高校檔案社會(huì)化服務(wù)完善路徑探究

文/河北建筑工程學(xué)院　馬愛芝

高校檔案社會(huì)化服務(wù)完善路徑探究

文/河北建筑工程學(xué)院馬愛芝

高校檔案社會(huì)化服務(wù)，對(duì)于實(shí)現(xiàn)高校檔案價(jià)值，體現(xiàn)高校檔案在社會(huì)發(fā)展中的推動(dòng)功能具有重要意義。本文在對(duì)高校檔案社會(huì)化服務(wù)的內(nèi)容、優(yōu)勢(shì)做出論述的基礎(chǔ)上，對(duì)高校檔案社會(huì)化服務(wù)中存在的問題以及完善路徑進(jìn)行了研究與探討。

高校；檔案管理；社會(huì)化服務(wù)；完善路徑

當(dāng)前在社會(huì)信息化發(fā)展的推動(dòng)下，高校檔案社會(huì)化服務(wù)已成為全世界檔案部門未來的主要發(fā)展趨勢(shì)。在這一背景影響下，我國一些高校檔案管理部門也緊跟時(shí)代發(fā)展腳步，為推進(jìn)檔案社會(huì)化服務(wù)的實(shí)現(xiàn)做出努力。而進(jìn)一步提高高校檔案社會(huì)化服務(wù)成效，對(duì)于檔案信息價(jià)值的體現(xiàn)具有重要意義。

一、高校檔案社會(huì)化服務(wù)的優(yōu)勢(shì)

從高校檔案社會(huì)化服務(wù)的優(yōu)勢(shì)來看，首先是檔案信息價(jià)值優(yōu)勢(shì)。高校檔案匯集了包括學(xué)術(shù)性信息、科研信息、科學(xué)成果等多種內(nèi)容在內(nèi)的資源，這些資源不僅具有前沿性，并且涉及了各個(gè)不同的專業(yè)以及各個(gè)不同的社會(huì)領(lǐng)域，因此，和社會(huì)中普通的檔案資源管理單位相比，高校檔案體現(xiàn)出了更高的開發(fā)價(jià)值與利用價(jià)值。

二、高校檔案社會(huì)化存在的問題

高校檔案社會(huì)化服務(wù)中存在的問題主要體現(xiàn)在三個(gè)方面：首先，高校檔案社會(huì)化服務(wù)意識(shí)欠缺。在實(shí)踐工作中，由于對(duì)自身檔案資料性質(zhì)與功能等欠缺了解，從而導(dǎo)致了高校檔案開放性較弱等問題；最后，高校服務(wù)方式滯后。當(dāng)前高校所開展的檔案社會(huì)化服務(wù)欠缺與其他單位的合作，也受到投入成本的限制而難以利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)來推動(dòng)檔案?jìng)鞑シ秶奶嵘@都在很大程度上制約著高校檔案社會(huì)化服務(wù)的開展。

三、高校檔案社會(huì)化服務(wù)完善路徑

（一）對(duì)社會(huì)化服務(wù)意識(shí)進(jìn)行強(qiáng)化。高校檔案社會(huì)化服務(wù)意識(shí)的強(qiáng)化，是確保高校檔案社會(huì)化服務(wù)工作得以有效開展的重要前提，因此，在檔案社會(huì)化服務(wù)完善工作中，高校需要從以下兩個(gè)方面做出努力：首先，高校要對(duì)自身檔案社會(huì)化服務(wù)理念進(jìn)行創(chuàng)新。高校檔案管理單位應(yīng)當(dāng)樹立用戶至上、服務(wù)先行的觀念，并以用戶服務(wù)需求為依據(jù)對(duì)自身服務(wù)觀念進(jìn)行及時(shí)的調(diào)整。與此同時(shí)，高校有必要構(gòu)建起統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)與分級(jí)管理相結(jié)合的檔案社會(huì)化服務(wù)制度，確保檔案的完整性與安全性，并確保檔案社會(huì)化服務(wù)工作能夠得以有序開展；其次，高校應(yīng)當(dāng)樹立起主動(dòng)宣傳意識(shí)。高校檔案價(jià)值的發(fā)揮，要求高校能夠積極推廣檔案社會(huì)化服務(wù)，因此，作為高校檔案管理單位，不能被動(dòng)地等待用戶查找資料，而應(yīng)當(dāng)在強(qiáng)化自身主動(dòng)宣傳意識(shí)的基礎(chǔ)上，將自身檔案信息向社會(huì)推廣。

