古代“秘書”參謀職能探析

文/吉林大學文學院 杜運威

古代“秘書”參謀職能探析

文/吉林大學文學院 杜運威

秘書是一個能夠追溯到殷商時期的古老職業，主要為領導出謀劃策，處理各種大小事務,更像謀士、諫臣，其參與政治的職能也更為明顯。本文以古代秘書為例，探究他們是如何發揮其參謀職能，借此為現代秘書工作提供指導。

古代；秘書；參謀；職能

秘書是一個承上啟下、上情下達的崗位，是各個單位、企業中必不可少的一個重要的崗位。秘書工作除了文化以及一些事務性的處理之外，討論決策、發揮其參謀職能也是秘書工作中必不可少的一項內容。但是現在秘書通常從屬上級領導，參謀職能出現弱化的趨勢，不利于領導決策的科學化。因此，研究古代秘書人員如何行使其參謀職能有利于給當前的秘書從業人員指明工作方向。

一、秘書職業發展

秘書一詞開始最早見于漢代書籍《漢書·劉歆傳》中，但是最開始的這兩個字并非指人、崗位，而是指書籍。最早具有類似秘書職能的是記錄皇帝言行的史官，以及巫祝。直至東漢時期出現了“秘書監”一職，才實現職能與稱謂的統一。但該時期的秘書也僅僅只是掌管圖書的人，并無其他實際性的參謀職能。東漢末年“秘書令”的設置，使得秘書這一官職得到擴大。明清時逐漸演變成為一種規范化的職業。古代并非一般人能夠勝任秘書一職，不僅需要有淵博的才識，還需要有過人的智慧。民國時期設有承政廳，設有秘書長、政府文秘職位，從中央政府到地方國民政府都建立、健全秘書工作制度。再往后發展，秘書從官職中脫離出來，成為一種普通的社會職業。

二、秘書的職能

秘書是一個綜合性強、接觸面廣的職業，對于從業人員而言具有較高的職業素養。而我國現代意義上的秘書職業從20世紀80年代開始，之前的秘書職能并不規范，但是參謀這一職能卻已被“古代秘書”在輔助領導的工作中發揮得淋漓盡致。秘書的參謀職能是一個從古代就有的輔助性職能，因此秘書在古代也通常被領導當成謀士、諫臣，也給現代的秘書人員帶來了更多的思考。能夠充分發揮參謀職能的人，通常被后世當成智慧的代表。從秦漢開始，古代封建統治者為鞏固自身的統治，適應起統治需求，不斷制定、完善秘書管理規章及相關的行政法規。在歷朝歷代的各種“律”“令”中得到規范化，一直到明清兩朝，秘書這一崗位的工作制度已日趨完備。在古代雖無秘書這一專門的崗位，但卻有行駛秘書職能的官職，如春秋時期的刀筆吏、戰國時期的主書，秦朝的長史與御史大夫，漢代的御史中丞及唐朝的諫官等。與秘書有所相同的是，上述古代官職都有秘書的某些職能，但是并不全面。秘書的職能更為全面一些，其中，刀筆吏側重于文書方面，御史表現為監察與工作情況的跟進與反饋，諫官則表現在上情下達、下情上報、事務提醒等方面。現代意義上的秘書具有參謀決策、協調關系、處理信息、辦理事務等主要的職能，綜合性日益增強。其中，做領導的好參謀不僅是古代秘書的重要工作內容，也是現代秘書人員需要具備的基本能力。以史為鏡，看古代秘書如何行使其參謀職能對于今人而言仍有著重要的參考意義。

