教育“新常態”下高校檔案的服務功能拓展研究

文/鹽城工學院檔案館 左婷婷

教育“新常態”下高校檔案的服務功能拓展研究

文/鹽城工學院檔案館 左婷婷

隨著科技進步、社會轉型以及高校服務功能的不斷拓展，我國高等教育發展已進入“穩定發展規模、提高毛入學率、提升發展質量”的新常態。高校檔案在學校教學和科研、組織和人事、學籍管理和畢業生就業、校園基建和后續維保、財務和資產管理等工作中有著重要作用 。但是目前仍存在“基礎設備更新不及時、信息化建設進展緩慢、信息安全存在隱患、檔案科技引領作用相對滯后、檔案的文化功能難以有效發揮”等問題。基于新常態，高校檔案工作的重點也應隨之發生變化，建議從以下方面入手：加大檔案收集力度，強化檔案基礎業務建設；加快檔案建設速度，推進檔案信息化建設；加強檔案安全管理，處理好檔案開放與保密的關系；加速檔案科技創新，發揮檔案科技引領作用；加強檔案輿論宣傳，營造良好檔案文化氛圍。

新常態；高校檔案；信息化；檔案服務；文化功能

為適應經濟發展和改革開放的需要，我國高等教育事業迅速發展，無論是從高校數量還是在校大學生數量看，高等教育總體規模已位居世界第一位，是名副其實的教育大國，但是并不等于高等教育強國。近年來，隨著我國經濟調結構、講質效和中小學在校生人數的急劇減少，穩定在校大學生數量、提高高等教育毛入學率、提升高等教育發展質量是高等教育事業發展的“新常態”。高等教育的“新常態”不僅對高校的教學、科研工作提出高標準，同時也對檔案服務等工作提出新要求。檔案是反映高校的重大活動事項、重點建設工程、重大科研項目、重點改革成果、重要工作內容的客觀記載，它是學校歷史沿革的重要依據，對學校后續發展也起到重要的影響作用。新常態下，高校檔案工作如何拓展其服務功能、適應社會轉型升級，實現健康、科學、可持續發展，是值得我們研究的現實課題。

一、高校檔案在服務高校發展中的功能與作用

高校檔案對高校的發展具有重要的促進和保障作用，其功能主要體現在它可以為學校教學和科研工作提供參考依據，為組織和人事工作提供查證資料，為學籍管理和畢業生就業提供基礎信息，為校園基建和后續維保工作提供圖紙資料，為財務和資產管理工作提供原始憑證。

（一）在教學和科研工作中發揮著重要支撐作用。教學和科研檔案是高校檔案的重要組成部分，是高校教學活動和科學研究開展必不可少的依據，對促進高校教學改革和科研發展具有重要的支撐作用。教學和科研是高校工作的中心，教學和科研水平的高低，是衡量高校辦學質量的重要標志。高校教學和科研與其他行業、單位、部門不同，對科學研究、教育教學的歷史資料和前沿信息都有很高的標準，對檔案服務的內容在深度和廣度上都有嚴格的要求。事實上，只有一流的高校管理才能出一流的檔案管理，反之，只有一流的檔案管理，才能保障一流的教學業績，出一流科研成果。

（二）在組織和人事工作中發揮著重要查證作用。高校的組織、人事檔案包括了全校干部和職工的各種基本信息。隨著我國高等教育迅速發展，高校辦學規模快速擴大，教職員工成倍增加，人才流動日益頻繁，人員類別日趨復雜，為適應社會轉型發展，高校不斷深化干部、人事制度改革。干部實行聘用制，實現由行政任用向聘用關系的轉變，員工實行競爭上崗，實現由身份管理向崗位管理的轉變，面對復雜的人事變化，高校檔案查證功能日益顯現。規范、健全的組織、人事檔案，對大批干部的培養選拔、教師職稱晉升、工人的技師評聘等都起到了關鍵的查證作用。

