淺析電力企業(yè)文書檔案管理中存在的問題及對策

文/湖北東源電力服務(wù)有限公司　樂梅

淺析電力企業(yè)文書檔案管理中存在的問題及對策

文/湖北東源電力服務(wù)有限公司樂梅

近年來，隨著電力企業(yè)的飛速發(fā)展，其發(fā)展進程中的原始記錄資料也不斷累積，這就對電力企業(yè)文書檔案資料的管理水平提出了新要求。文書檔案管理是檔案管理工作的重中之重，其管理質(zhì)量水平直接決定了一個企業(yè)檔案資料的價值和完整程度，從而對電力企業(yè)的發(fā)展具有舉足輕重的意義。本文基于電力企業(yè)文書檔案資料的管理現(xiàn)狀，結(jié)合新時期企業(yè)文書檔案管理的特點，分析了我國電力企業(yè)文書檔案管理目前存在的不足,并針對其中的重點問題提出了相應(yīng)的解決策略。

電力企業(yè)；文書檔案；檔案管理

文書檔案是對一個企業(yè)發(fā)展進程最原始的記錄資料，是企業(yè)自身發(fā)展中最寶貴的文化財富，其保存的質(zhì)量及完整程度對于該企業(yè)的發(fā)展具有重要意義。尤其對于像電力企業(yè)這種需要融合技術(shù)與知識且又涉及國家能源安全的重要行業(yè)，其文書檔案管理的質(zhì)量水平將直接關(guān)系到國家重要信息、技術(shù)資源的妥善保護，進而影響社會的政治、經(jīng)濟發(fā)展，更應(yīng)得到加倍的重視。因此，深入了解我國當前電力企業(yè)的文書檔案管理工作情況，針對其管理中存在的問題加以分析并提出相應(yīng)解決對策整改措施，從而推動電力企業(yè)的文書檔案管理模式不斷創(chuàng)新，具有重要的現(xiàn)實意義。

一、電力企業(yè)文書檔案管理之特點

文書檔案是反映電力企業(yè)內(nèi)部關(guān)于黨政管理等方面活動的檔案，它是以文字、圖表的方式對電力企業(yè)所從事的財務(wù)、人事、業(yè)務(wù)等管理活動進行了記錄的有保存價值的信息材料。

從檔案的生成來看，文書工作的全過程就是檔案的生成，一言以蔽之，檔案管理實際就是文書工作基礎(chǔ)上的收集、歸納并且價值化；從檔案的內(nèi)容方面來看，電力企業(yè)的文書檔案資料翔實記錄了企業(yè)各方面的工作，其內(nèi)容范圍從黨政管理到科學(xué)技術(shù)等各個方面都有涉及，構(gòu)成了電力企業(yè)文書檔案內(nèi)容的豐富性；從檔案管理手段來看，電力企業(yè)的文書檔案管理工作大多已經(jīng)利用信息化技術(shù)取代了傳統(tǒng)的記錄方式，使電力企業(yè)的文書檔案管理方法更加科學(xué)化。

二、電力企業(yè)文書檔案管理之問題

（一）電力企業(yè)的重視程度不夠。目前，大多數(shù)電力企業(yè)對于文書檔案的管理工作仍存在認識不足、重視程度低、管理力度較弱的現(xiàn)象。究其原因，主要有兩點：其一是因為許多企業(yè)單位對文書檔案管理的認識不足，片面、刻板地將其看作是單純的文字工作，認為其重要性相較于市場、技術(shù)對電力企業(yè)的影響而言無足輕重；其二，則是由于文書檔案管理的投入成果見效慢，一些企業(yè)單位就認為其與企業(yè)的直接效益無甚關(guān)聯(lián)，導(dǎo)致許多電力企業(yè)的文書檔案管理投入少、設(shè)施不齊、資料不完整。

（二）文書與檔案工作沒有妥善銜接。電力企業(yè)的文書與檔案工作銜接普遍有所欠缺，造成兩部分工作脫節(jié)。這主要是由于在現(xiàn)實工作中，文書工作與檔案工作既聯(lián)系緊密，又各有分工。在實際工作中，兩者既有相互協(xié)調(diào)配合、構(gòu)成同一管理體系的一面，又分別采用不同的管理制度，這種制度下如果文書人員和檔案人員溝通協(xié)調(diào)不夠，很容易造成兩部分工作在銜接過程中脫節(jié)。

（三）缺乏專業(yè)化人員。由于電力企業(yè)對文書檔案管理工作重視程度不夠，多是安排一些普通工作文員來負責檔案管理工作，或者將一些年齡大或即將退休的老員工安排到此處，這些人員缺乏專業(yè)的文書檔案管理知識，沒有受過專門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，且對信息化、數(shù)字化管理技術(shù)不夠熟悉，使電力企業(yè)的文書檔案管理工作面臨窘境。

三、電力企業(yè)文書檔案管理之措施

（一）加強電力企業(yè)的重視程度。電力企業(yè)應(yīng)當普遍提升對文書檔案管理的重視程度。首先，電力企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)層自身應(yīng)有大局觀，能從長遠角度出發(fā)，意識到文書檔案管理對于企業(yè)實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的重要意義，而不是只關(guān)注眼前效益。其次，領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)主動發(fā)揮帶頭模范作用，呼吁帶動檔案管理員工的工作熱情，使其意識到自己的工作對于整個企業(yè)發(fā)展的重要性，加深員工的責任感和自身的價值認同，從而由上到下地提高對文書檔案管理的重視程度，提升文書檔案管理在電力企業(yè)中的地位。

（二）加大對文書檔案管理的投入力度。在加強電力企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)及從業(yè)人員對文書檔案管理重視程度的基礎(chǔ)上，還要加大對電力企業(yè)文書檔案管理的投入力度，其投入主要有兩方面，即硬件和軟件投入。

要想提高電力企業(yè)的文書檔案管理水平，升級硬件設(shè)施是基礎(chǔ)，電力企業(yè)應(yīng)當為檔案管理部門提供先進的計算機設(shè)備、配備現(xiàn)代化的信息管理系統(tǒng)、實現(xiàn)現(xiàn)代化的管理手段，通過網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，有效提高電力企業(yè)文書檔案管理效率，加強電力企業(yè)文書檔案管理的信息化建設(shè)，使文書檔案資料能更有效、更充分地被企業(yè)所利用。

（三）文書檔案管理工作規(guī)范化及制度化。目前，我國電力企業(yè)文書檔案管理工作尚缺乏一套行之有效的規(guī)范的管理制度體系，這就導(dǎo)致在文書工作與檔案工作的銜接過程中或者各部門的協(xié)作過程中容易產(chǎn)生差距而產(chǎn)生脫節(jié)，影響工作效率。所以，電力企業(yè)做好文書與檔案管理工作的妥善銜接，對兩者進行統(tǒng)一化、制度化管理尤為必要，相關(guān)部門的工作人員應(yīng)當明確分工，在保證各司其職的基礎(chǔ)上加強溝通協(xié)調(diào)。

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［2］龍繡娟.進一步加強電力企業(yè)文書檔案管理現(xiàn)代化［J］.科技資訊，2014（18）：211.

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