殘缺不全。醫院檔案應為醫院的發展留下真實生動的軌跡，應該客觀完整記錄醫院各方面的工作。但目前很多醫院普遍存在兩種現象：一是沒有綜合檔案室，各科室按照傳統慣有的做法，只負責把自己科室自認為有用的材料加以收集整理匯總，檔案保管各自為政；二是各部門與檔案室協調工作嚴重脫節，檔案工作人員沒有深入各科室全面收集，各科室貪圖一時之便，也沒有主動移交手中的檔案資源。加之沒有健全的檔案管理制度，又缺少必要的監督機制，檔案的錯歸錯放、隨意歸檔、缺失散失現象相當嚴重。

（三）檔案管理手段落后。醫院檔案不僅是一種歷史資料，更是一種信息資源。因此，如何更為有效地利用這種資源成為醫療工作發展的關鍵。目前的醫院檔案管理多是進行基本的材料收集、整理與保管，沒有形成主動對檔案資料進行分析、編研，以便有效地提供利用服務的意識，操作上也都是傳統的、低效率的手工方式，極少運用計算機及網絡技術進行管理，工作上也只是“你查我調”，還處于一種被動的、消極的狀態，這些都不能充分發揮檔案的作用及利用價值。

三、做好醫院檔案工作的幾點思考

（一）增強檔案意識，健全各項制度。增強全院職工檔案意識是搞好檔案工作的重要保證。首先，醫院領導要經常向全體職工宣傳《檔案法》，通過舉辦檔案法講座、開展檔案知識競賽來提高全院干部職工的檔案意識。其次，制定明確的崗位目標責任制，從而使各部門重視檔案的收集、整理、歸檔。建立檔案的收集、保管、立卷歸檔和借閱制度，使檔案資料進、出（室）及時，真正實現資源共享。各部門要積極參與和配合，及時收集有關資料，使檔案資料的完整性、準確性得到保證。

（二）認真開展檔案業務工作。檔案工作是一項積累性工作，這首先需要檔案工作者在日常工作中注重醫院各類材料的收集和整理。檔案工作者要加強宣傳，密切保持與醫院各科室、部門的聯系，全方位收集醫院各部門產生的檔案，同時，努力拓寬檔案收集范圍，挖掘檔案資源，使室藏檔案內容豐富充實起來。制定符合醫院檔案特點的管理規范，包括歸檔范圍、立卷程序、保管期限及密級規定；將檔案信息及時提供給醫院領導及各部門，使他們親身體驗到檔案信息的價值，促使他們更積極主動地配合檔案部門做好建檔工作。

（三）合理運用現代化科學技術。隨著社會科技的進步，檔案管理的現代化、信息化已是新時期檔案事業發展的重要方向。現代化管理主要體現在兩個方面：一方面是利用現代化高科技手段提高檔案工作效率，克服以往檔案工作人工操作的落后性，不斷地添置現代化的設備，如利用計算機進行檢索，檔案的縮技術、掃描技術、傳真技術、網絡技術及現代化的檔案保護技術，使檔案工作從落后的手工操作走向現代化的管理。另一方面是利用現代化管理手段推進文檔一體化的管理，克服各部門之間歸檔材料銜接不緊、重復勞動等問題，通過計算機技術對文件、檔案的全部信息進行統一管理，對文件信息的生成、檔案信息的轉化、檔案信息的全文提供及利用實行一體化管理，使檔案室不僅是管理部門，更是一個信息供應中心。

（四）努力與醫療建設相結合。醫院檔案是展示醫院自身形象和價值觀建設成果的重要載體，因此，醫院檔案工作要站在廣闊的社會文化背景之下，努力體現多姿多彩的生命魅力和獨具個性的文化氛圍，最大范圍反映醫院的醫療文化風貌。為更好地滿足醫療建設的需要，使檔案室的檔案信息資源能夠通過多種渠道與方式開發和傳遞給利用者，從而實現檔案信息化和資源共享，檔案工作者要爭取院領導的支持，進一步完善醫院檔案室的功能建設，努力與醫院的各項工作相結合，把檔案室建設成集宣傳、信息提供、利用相結合的一流服務機構，成為醫院建設的重要基地。