（三）在學籍管理和畢業生就業中發揮著重要服務作用。高校學生的學籍檔案主要以文字資料的形式，記載學生的高考實績、家庭狀況、在校期間學習成績、在校表現和獎懲情況等。完整、規范、真實、誠信的學籍管理檔案，是對大學生在校學習、生活及社會實踐經歷現實反映，也是體現教育公平的具體要求，它可以在畢業生與用人單位之間構建起一座溝通的橋梁。完整、翔實學籍檔案，為用人單位全面了解學生，合理選拔人才提供依據，對畢業生就業、創業及后續發展，實現人生價值，將提供非常有益的幫助。

（四）在校園基建和后續維保工作中發揮著重要參考作用。高校的基建檔案主要包括高校在新校區建設和老校區改造過程中形成的、具有保存價值的文字、圖表及聲像等基本建設資料。它具有原始性、廣泛性、專業性、成套性等特點。在我國高等教大發展階段，特別是在沿海發達地區，許多高校都進行了新校區建設和老校區擴建改造，形成了大量的基建檔案資料沒有及時歸檔。進入新常態，絕大部分高校的新校區建設進入尾聲，抽調的人員工作崗位陸續發生變化，校園中各種土建和構筑物以及地上、地下管線等使用、維護、檢修等難度和工作量不斷增加，完整的基建檔案，客觀的記錄，對后期的維修、改造將起著至關重要的查證和參考作用。

（五）在財務和資產管理工作中發揮著重要憑證作用。高校財務檔案主要包括會計憑證、會計賬簿和財務報告等專業材料。它是高校在會計核算專業活動中形成的、具有重要保存價值的財務文件，對高校制定發展規劃、下達年度財務預算、進行科學決策、維護正常經濟秩序等具有十分重要的參考作用。隨著我國高等教育快速發展，國家對高校財政投入大幅增加，高校的固定資產總值成倍增長，學校資產檔案管理的重要性日益顯現。良好的資產檔案管理，可使高校管理部門在采購、使用、儲備、報廢物資設備時有據可查，這對提高學校資產設備的利用率，節約成本，減少不必要的浪費是非常有益的。

二、新常態下高校檔案服務功能拓展面臨的問題

由于前些年我國高等教育快速發展，高校的辦學層次、發展規模、招生人數、教職工總數、校舍面積、固定資產總值等方面，都呈現了跨越式發展。然而由于認識上的誤區、重視程度的不同，許多高校的檔案建設沒有與高校發展同步，主要反映在基礎設備更新不及時、信息化建設進展緩慢、信息安全存在隱患、檔案科技引領作用相對滯后、檔案的文化功能難以有效發揮等方面，這些都是新常態下高校拓展檔案服務功能有待解決的問題。

（一）硬件投入不足，基礎設備更新不夠及時。齊全的檔案設備是高校檔案建設的基礎，是發揮服務功能必不可少的硬件。但目前許多高校的檔案管理設備還不夠齊全，究其原因主要是對檔案建設工作的重視程度不夠；設備經費投入不足；計算機、網絡、掃描儀等電子硬件設備不能及時更新與升級；檔案庫中的通風、透光、恒溫、防濕、防水、防火、防塵、防蟲、防盜、防毒等基礎設備亦不能及時更新。導致檔案工作人員缺少良好的工作環境與工作條件，師生得不到便捷的檔案查詢服務，更嚴重的是對檔案資料長期保存造成安全隱患。

（二）手工作業較多，檔案信息化建設進展緩慢。高校檔案是由多種類目構成的有機整體，每種類型的檔案都有自身的獨特功能，其服務對象主要為校內黨政機關和師生員工，也有部分服務地方經濟發展的社會功能。高教大發展后，造成高校基礎檔案收集的工作量非常大，在整理的過程中，許多高校依舊停留在手工的水平上，并且主要用紙質形態保存，容易造成檔案整理工作效率低、出錯率高的情況。高校檔案信息化建設進展緩慢的另一原因是，各部門對檔案信息都持有保護的心態，資源不能及時共享，檔案部門為不同人群提供的服務授權有限，高校與高校、高校與社會之間信息共享更是舉步維艱。

