高校檔案社會化服務完善路徑探究

文/河北建筑工程學院　馬愛芝

高校檔案社會化服務完善路徑探究

文/河北建筑工程學院馬愛芝

高校檔案社會化服務，對于實現高校檔案價值，體現高校檔案在社會發展中的推動功能具有重要意義。本文在對高校檔案社會化服務的內容、優勢做出論述的基礎上，對高校檔案社會化服務中存在的問題以及完善路徑進行了研究與探討。

高校；檔案管理；社會化服務；完善路徑

當前在社會信息化發展的推動下，高校檔案社會化服務已成為全世界檔案部門未來的主要發展趨勢。在這一背景影響下，我國一些高校檔案管理部門也緊跟時代發展腳步，為推進檔案社會化服務的實現做出努力。而進一步提高高校檔案社會化服務成效，對于檔案信息價值的體現具有重要意義。

一、高校檔案社會化服務的優勢

從高校檔案社會化服務的優勢來看，首先是檔案信息價值優勢。高校檔案匯集了包括學術性信息、科研信息、科學成果等多種內容在內的資源，這些資源不僅具有前沿性，并且涉及了各個不同的專業以及各個不同的社會領域，因此，和社會中普通的檔案資源管理單位相比，高校檔案體現出了更高的開發價值與利用價值。

二、高校檔案社會化存在的問題

高校檔案社會化服務中存在的問題主要體現在三個方面：首先，高校檔案社會化服務意識欠缺。在實踐工作中，由于對自身檔案資料性質與功能等欠缺了解，從而導致了高校檔案開放性較弱等問題；最后，高校服務方式滯后。當前高校所開展的檔案社會化服務欠缺與其他單位的合作，也受到投入成本的限制而難以利用現代科學技術來推動檔案傳播范圍的提升，這都在很大程度上制約著高校檔案社會化服務的開展。

三、高校檔案社會化服務完善路徑

（一）對社會化服務意識進行強化。高校檔案社會化服務意識的強化，是確保高校檔案社會化服務工作得以有效開展的重要前提，因此，在檔案社會化服務完善工作中，高校需要從以下兩個方面做出努力：首先，高校要對自身檔案社會化服務理念進行創新。高校檔案管理單位應當樹立用戶至上、服務先行的觀念，并以用戶服務需求為依據對自身服務觀念進行及時的調整。與此同時，高校有必要構建起統一領導與分級管理相結合的檔案社會化服務制度，確保檔案的完整性與安全性，并確保檔案社會化服務工作能夠得以有序開展；其次，高校應當樹立起主動宣傳意識。高校檔案價值的發揮，要求高校能夠積極推廣檔案社會化服務，因此，作為高校檔案管理單位，不能被動地等待用戶查找資料，而應當在強化自身主動宣傳意識的基礎上，將自身檔案信息向社會推廣。

（二）建立信息服務聯合協作機制。為進一步推進高校檔案社會化服務進程，我們需要在高校檔案館、圖書館、信息中心、社會機構等部門之間建立起一套系統的部門聯合協作信息服務機制。檔案管理部門通過借助于先進的網絡計算機技術設備，以協作的方式與各部門之間建立起一種信息資源共享、服務的模式。具體而言，首先，選擇社會與高校檔案信息相關單位，如教育局、培訓機構等與高校檔案管理部門通過合作關系的建立，在合理、合法范圍內滿足其對高校檔案信息的需求，提升高校檔案社會信息服務深度。其次，與高校當中圖書館、信息中心，以及社會檔案管理部門，建立合作關系，通過信息共享，對高校檔案信息資源內容進行不斷地豐富。

（三）對社會化服務信息進行創新。隨著社會的發展與科技的進步，人們在生產活動中對檔案信息的需求呈現出了日益多元化的特征，這也要求高校能夠在強化自身檔案社會化服務意識的基礎上，重視檔案社會化服務領域和服務層面的拓展，從而實現自身檔案社會化服務能力的提升。在此過程中，首先，高校需要構建起具有鮮明特色和利用價值的數據庫。在社會化服務中，高校所提供的檔案內容是否具有利用價值，直接決定著高校檔案社會化服務能力與成效，因此，高校應當確保檔案館藏能夠與社會發展和經濟發展接軌。這要求高校檔案管理單位應當明確哪些檔案是需要保密的，哪些檔案是可以開放利用的，這是高校檔案社會化服務的重要前提；其次，高校有必要以自身檔案館藏特色為依據，在檔案社會化服務中展現出側重點，并構建起相對應的信息數據庫，從而為社會提供有針對性的服務。對于高校檔案信息需求者而言，求短、求快是慣有心理，對這種心理需求的滿足，是檔案資料易用性的體現，也是高校檔案社會化服務能力的體現，因此高校應當在檔案社會化服務工作方面簡化工作手續和工作流程，為用戶提供方便，與此同時，高校需要重視電子檔案建設，并實現館際資源共享與合作。

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（張家口市科學技術研究與發展指導計劃項目2014年研究課題“張家口地區高校檔案社會化服務研究（1421040I）”研究成果）