新時期機關檔案管理工作研究

文/青島市市北區敦化路街道辦事處　劉璐

新時期機關檔案管理工作研究

文/青島市市北區敦化路街道辦事處劉璐

機關檔案管理工作的開展是對各級政府政令的一種執行工具，有利于相關工作效率的提升。新時期，伴隨各種制度的改革創新，人事制度相應的檔案管理工作亦需適應新形勢、新變化，在具體工作的開展過程中最大限度上滿足行政機關和事業單位提出的新要求。本文主要針對當前機關檔案管理中存在的一些不足，提出相應地改進措施，力求推進檔案管理事業的健康發展。

新時期；檔案管理；機關工作

機關檔案管理工作是機關工作的重要組成內容，對于各級政府工作效率的提升具有基礎性的輔助意義，直接影響著機關工作的連續性及整體運轉水平。檔案管理工作能夠規范化的開展對于政府機關的高效率運作是非常有利的，當前，人們對檔案管理工作具備的意義有了進一步的認識，在各項工作中也有了一定的進步，在今后的發展中還應該結合實際對檔案管理工作進一步完善，建議從以下三個方面著手：

一、新時期機關檔案管理應進一步優化管理人員素質

當前，機關的檔案管理人員在文化素質方面得到了一定的提升，但在基層單位之中，檔案人員掌握的專業管理技術水平還普遍偏低，大部分都是非專業人員，而且還存在很多兼職的情況。缺乏相關的管理工作經驗，這對于檔案管理水平的提高造成了不利的影響。因此，在今后機關檔案工作開展中，需要對相關管理人員的來源進行拓寬，對人員結構布局進行適當的調整，招入更多高水平的檔案管理人才。政府機關在運行中，應該通過多種方式進行相關人才的選拔任用，形成一套科學、高效的選人用人體系。具體的可以通過公開招聘的形式去對那些政治可靠、責任心強的優秀人才進行選拔，讓每個人都能發揮自身管理優勢。另外，還需要做好梯隊結構建設，讓經驗豐富的人員去帶領新人完成后工作，使管理隊伍逐漸的年輕化，為人才的成長創造一個良好的工作環境。

政府機關還應不斷地加大檔案管理人員的工作考核力度，在工作中遵循定量與定性考核相結合的機制，做到實事求是，公平公正，突出考核的重點內容，對工作中那些素質偏低、工作態度不認真、責任心不強的管理人員應該進行堅決的淘汰，對工作表現優秀、能力突出的管理人員則應進行恰當的獎勵與鼓勵，形成一種健康的內部競爭氛圍，讓機關檔案管理工作獲得更大的進步。

二、新時期機關檔案管理應構建檔案數據庫系統，進一步拓展管理平臺

伴隨大數據時代的到來，逐步健全精細化、完整化的機關檔案數據庫平臺至關重要。機關檔案數據庫平臺建設是利用數字信息技術，實現檔案資料數字化、信息傳遞網絡化和信息資源共享化，進一步提升檔案管理水平，推動檔案管理向現代信息化轉型的重要手段。一方面，在檔案信息數字化的建設過程中，將檔案中的信息轉化為可對計算機識別的二進制代碼，然后將這些數字代碼進行統一的存儲，然后再以文本文件格式、音頻文件格式或視頻文件格式等方式進行數字信息的轉換。然后，把轉換完成的數字信息錄入到數據庫之中，使其成為機讀形式的數據，在錄入時應該進行認真的校對與審核，保證數據庫中的數據都是準確的可被計算機充分識別的。另一方面，在機關檔案管理中，應該對相關的數據庫檔案業務開展進行內部的調節，比如對整理工作進行簡化處理，對檢索工作進行恰當的深化等等。

三、新時期機關檔案管理應逐步建立科學化、規范化的管理制度

針對當前政府機關檔案管理中存在的不齊全、整理不規范、保管不安全、利用不方便等問題，應對機關各類檔案實行標準統一的管理，形成完善的檔案管理制度。主要包含有歸檔制度、保管制度、借閱制度等內容，相關的制度規范應該盡量細化，從細節入手，使其能夠參與到檔案管理工作開展的各個環節之中，根據自身機關文檔管理機構的建設特點，可以相應的制定比如《文檔管理中心檔案利用制度》《文檔管理檔案文件統計制度》等一系列的規章內容，實現管理工作中通過制度去進行職責約束的模式。在這種完善的制度管理模式之下，還需要按照不同部門的具體情況去對不同類型的檔案進行歸檔，使其管理范圍及工作流程、方法都符合規范要求，實現建檔對象范圍的持續拓展，讓檔案內容可以得到不斷的充實，這樣檔案案卷的質量也能獲得相繼的提升。

四、結束語

檔案管理工作的開展在機關工作中占有基礎性的地位，是機關單位各項工作開展的前提和保障，在政府運行中對檔案管理工作也需要具備足夠的重視，使得檔案的作用可以得到充分的發揮，為機關單位的發展做出更大的貢獻，新時期機關檔案的管理工作也需要進行適當地創新，努力去適應機關工作的新改變、新形勢，不斷提升管理人員素質，形成完備的管理制度，使檔案管理建設獲得更大的進步。

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