（三）互聯網迅猛發展，檔案信息安全存在隱患。隨著互聯網技術的快速發展和廣泛應用，高校檔案的信息服務渠道不斷拓展，全國所有的高校都建立自己的信息管理系統、基于網絡平臺，打破時空限制，不同程度地開展檔案信息咨詢服務。然而目前許多高校在提供檔案信息服務的過程中，尚未建立一整套方便、適合、周密、完善的審查體系，對應保密信息、部分公開信息、分層次公開信息和完全公開信息把握不準、把關不嚴。過去的經驗和教訓告訴我們，越是受到普及的事物，越容易存在安全漏洞，稍有不慎就可能發生不當公開事件，危害國家、社會和學校的安全穩定。

（四）科技日新月異，檔案建設科技創新相對滯后。高校具有人才高度集中、學科交叉綜合、科研氛圍濃厚，學術環境寬松等優勢，但在檔案科技創新、拓展服務功能方面，還存在一些值得注意的問題。如科研項目檔案資料整合難，要將一個不同學校、不同院系、不同部門共同完成的科研項目檔案資料收集齊全，整合歸檔，以便日后查閱難度非常大；檔案工作科技創新資源共享難，不同高校、不同部門、不同學科之間，檔案資源不能夠開放共享，信息管理系統利用率低；檔案的科技成果產生和轉化機制尚未形成，導致高校檔案工作的科研項目申報難、有影響的科研成果產生難，已有的科研成果產業化更難。

（五）宣傳意識不強，檔案文化功能難以有效發揮。高校檔案是高校文化信息的傳播載體，是文化創新的發源地，高校的檔案文化體現在大學文化建設的全過程始終。高校檔案一般通過現代化手段開發信息資源，在開放與共享中實現自身的文化價值。我們知道，每一個高校都有自己的歷史，都有自己的文化底蘊，都建有自己的獨特檔案。然而由于各高校對檔案文化建設的重視程度和宣傳力度不同，許多高校對檔案建設的重要性、必要性認識沒有提升到檔案文化視點的高度，檔案工作往往滿足于過去的查詢服務，忽視了對檔案的深度挖掘、歸納整理、開放共享，導致檔案的文化功能難以有效發揮。

三、新常態下高校檔案服務功能拓展的有效路徑

新常態下高校檔案工作的重點是進一步開發利用高校的檔案資源，在提升辦學內涵、層次的同時，開發、拓展學校歷史資源，挖掘其蘊含的隱形資源價值，為師生提供良好的檔案服務，為高校可持續發展提供支撐，為社會文明進步做出貢獻。

（一）加大檔案收集力度，強化檔案基礎業務建設。順應新常態，高校要加大檔案收集力度，扎實做好檔案基礎業務建設工作。在檔案的收集過程中，著力提高學校各級各類人員的檔案建設意識，要明確相關單位和具體人員的工作職責，強化敬業精神，激發工作熱情，從文件產生的源頭做好檔案收集工作，做到應收盡收、應歸盡歸，確保基礎業務檔案資料收集準確、完整。在檔案編研整理過程中，要按規范對大量的基礎資料進行編輯整理，用紙質和電子并存的方法予以保存，便于日后查詢服務。在檔案基礎設施升級改造方面，要與時俱進，加大經費投入，不斷更新檔案館落后的條件和基礎設備，及時引入新產品、新技術、新軟件，為高校檔案建設實現現代化、信息化提供必要的硬件支撐。