三、如何發揮秘書的參謀職能

（一）堅決果敢，直言進諫。在實際工作中，很多決策都是通過秘書向下傳達的，也由秘書參與制定，因此秘書通常被稱為“二把手”。此外，秘書也是離領導最近的人。在信息通訊落后的古代，統治者要了解某一項政令的實施情況、民生等相對困難，而秘書則充當著領導的眼睛、耳朵和嘴巴。但除了下達上級命令之外，也有將其想知道或者應該知道的情況及時告知的義務。統治者握有天下上至百官，下至臣民的生殺大權，因此向其諫言也無疑是一件需要慎之又慎的事情。但是要做好領導的參謀就必須要有堅決果敢的品質，直言進諫。歷史上的魏征以直言進諫著稱，時常為唐太宗帶來治世良方，君臣二人也均名留千古。唐初唐太宗根據封德彝的提議頒布一條將未滿18歲的男子征召入伍的政令，但是魏征將太宗擬好的詔書扣留，就連唐太宗多次催促魏征也拒絕下發。就在太宗要將魏征問罪時，魏征對答道“涸澤而漁，焚林而獵，是殺雞取卵的做法。兵不在多而在精，何必為了充數把不夠年齡的人也弄來呢？況且這也是失信于民。”魏征首先以捕魚、打獵為例，說明征召未成年男子入伍，不僅會降低國家的稅收，還會失去民心，陳訴其中的利害關系。其次，告誡太宗該詔令不得民心，征召入伍的男子也并非會聽從王命忠誠地保家衛國，那么只會與太宗的原意相去甚遠。最后，太宗主張以誠信治國，初年太宗規定未成年人可免兵役，但是其這番朝令夕改會讓太宗的誠信度下降。每一條都直接點名這條詔令帶來的不利影響，讓太宗不得不將政令撤回。魏征作為作為唐太宗的下級對于唐太宗不恰當的政令，充分發揮其參謀的職能，直言利害關系，避免了一條錯誤政令的頒發。在秘書工作中需要有感于質疑領導錯誤決策的勇氣，質疑決策不僅是對領導負責也是對單位、企業負責，也是秘書參謀職能的要求。

（二）審時度勢，巧進良策。對于古代握有生殺大權的封建領導而言，忠言往往是逆耳的。但是作為行使秘書職能的官員而言，對于上級提出勸誡、建議是其作為臣子的本分。該情況下如何能做到既能保住自己的性命，又能給領導提出建議，是考驗古代秘書人員職業素養的重要標準。春秋戰國末期齊景公剛上任時，沉迷酒色不理朝政，晏子當面直言說齊景公過度飲酒縱樂的危害，希望齊景公接制。齊景公聽聞后僅僅收斂了一段時間又固態重施。大臣弦章對其感到憤怒不已，以死相諫對齊景公說如其不停止飲酒弦章將一死了之。身為一國之君齊景公不想被弦章的一句威脅的話而失了作為君主的威嚴，但是又不想讓弦章死，因此在殺與留之間猶豫不決。在此關鍵時刻，晏子挺身而出對齊景公說遇到齊景公這樣的君主是弦章的福氣，要是碰上商紂這類不辨是非的暴君，弦章早就被賜死了。晏子的話中側面稱贊齊王是明君，明君不該殺弦章；同時點出弦章的魯莽，信息量較大但是卻能切中要害。晏子的巧言進諫化解了齊景公的尷尬，給了他一個臺階下，同時也挽救了弦章。弦章的直言進諫令君臣二人的關系陷入尷尬，也將自己推入死局。而晏子審時度勢的出言不僅緩解了兩人的尷尬，也將弦章從危險的境地中解救出來，同時也實現了對齊景公切勿過度飲酒的勸諫。由此也提醒著后世的秘書人員，進行參謀職能時要學會審時度勢，切莫不分場合、不分形勢地干預領導的決定。面對領導不正確的決策，要學會照顧領導的顏面的同時讓領導改變決策。

