學校檔案管理現狀分析及對策探討

文/紹興市上虞區小越中學　羅毓慧

學校檔案管理現狀分析及對策探討

文/紹興市上虞區小越中學羅毓慧

檔案管理是學校建設中的一個重要組成部分，但目前學校檔案管理現狀令人擔憂，如何加強學校檔案管理對于學校的長遠發展至關重要。基于此，現對學校檔案管理的現狀進行了分析，并對優化學校檔案管理提出了幾點對策。

學校；檔案管理；現狀；對策

檔案管理工作的開展情況直接關系到一個學校的管理工作和教育工作的正常運行，只有做好學校檔案管理工作，才能夠確保學校各階段、各方面的工作能夠有效銜接、合理安排。因此，有必要進一步規范學校檔案管理，提高科學管理水平，以提高學校的管理質量和教學水平。

一、學校檔案管理現狀分析

1.檔案管理意識淡薄，綜合利用率較低。2.硬件設備不完善，資料不全面。學校檔案應該將學校各個時期發展狀況真實的、全面的記錄出，但結合實際情況而言，很多學校普遍出現的現象：一是，各部門歸檔意識淡薄，收集難；二是，檔案管理人員歸檔不及時，導致學校檔案缺失與管理工作難度逐漸加大。3.檔案管理工作人員素養低，應進一步提高。很多學校都沒有專門的檔案管理人員，其檔案管理人員是臨時配備的。

二、優化學校檔案管理的幾個對策

（一）增強對學校檔案管理的重視度。學校各級領導都需要意識到檔案管理工作的重要性，盡量將學校檔案工作歸入到考核各部門工作框架中，將檔案管理工作落實到具體責任人身上，并加強對其管理和監督，避免權責不清，共同抓管與檔案管理有關的其他工作，進而不斷提高檔案管理效率。檔案工作人員還有保證自身有充足的時間和精力研究檔案業務，不斷提高檔案管理水平，從而提高檔案管理效率和質量。將強化日常監督與提高檔案管理質量有效結合，促使檔案管理有效化。

（二）建立完善的學校檔案管理制度。結合學校檔案管理制度實際執行情況，其中存在著很大的不足，如：可隨時調閱學生檔案，并未對調閱權限進行限制。問題出現的根本原因是學校并未將檔案管理條例嚴格落實，未設置出調閱學生檔案的權限，致使學校在管理檔案中出現很多問題，尤其是學生權益受到損害這一問題，必須有針對性的進行解決。所以，想要進一步強化檔案管理工作，就應制定出相應的策略，將學校內部檔案管理制度嚴格落實和執行，一旦發現違反檔案條例的人員，應及時給予嚴懲，確保其下次不會再犯。另外，學校檔案管理中，可借鑒中小型企業檔案管理經驗，并結合自身實際情況，針對性對其借鑒，從而完善當前在學校檔案管理中的不足。

（三）建立健全的檔案信息化標準體系。在社會科學技術的進步下，檔案管理的信息化和現代化是檔案管理工作發展的新趨勢，在運用現代化、全方位的管理手段，將檔案管理信息及時的、有效地提供給學校領導者，方便各級領導者和有關部門的查閱，這樣既有助于提高檔案利用率，也有利于學校領導真正意識到檔案管理的重要性，并積極的、主動的配合檔案管理部門的工作，從而提高檔案管理工作效率。想要確保檔案信息的健康發展，就需要實施規范的、標準的準則，這就要求學校檔案管理者應積極的、認真地貫徹和執行我國有關技術標準，構建起完善的、統一的信息采集體系，維護信息的可靠性和安全性，確保學校內檔案信息的可靠、安全傳遞。

（四）加強檔案管理人員的職業素質。檔案管理工作人員作為管理檔案的主要人員，想要提高學校檔案管理效率，就必須要打造出高素養、高水平的檔案管理隊伍，防止低學歷、低素質的人員從事檔案管理工作，并且作為一名檔案管理工作者，應熱愛自身本職工作，并在工作中投入更多的熱情，從而促進檔案管理的有序、健康發展。同時，學校還要培養檔案工作人員的創新意識，并不斷提高其創新能力，轉變檔案工作人員的傳統意識，讓其從根本上意識到檔案管理的重要性，唯有檔案管理工作人員重視檔案管理，才能確保檔案管理工作的有序進行。加強檔案管理工作人員的配備，同時學校還要引進激勵機制、競爭機制等，來提高檔案管理人員的學習意識，并提供給檔案人員定期培訓、繼續深造等機會，從而不斷提高檔案員的工作能力。

（五）加強信息化學校檔案管理力度。隨著科學水平的不斷提升，信息技術已經被應用在各行各業，所以各學校在對檔案進行管理時，已采用現代化管理手段，實施電子發文，運用計算機和檔案管理軟件，實現對檔案的科學化和高效化管理，通過構建信息化管理系統，管理人員在對學校檔案進行管理時，優化管理模式，管理流程更為完善，借助于信息化管理系統實現對檔案的全面管理，從而為學校檔案管理工作的開展提供保障。

三、結束語

學校應高度重視起檔案管理工作，不但要重視收集管理檔案，而且也要深入開發和利用檔案信息資源，充分利用現代信息技術整合和優化學校檔案，促使檔案管理工作更加制度化和規范化，從而提高檔案管理效率。

［1］殷樟鳳.高職高專學校系部檔案管理的現狀和對策研究［J］.電子世界，2014（06）：274.

［2］姜珊.管理和利用［J］.商業經濟，2008（16）.