如何加強管理提高醫(yī)院辦公室工作效率

文/湖南省婦幼保健院 吳良建

如何加強管理提高醫(yī)院辦公室工作效率

文/湖南省婦幼保健院 吳良建

隨著我國經(jīng)濟水準的提高，科學技術(shù)手段不斷進步，醫(yī)療工作也得以發(fā)展，更多的生命得到拯救。在醫(yī)療工作中，醫(yī)院辦公室占據(jù)著重要地位，就應(yīng)該充分發(fā)揮其作用，維持醫(yī)療工作平安穩(wěn)定進行，提高醫(yī)療效率。醫(yī)院辦公室不僅僅影響著基層工作人員的工作安排，更是確認醫(yī)院管理工作的準繩。為提高醫(yī)院辦公室工作效率，各大醫(yī)院就應(yīng)該結(jié)合國外先進的管理辦法，制定新型管理方案。本文結(jié)合醫(yī)院辦公室工作實際情況進行分析，提出一些提高其工作效率的辦法，希望能給醫(yī)院辦公室工作效率的提高提供幫助。

醫(yī)院辦公室；工作效率；對策；加強管理

醫(yī)院辦公室是整個醫(yī)院工作的指揮部所在，緊抓醫(yī)院辦公室工作，提高其工作效率，不僅僅能夠使醫(yī)療工作得到保障，更能夠使醫(yī)院辦公更加流暢。醫(yī)院辦公室的工作效率的提高主要依靠于管理辦法的提高，只有讓醫(yī)院提高管理技巧，才能夠?qū)⑨t(yī)院辦公室的工作有效落實，提高其工作效率。醫(yī)院辦公室在進行普通工作管理時，應(yīng)該及時了解工作重點所在，將工作指令有效傳達，監(jiān)督基層工作人員實施。了解工作實施情況，認清工作問題所在，進行反思總結(jié)，才能夠提高工作效率。

一、醫(yī)院辦公室工作職能的概述

（一）醫(yī)院辦公室行政職能。醫(yī)院辦公室作為醫(yī)院工作的行政管理部門，應(yīng)該承擔著醫(yī)院基層工作的分配，還要進行相關(guān)文件的收集、整理等。另外要能夠根據(jù)文件的不同類型，進行分類。領(lǐng)會高層管理者的意圖，把握當前工作的重點，結(jié)合醫(yī)院相關(guān)工作標準，下達工作指令。最后還要根據(jù)實際工作情況遇到的問題進行例會分析等。

（二）醫(yī)院辦公室服務(wù)職能。醫(yī)院辦公室承擔執(zhí)行相關(guān)服務(wù)的職能。應(yīng)該對醫(yī)院內(nèi)部的網(wǎng)絡(luò)通信和員工之間的信息通訊進行管理，形成一套行之有效的管理辦法，將醫(yī)院中各基層部門的管理辦法反饋給各部門。此外還要聽取群眾對于醫(yī)院的意見，以及內(nèi)部員工的看法，整理思路，結(jié)合內(nèi)部工作人員制定新的管理辦法等。

（三）醫(yī)院辦公室管理職能。醫(yī)院辦公室應(yīng)該對相關(guān)工作單位進行協(xié)助，進行類似的整體性管理，并且還要對不同部門進行協(xié)調(diào)工作，來按照管理者的命令進行不同決策，了解醫(yī)院工作中的各種問題，提出相關(guān)解決措施。明確管理辦法，建立針對性的方案，健全管理職能，完善管理技巧。對管理工作中不夠協(xié)調(diào)的部分應(yīng)該予以調(diào)整，及時做出解決方案，否則就會延誤工作的進展，對病患處理產(chǎn)生不利影響，破壞醫(yī)院的整體口碑，造成不利的社會影響。

二、對醫(yī)院辦公室的管理安排進行嚴格規(guī)定

（一）健全管理制度。對醫(yī)院的整體工作來講，建立完善的工作管理制度十分重要，因為這樣能夠確定不同部門的工作范圍，將具體工作分配下去，讓各部門落到實處。在實際管理制度中，可以通過管理工作安排，對工作執(zhí)行情況進行反饋，找到其中的不足之處。對各部門的工作情況定期抽查，還能夠通過部門會議掌握其工作執(zhí)行情況。實行適合的獎懲制度，對執(zhí)行工作情況比較好的部門進行獎勵，對完成情況不達標的部門予以批評，在大會上重點指出，提出整改辦法，為下次工作提出指點意見，避免類似情況的發(fā)生。

（二）制定正確的工作流程。醫(yī)院管理人員必須按照相關(guān)標準來下達工作命令，確立完善的工作流程，給各部門分配工作，確保其能夠以最高的工作效率進行，并對工作進行情況進行深入調(diào)查研究。在經(jīng)過定期或者不定期的抽查后，對發(fā)現(xiàn)的問題進行整理，就可以組織例會，將工作情況反饋給各個相關(guān)單位，組織有關(guān)部門進行學習交流，進而完善相關(guān)工作，實現(xiàn)更好的服務(wù)。在某些特殊情況中，要對相關(guān)事項做好保密工作，對各部門工作當中的不協(xié)調(diào)部分，應(yīng)該予以調(diào)節(jié)。正確完善的工作流程對醫(yī)院工作的完善來說十分重要，有助于服務(wù)態(tài)度的提升，使人民能夠得到滿意的醫(yī)療服務(wù)。