（三）深謀遠慮，提醒上級。在封建制度下，統治者下達的政令大多包含著個人的喜好，彰顯著個人的性格特點，因此政令不免顯得有些狹隘，不利于國家的長遠利益。而作為領導的參謀人員，秘書需要有長遠的目光，發現隱藏在當前政令表象的隱患，從而為領導出謀劃策。著名典故“螳螂捕蟬，黃雀在后”就給現代的秘書人員以深刻啟發。吳楚兩國交惡，時任吳王的闔閭一意孤行，想要出兵攻打楚國，并下令將膽敢向其進諫阻止他出兵的大臣處死。吳王的一個貼身侍從看到了吳楚兩國的實力對比，也看到了兩國戰后可能會出現的格局。一番思考后，先是接連三天持著弓箭徘徊在吳王的后花園中，進而引起吳王強烈的好奇心。吸引吳王前來問話，可避免直接向吳王直接進言引起他的反感，同時也不違背吳王進言阻止攻楚者死的命令。問話之際，貼身侍從以后花園中發生在螳螂、蟬、黃雀之間的事，引發螳螂、蟬被眼前的小利蒙蔽，忽視了身后潛藏的危機的思考。吳王聽聞不由自主地聯想到了吳國目前的處境，未嘗不也像后花園的螳螂、蟬一般處境，而身后的黃雀虎視眈眈，因此打消了攻打楚國的注意。作為領導的秘書，在領導做出決策時應考慮得更遠，要考慮到每一項決策可能帶來的后果。同時，要使用恰當的方式提醒上級其決策上可能存在的漏洞，避免決策失誤。

（四）由表及里，坦誠直言。肩負秘書職能的人員通常被視為領導的左膀右臂，時常需要在領導進行某項決策時為領導出謀劃策。因此也要求秘書時刻關注周圍發生的事情，注意收集各方面的信息，以備幫助領導出謀劃策。同時，具有能透過普通小事的表面看到潛藏隱患的能力也是秘書人員的素質要求。例如春秋戰國的鄒忌由表及里，充分發揮了參謀職能，給現代秘書給予深刻的啟示。鄒忌“形貌昳麗”，其妻、妾、客因為偏愛、害怕或者有求于他，均認為鄒忌比城北的徐公長得還英俊。但是鄒忌并未因此他人的贊美而沾沾自喜，反而質疑眾人贊美他的原因，同時也發現了為人、為君均會受到蒙蔽，需要廣開言論自由的道理。從發生在自己身邊的小事聯系到國家大事，從自己身上聯想到一國之尊齊威王，鄒忌以此向齊威王進諫，說明廣開言論自由、聽取民意的重要性。他留心觀察周圍的事物且能夠迅速地聯想到朝堂之事，說明行使參謀職能，不僅需要一顆將工作放在首位的心，還需要一雙能夠發現別人發現不了的規律的慧眼。為保障能夠實現上情下達、下情上報，對于會影響到領導、影響到工作的效果的因素也應該加以規避，從而規范工作流程。正如鄒忌與齊威王的歷史典故中，鄒忌考慮到齊王受到的蒙蔽，將影響齊王決策準確性的因素剔除出去，保障齊威王決策的科學性。實現了以領導為核心，圍繞領導開展上下左右各項工作、工作的秘書工作要求。

四．結語

秘書職能發展至今日益完善，并形成一套科學的職業理論。如何行使秘書的參謀職能，許多的古人為我們做出了正確的典范，樹立了一個良好的榜樣。在行使參謀職能時秘書人員不僅需要堅決果敢，也需要審時度勢，知道什么時候說什么話做什么事；同時也需具備敏捷的反應能力，能夠由表及里發現領導決策中的不當之處。此外，秘書人員應深謀遠慮，發現領導未發現的問題并提醒領導規避風險，從而做優秀秘書。

[1]方奕華.淺析我國秘書在權力等級鏈中的特殊地位——從古代胥吏制談起[J].職業,2014(17):180-181.

[2]王鐵成.中國古代秘書工作制度初探[J].中外企業家,2015(31):262-263.

[3]葛希合.唐代名臣的進諫之道對現代秘書的啟示[J].秘書之友,2016(09):12-15.

[4]王曉春.論中國古代秘書素養對現代秘書的影響[J].蘭臺世界,2016(02):118-119.