民政局如何更好地開展檔案管理工作

文/河北省石家莊市平山縣民政局　韓冰

民政局如何更好地開展檔案管理工作

文/河北省石家莊市平山縣民政局韓冰

對于民政局來說，其檔案管理水平高低影響著民政局的管理水平，檔案本身記載的是歷史，同時它也在一定程度上影響著未來的發(fā)展。從現(xiàn)在的發(fā)展中可以看出，民政局檔案管理總是會有一些問題存在，而這些問題不利于發(fā)揮民政局的作用，在這一背景下，要加大對民政局檔案管理工作的重視力度，努力提高民政局檔案管理者的綜合素質(zhì)，實現(xiàn)民政局檔案管理水平的提高。

民政局；檔案管理工作；規(guī)范化；公共部門

在民政局的管理工作里，電子化檔案管理扮演著重要的角色，它的水平高低影響著民政局的未來發(fā)展。由于我國的公共部門改革不斷深入，民政局的改革水平也越來越高，它迫切希望提高自身管理水平，實現(xiàn)總體管理水平的提高。所以必須要加大對檔案管理的重視力度。在目前的發(fā)展中，盡管民政局檔案管理水平實現(xiàn)了突破，但是從本質(zhì)上來看還有一定的問題，阻礙著檔案管理工作水平的提高。因此要分析目前的民政局檔案管理存在的缺陷，針對不足提出相關措施實現(xiàn)檔案管理工作水平的提高。

一、新時期民政局做好檔案管理工作的意義

在新的歷史發(fā)展時期，檔案管理工作依然是常規(guī)工作的一種，所以在總體的管理工作中比較重要。檔案是對過去的重大事件的真實記錄，它體現(xiàn)著一個單位或一個部門的發(fā)展，有利于更好地進行決策。在新的歷史發(fā)展階段，民政局的檔案也是如此。對于外部人員來說，檔案可以幫助人們更好的理解民政局的功能，評估民政局的工作。所以，新時期的民政局檔案管理工作具有重要意義。

二、新時期民政局做好檔案管理工作的必要性

（一）民政局檔案管理工作存在不足。在現(xiàn)在的發(fā)展階段里，要加大對民政局檔案管理工作的重視，是因為檔案管理工作存在著很多不足。通過分析現(xiàn)在的民政局檔案管理可以得知，民政局的檔案管理沒有嚴格的規(guī)章制度作為行為依據(jù)，導致檔案管理沒有規(guī)定的流程，另外，檔案管理人員的素質(zhì)水平較低導致檔案管理水平較低，沒有充分發(fā)揮民政局檔案管理的作用，總而言之，民政局檔案管理工作存在的問題較多。

（二）檔案管理面臨的新形勢。在新的歷史發(fā)展時期，民政局要想和歷史時期相符合，就要做好檔案管理工作，加大信息技術的應用力度。通過信息技術的應用可以優(yōu)化信息儲備方式，同時也可以改變信息作用方式，調(diào)整檔案管理工作。如果單純地使用過去的模式管理民政局檔案，會導致檔案管理效率降低。所以，必須提高檔案管理人員的素質(zhì)，加大現(xiàn)代信息技術的應用力度。

三、新時期民政局做好檔案管理工作的途徑

（一）加大對民政局檔案管理工作的重視力度。在新的歷史階段中，民政局要想提高檔案管理工作水平，就要加大對檔案管理工作的重視力度，充分認識到其重要意義。正如前文所論述的，檔案管理工作是民政局管理工作之一，它記錄了民政局的重要歷史信息。這些信息在很大程度上反映了民政局的工作歷史，影響著其未來的發(fā)展，具有重要意義。所以，各個領導必須加大對民政局檔案管理工作的重視力度，從人力資源和財力資源等多個角度加大投入力度。

（二）提高檔案管理工作人員素質(zhì)。對于檔案管理人員來說，其主要任務是收集有保存意義的檔案信息資源，妥善保管檔案材料，準確地為信息需求者提供服務。不過，要想高效地完成這些工作，必須提高檔案管理人員的素質(zhì)。一些素質(zhì)較高的管理人員會把檔案管理工作做得更好，提高檔案管理工作水平。相反，如果檔案管理人員素質(zhì)較低，僅僅憑借自身能力開展工作，導致檔案管理工作水平較低。所以要通過定期培訓的方式，績效考核的方式，綜合提高檔案管理人員的素質(zhì)。

（三）規(guī)范檔案管理工作。要想實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，必須實現(xiàn)檔案管理工作的標準化和規(guī)范化。通過嚴格的規(guī)章秩序提高規(guī)范化水平，加大管理力度。所以，檔案管理部門必須加大制度建設力度，明確各個檔案管理人員的職責，明確檔案管理工作的具體內(nèi)容等多個方面。如果有了嚴格的標準和程序作為行為依據(jù)，那么檔案管理工作水平也會提高。對于檔案信息使用者來說，依據(jù)嚴格的標準可以快速查閱資料，提高檔案信息利用率。民政局檔案關機工作發(fā)展趨勢是規(guī)范化和制度化，所以要繼續(xù)努力，不斷拓展發(fā)現(xiàn)空間。

（四）提高檔案管理的電子化水平。在新的歷史發(fā)現(xiàn)階段，計算機的應用越來越廣，電子文件數(shù)量越來越多，信息傳遞速度越來越快。在這一背景下，要想縮小檔案保存空間，提高檔案信息資源利用率，做好信息服務的同時提高檔案管理專業(yè)技能的人才素質(zhì)，就要不斷完善和檔案管理電子化水平相關的法律法規(guī)，實現(xiàn)各個軟件的數(shù)據(jù)相容。在歷史的發(fā)展中，實現(xiàn)檔案管理電子化是大勢所趨，不過，要合理控制節(jié)奏，實現(xiàn)檔案管理電子化的穩(wěn)步進行。

四、總結(jié)

在新的歷史發(fā)展階段里，民政局的檔案管理工作具有重要意義。如果缺乏檔案作為基礎，那么民政局的檔案管理工作會受到影響，業(yè)務水平難以提高。所以，各個領導要加大對民政局檔案管理工作的重視力度，尤其是現(xiàn)在的信息技術水平較高的背景下，更要采取多種措施加大管理力度。文章通過分析民政局檔案管理工作的必要性，進一步分析現(xiàn)在的民政局檔案管理工作的缺陷，針對這些不足尋找解決措施，進一步提高民政局檔案管理工作水平，為相關的檔案管理人員提供參考和借鑒。

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