學校檔案管理現(xiàn)狀分析及對策探討

文/紹興市上虞區(qū)小越中學　羅毓慧

學校檔案管理現(xiàn)狀分析及對策探討

文/紹興市上虞區(qū)小越中學羅毓慧

檔案管理是學校建設(shè)中的一個重要組成部分，但目前學校檔案管理現(xiàn)狀令人擔憂，如何加強學校檔案管理對于學校的長遠發(fā)展至關(guān)重要?；诖耍F(xiàn)對學校檔案管理的現(xiàn)狀進行了分析，并對優(yōu)化學校檔案管理提出了幾點對策。

學校；檔案管理；現(xiàn)狀；對策

檔案管理工作的開展情況直接關(guān)系到一個學校的管理工作和教育工作的正常運行，只有做好學校檔案管理工作，才能夠確保學校各階段、各方面的工作能夠有效銜接、合理安排。因此，有必要進一步規(guī)范學校檔案管理，提高科學管理水平，以提高學校的管理質(zhì)量和教學水平。

一、學校檔案管理現(xiàn)狀分析

1.檔案管理意識淡薄，綜合利用率較低。2.硬件設(shè)備不完善，資料不全面。學校檔案應該將學校各個時期發(fā)展狀況真實的、全面的記錄出，但結(jié)合實際情況而言，很多學校普遍出現(xiàn)的現(xiàn)象：一是，各部門歸檔意識淡薄，收集難；二是，檔案管理人員歸檔不及時，導致學校檔案缺失與管理工作難度逐漸加大。3.檔案管理工作人員素養(yǎng)低，應進一步提高。很多學校都沒有專門的檔案管理人員，其檔案管理人員是臨時配備的。

二、優(yōu)化學校檔案管理的幾個對策

（一）增強對學校檔案管理的重視度。學校各級領(lǐng)導都需要意識到檔案管理工作的重要性，盡量將學校檔案工作歸入到考核各部門工作框架中，將檔案管理工作落實到具體責任人身上，并加強對其管理和監(jiān)督，避免權(quán)責不清，共同抓管與檔案管理有關(guān)的其他工作，進而不斷提高檔案管理效率。檔案工作人員還有保證自身有充足的時間和精力研究檔案業(yè)務(wù)，不斷提高檔案管理水平，從而提高檔案管理效率和質(zhì)量。將強化日常監(jiān)督與提高檔案管理質(zhì)量有效結(jié)合，促使檔案管理有效化。

（二）建立完善的學校檔案管理制度。結(jié)合學校檔案管理制度實際執(zhí)行情況，其中存在著很大的不足，如：可隨時調(diào)閱學生檔案，并未對調(diào)閱權(quán)限進行限制。問題出現(xiàn)的根本原因是學校并未將檔案管理條例嚴格落實，未設(shè)置出調(diào)閱學生檔案的權(quán)限，致使學校在管理檔案中出現(xiàn)很多問題，尤其是學生權(quán)益受到損害這一問題，必須有針對性的進行解決。所以，想要進一步強化檔案管理工作，就應制定出相應的策略，將學校內(nèi)部檔案管理制度嚴格落實和執(zhí)行，一旦發(fā)現(xiàn)違反檔案條例的人員，應及時給予嚴懲，確保其下次不會再犯。另外，學校檔案管理中，可借鑒中小型企業(yè)檔案管理經(jīng)驗，并結(jié)合自身實際情況，針對性對其借鑒，從而完善當前在學校檔案管理中的不足。

（三）建立健全的檔案信息化標準體系。在社會科學技術(shù)的進步下，檔案管理的信息化和現(xiàn)代化是檔案管理工作發(fā)展的新趨勢，在運用現(xiàn)代化、全方位的管理手段，將檔案管理信息及時的、有效地提供給學校領(lǐng)導者，方便各級領(lǐng)導者和有關(guān)部門的查閱，這樣既有助于提高檔案利用率，也有利于學校領(lǐng)導真正意識到檔案管理的重要性，并積極的、主動的配合檔案管理部門的工作，從而提高檔案管理工作效率。想要確保檔案信息的健康發(fā)展，就需要實施規(guī)范的、標準的準則，這就要求學校檔案管理者應積極的、認真地貫徹和執(zhí)行我國有關(guān)技術(shù)標準，構(gòu)建起完善的、統(tǒng)一的信息采集體系，維護信息的可靠性和安全性，確保學校內(nèi)檔案信息的可靠、安全傳遞。

（四）加強檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)。檔案管理工作人員作為管理檔案的主要人員，想要提高學校檔案管理效率，就必須要打造出高素養(yǎng)、高水平的檔案管理隊伍，防止低學歷、低素質(zhì)的人員從事檔案管理工作，并且作為一名檔案管理工作者，應熱愛自身本職工作，并在工作中投入更多的熱情，從而促進檔案管理的有序、健康發(fā)展。同時，學校還要培養(yǎng)檔案工作人員的創(chuàng)新意識，并不斷提高其創(chuàng)新能力，轉(zhuǎn)變檔案工作人員的傳統(tǒng)意識，讓其從根本上意識到檔案管理的重要性，唯有檔案管理工作人員重視檔案管理，才能確保檔案管理工作的有序進行。加強檔案管理工作人員的配備，同時學校還要引進激勵機制、競爭機制等，來提高檔案管理人員的學習意識，并提供給檔案人員定期培訓、繼續(xù)深造等機會，從而不斷提高檔案員的工作能力。

（五）加強信息化學校檔案管理力度。隨著科學水平的不斷提升，信息技術(shù)已經(jīng)被應用在各行各業(yè)，所以各學校在對檔案進行管理時，已采用現(xiàn)代化管理手段，實施電子發(fā)文，運用計算機和檔案管理軟件，實現(xiàn)對檔案的科學化和高效化管理，通過構(gòu)建信息化管理系統(tǒng)，管理人員在對學校檔案進行管理時，優(yōu)化管理模式，管理流程更為完善，借助于信息化管理系統(tǒng)實現(xiàn)對檔案的全面管理，從而為學校檔案管理工作的開展提供保障。

三、結(jié)束語

學校應高度重視起檔案管理工作，不但要重視收集管理檔案，而且也要深入開發(fā)和利用檔案信息資源，充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)整合和優(yōu)化學校檔案，促使檔案管理工作更加制度化和規(guī)范化，從而提高檔案管理效率。

［1］殷樟鳳.高職高專學校系部檔案管理的現(xiàn)狀和對策研究［J］.電子世界，2014（06）：274.

［2］姜珊.管理和利用［J］.商業(yè)經(jīng)濟，2008（16）.