略談水利工程建設中檔案收集整理

文/嘉興市桐鄉市水利局　王裴佳

略談水利工程建設中檔案收集整理

文/嘉興市桐鄉市水利局王裴佳

水利工程檔案作為水利科技檔案中的一個重要組成部分，其質量的好壞，直接影響到水利檔案的利用價值。為確保工程檔案的質量，必須加強收集工作，建立行之有效的收集工作程序。

水利檔案；整理；監管；檔案體系；同步跟蹤

水利工程檔案作為水利科技檔案中的一個重要組成部分，其質量的好壞，直接影響到水利科技檔案的完整性與利用價值。隨著水利工程建設規模不斷擴大和建設程序的日漸規范，水利工程檔案也趨于復雜化，收集整理難度也日益增加。為確保工程檔案的質量，必須切實加強檔案收集工作。

一、水利工程檔案特點

（一）專業性。水利工程檔案管理工作是一項專業性很強的工作，它對工程的建設、運行、管理和維護有著直接影響。檔案資料在工程類型上涵蓋了水閘、泵站、溝渠、河道、護岸等不同類型，在實施環節上經歷了立項審批、前期勘察設計、招投標、施工建設、工程監理、質量監督、竣工驗收等各個工作階段。由此形成的各類文件、標書、合同、圖紙、日志等大量材料分散在業主、設計、施工、監理等參建各方。檔案涉及內容多、范圍廣，容易導致檔案資料不全。

（二）成套性。水利工程建設是按相關行業規定與專業規范分階段進行，工程檔案資料也是根據每個階段工作任務和內容形成，具有一定的成套性。以一個泵站為例，其施工過程中必須經歷基礎開挖、底板澆筑、墩墻澆筑、泵房建設、設備安裝等諸多環節，各環節之間存在著必然的邏輯關系，進而形成成套文件材料，記錄了工程項目的實施全貌。

（三）多樣性。水利工程施工涉及勘察、設計、施工等廣泛的水利領域，所形成的檔案材料面廣、量大，內容和形式均呈多樣化。從內容上記載了項目前期設計審批、招投標、施工建設等多種的不同運行方式和過程，涉及項目管理、水文地質、施工技術、工程質量、財務等方面。從形式上表現為多種門類和載體，如紙質文件、施工圖、合同、記錄、會計賬簿、憑證、電子文件、照片、視頻等。不同階段、不同領域形成的不同文件材料，造成了水利工程檔案的復雜、多樣性。

二、水利工程檔案收集的具體措施

（一）重視管理，完善檔案體系。針對水利工程項目建設的特點，建立完善的檔案管理體系成為做好檔案材料收集的基礎。將檔案管理工作在項目初期即納入議事日程，在項目立項審批時，明確分管檔案領導，配備有工作經驗的專職檔案員，制定檔案管理制度、檔案收集管理辦法，明確檔案文件資料收集范圍、歸檔要求，將檔案收集納入建設工程的計劃、規章制度和崗位責任制中；另一方面成立各參建單位檔案員組成的檔案網絡體系，建立各參建單位檔案收集移交制度，進行檔案培訓和業務學習活動，提高檔案工作水平。

（二）明確責任，納入合同管理。把檔案管理工作納入相關合同，明確參建各方在檔案管理方面的責任。由于水利工程施工周期長，施工時辦公地點大多在野外，條件較為簡陋，容易出現檔案材料分散、資料丟失、收集不齊全等問題。將此項工作納入到與設計、施工、監理等參建方的合同中，以經濟手段制約這些參建方，使其對工程檔案的收集整理工作采取充分重視的態度，督促他們建立相對完善的檔案管理制度和相對穩定的檔案管理隊伍，取得工程建設項目檔案工作的主動權，從而保證工程檔案管理工作的正常開展。

（三）加強監管，同步跟蹤管理。由于參建方檔案管理員往往為兼職人員，工作較為雜亂，業務水平不高，為保證工程檔案管理工作到位，必須在項目實施全程加強同步管理。水利工程項目有時由數百個單項工程組成，建設時間跨度大，周期長，為保證文件材料的齊全完整，應采取業主方專職檔案員全程介入的方式，根據項目實施不同階段，對項目所有有效的文件材料及時進行造冊登記，掌握每一件文件的來龍去脈。只有緊扣每個環節，及時收集整理相關文件資料，才能確保全套水利工程檔案資料的完整、準確和系統。

（四）嚴格把關，提高歸檔質量。檔案的收集是保證檔案質量的第一道關口，只有在檔案移交時嚴格把關所收集的檔案材料的質量，才能保證歸檔案的總體質量，避免形成不合格的案卷。工程文件的內容必須真實、準確，字跡清楚、圖表整潔、圖樣清晰、簽字蓋章手續完備。因此，業主單位專職檔案員應經常到各施工單位、監理單位把關驗收，擺脫被動狀況，及時發現問題并予以解決。對收集來的文件材料及時進行整理，發現不符合歸檔要求的檔案材料，并對其進行補充、重印等必要工作，以保證檔案質量。

總之，檔案的收集整理工作是一項長期而復雜的系統工程，切實把握水利工程檔案收集工作的特點，更新檔案收集工作理念，創新收集形式，耐心細致地做好這項工作，才能最大限度地為水利事業發展發揮其價值。

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