（三）完善管理辦法。相關(guān)工作人員可以按照工作標準來對具體事項進行調(diào)查，按照一定形式進行監(jiān)督。醫(yī)院辦公室在相關(guān)工作進行時，要認真貫徹醫(yī)院管理辦法，探尋新的管理技巧，完善相應(yīng)的管理辦法，給醫(yī)院相關(guān)執(zhí)行辦法提供相應(yīng)依據(jù)。確立工作決策后，要對其進行總結(jié)分析，對各部門進行工作分配。在各部門實施工作時，醫(yī)院辦公室要對相關(guān)部門的工作完成情況進行定期檢查，確立正確的監(jiān)管方針，緊抓基層工作，將管理辦法準確落實。高層管理者應(yīng)該提出類似的管理辦法，對醫(yī)院辦公室的工作進行協(xié)調(diào)，將不同類型的人才分配到醫(yī)院辦公室的不同崗位中，以此來使工作快速穩(wěn)步進行。掌握群眾心態(tài)，制定相關(guān)技巧，確立正確的管理辦法。醫(yī)院辦公室的相關(guān)工作者也應(yīng)該結(jié)合領(lǐng)導(dǎo)者的指令，提出適當意見，促進醫(yī)院工作管理辦法的完善。此外，為完善管理辦法，還要求高層管理者加強對醫(yī)院辦公室的調(diào)控，定期組織有潛力的工作人員之間交流學習，加強其對管理理念的認知，掌握更多的管理辦法，為實現(xiàn)基層控制管理邁出重要一步。

三、加強管理提高醫(yī)院辦公室工作效率的對策

（一）對醫(yī)院辦公室工作人員進行培訓。簡單來說，醫(yī)院辦公室的工作人員要能夠維持不同部門之間的交流工作，爐石管理辦法。為使相關(guān)管理人員提高工作效率，就要提升他們的工作素質(zhì)，明確自身的職務(wù)，加強和醫(yī)院管理工作之間的關(guān)系，讓管理工作走向更加規(guī)范化的道路。因此，醫(yī)院相關(guān)單位應(yīng)該認真選取管理人員，盡量挑選一些工作素養(yǎng)高，辦公能力高的工作人員在醫(yī)院辦公室工作，并進行定期培訓。此外，應(yīng)該按照管理辦法組織相應(yīng)人員進行培訓學習，加強工作能力，將為病患服務(wù)放在首位。此外，醫(yī)院還要在相關(guān)管理工作進行中，不斷引進新鮮的血液，吸引更多的人才加入到醫(yī)院辦公室的團隊中。并將一些有提升空間的員工進行培訓，去國外學習交流，增強其管理能力，進行更為完善的工作管理辦法，提高醫(yī)院辦公室工作效率。實現(xiàn)醫(yī)院辦公室的全方位管理，將工作重心放在為人民服務(wù)的重要位置，提高內(nèi)部人員的服務(wù)態(tài)度和精神素質(zhì)，將醫(yī)療工作切實落到實處。

（二）實施三級管理制度。實施三級管理制度，同樣是提高醫(yī)院辦公室工作效率的重要方式。三級管理制度主要工作包括:首先，通過科學化的管理辦法增強醫(yī)院辦公室的醫(yī)務(wù)制度管理，確立不同部門要負擔的職責，遵循相應(yīng)的管理辦法，將各部門的實際工作反饋出來，進行整理總結(jié)，進而提高醫(yī)院辦公室工作效率；其次，將醫(yī)院執(zhí)行的例行制度規(guī)范化，實施例會制度，定期對醫(yī)院各部門的工作情況進行反饋，總結(jié)工作思路，分析實際工作中出現(xiàn)的情況。將醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)者分配的工作指標進行分析，按照工作能力分配給不同部門，以最大效率來完成工作。在工作的實施過程中，進行抽查，對完成工作的部門進行表揚，未能達成工作目標的部門進行批評，提出新的管理辦法；最后，要對醫(yī)院的值班管理引起重視，在實際工作中對不同工作人員的需求進行整合，對其中有建設(shè)性的意見反饋出來，向管理者提出意見，改進相關(guān)工作。管理者也應(yīng)該對類似意見引起重視，認真分析其中的可行性，開展相關(guān)的工作研討會進行探討，再制定成相應(yīng)的計劃措施分發(fā)到醫(yī)院辦公室，促使各部門執(zhí)行。

四、結(jié)束語

隨著時代的進步，科技的發(fā)展，人們對于醫(yī)療工作的質(zhì)量要求也隨之提高。醫(yī)療辦公室在醫(yī)院當中占據(jù)著重要地位，提高醫(yī)院辦公室的工作效率，能夠使醫(yī)院整體工作更加協(xié)調(diào)，促進基層醫(yī)療工作進步，采用更優(yōu)良的醫(yī)療服務(wù)。為提高醫(yī)院辦公室的工作效率，必須提升相關(guān)工作人員專業(yè)水準，擺正服務(wù)態(tài)度，健全工作標準，這也是醫(yī)院管理工作中重要的環(huán)節(jié)。

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