（二）建立信息服務(wù)聯(lián)合協(xié)作機(jī)制。為進(jìn)一步推進(jìn)高校檔案社會(huì)化服務(wù)進(jìn)程，我們需要在高校檔案館、圖書館、信息中心、社會(huì)機(jī)構(gòu)等部門之間建立起一套系統(tǒng)的部門聯(lián)合協(xié)作信息服務(wù)機(jī)制。檔案管理部門通過借助于先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)技術(shù)設(shè)備，以協(xié)作的方式與各部門之間建立起一種信息資源共享、服務(wù)的模式。具體而言，首先，選擇社會(huì)與高校檔案信息相關(guān)單位，如教育局、培訓(xùn)機(jī)構(gòu)等與高校檔案管理部門通過合作關(guān)系的建立，在合理、合法范圍內(nèi)滿足其對(duì)高校檔案信息的需求，提升高校檔案社會(huì)信息服務(wù)深度。其次，與高校當(dāng)中圖書館、信息中心，以及社會(huì)檔案管理部門，建立合作關(guān)系，通過信息共享，對(duì)高校檔案信息資源內(nèi)容進(jìn)行不斷地豐富。

（三）對(duì)社會(huì)化服務(wù)信息進(jìn)行創(chuàng)新。隨著社會(huì)的發(fā)展與科技的進(jìn)步，人們?cè)谏a(chǎn)活動(dòng)中對(duì)檔案信息的需求呈現(xiàn)出了日益多元化的特征，這也要求高校能夠在強(qiáng)化自身檔案社會(huì)化服務(wù)意識(shí)的基礎(chǔ)上，重視檔案社會(huì)化服務(wù)領(lǐng)域和服務(wù)層面的拓展，從而實(shí)現(xiàn)自身檔案社會(huì)化服務(wù)能力的提升。在此過程中，首先，高校需要構(gòu)建起具有鮮明特色和利用價(jià)值的數(shù)據(jù)庫。在社會(huì)化服務(wù)中，高校所提供的檔案內(nèi)容是否具有利用價(jià)值，直接決定著高校檔案社會(huì)化服務(wù)能力與成效，因此，高校應(yīng)當(dāng)確保檔案館藏能夠與社會(huì)發(fā)展和經(jīng)濟(jì)發(fā)展接軌。這要求高校檔案管理單位應(yīng)當(dāng)明確哪些檔案是需要保密的，哪些檔案是可以開放利用的，這是高校檔案社會(huì)化服務(wù)的重要前提；其次，高校有必要以自身檔案館藏特色為依據(jù)，在檔案社會(huì)化服務(wù)中展現(xiàn)出側(cè)重點(diǎn)，并構(gòu)建起相對(duì)應(yīng)的信息數(shù)據(jù)庫，從而為社會(huì)提供有針對(duì)性的服務(wù)。對(duì)于高校檔案信息需求者而言，求短、求快是慣有心理，對(duì)這種心理需求的滿足，是檔案資料易用性的體現(xiàn)，也是高校檔案社會(huì)化服務(wù)能力的體現(xiàn)，因此高校應(yīng)當(dāng)在檔案社會(huì)化服務(wù)工作方面簡(jiǎn)化工作手續(xù)和工作流程，為用戶提供方便，與此同時(shí)，高校需要重視電子檔案建設(shè)，并實(shí)現(xiàn)館際資源共享與合作。

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（張家口市科學(xué)技術(shù)研究與發(fā)展指導(dǎo)計(jì)劃項(xiàng)目2014年研究課題“張家口地區(qū)高校檔案社會(huì)化服務(wù)研究（1421040I）”研究成果）