（二）加快檔案建設速度，推進檔案信息化建設。高校檔案信息化包括檔案設備的現代化、檔案保管的縮微化、檔案復制檢索的自動化。新常態下進一步拓展高校檔案服務功能，重點是加快數字檔案館建設，為順利推進此項工作，各級檔案員上交資料應將相關文件提供電子文檔，相關資料轉化為電子圖片，以便進入數據庫。同時高校應整合各方面信息資源，開發、運用檔案管理系統，依托互聯網建設檔案管理與服務網站，為師生提供各種檔案信息咨詢服務。從更高層次上看，在大數據的時代背景下，要將高校數字檔案館建成社會共享的信息平臺，逐步把全國已開放檔案和政府部門公開的信息采集起來，實施開放服務，使信息價值最大化，避免信息孤島。

（三）加強檔案安全管理，處理好檔案開放與保密的關系。據美國媒體報道，世界上每2分鐘就有1個企業因為信息安全問題而倒閉，造成信息安全事故的原因，大約有70%是由于內部員工的疏忽或有意泄密。因此，新常態下高校檔案檔案管理既要為不同層次的人員提供便捷的信息服務，同時也要對不合理操作導致的風險加以規避。具體做法上，首先要明確高校檔案信息審查的主體、原則、內容和方法；其次要健全檔案室的人防、物防、技防三位一體的防范體系，確保檔案信息服務健康有序開展。為了規避信息開放的風險，應視權限，提供服務，如辦公系統主要用于管理干部查閱各種文件，科研系統主要用于科技人員查閱課題、項目、成果、申報、進展情況，學籍管理系統主要用于學生查閱學分、節點、獎罰情況，財務管理系統主要用于教職工查閱項目經費、工資津貼、福利發放等。總之，檔案部門要牢固樹立“服務師生”的工作理念，在確保檔案嚴肅性、機密性、安全性的同時，讓人們及時得到應有的服務。

（四）加速檔案科技創新，發揮檔案科技引領作用。檔案是一個龐大的信息庫。然而，長期以來受計劃經濟的影響，我國許多組織機構和高校部門都將檔案視為私有財產，觀念上是“重藏輕用”，服務上是“你問我答、你來我查”消極被動，管理上是體制陳舊、缺乏活力。新常態下，高校應深入分析檔案科技創新工作的必要性、艱巨性和復雜性，要進一步解放思想，不斷創新工作思路、工作方法、管理體制和運行機制。在人力上，注重引進具有良好創新素質人才，同時加大專家對檔案科技創新的指導和培訓；在財力上，不斷增加檔案館科技信息、科技設備、科技創新等活動的經費支持；在體制上，加大科技創新力度，努力形成既有利于調動全體師生科技創新積極性，又有利于優秀拔尖人才脫穎而出的管理體制和激勵機制；在服務上，利用高校數字檔案館和重大儀器設備的遠程操控平臺，發揮好高校服務地方經濟發展的科技引領作用。

（五）加強檔案輿論宣傳，營造良好檔案文化氛圍。大學文化建設是國家文化建設的重要組成部分，是國家文化發展戰略的根基，直接關系著國家文化發展的興衰。而高校檔案文化是大學文化建設的重要載體，它能夠全面記錄和客觀反映大學文化的歷史和現在，并在一定程度上影響未來。新常態下，加強高校檔案文化建設，應從多元化的視角出發，積極開展對檔案的輿論宣傳工作，利用輿論的力量，增強全員的檔案建設和保護意識，營造良好的檔案文化氛圍。要按照國家建設文化強國的精神要求，利用高校人才、智力集中的優勢，抓住招生宣傳、入學教育、重要會議、校慶活動等時間節點，在內部管理文化、對外服務文化、宣傳教育文化和校史傳承文化等方面，充分挖掘高校檔案的歷史資源和文化價值，提升高校檔案文化的軟實力，為弘揚社會主義核心價值體系、豐富師生精神文化生活，打造出更多檔案文化精品。

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本文系2016年江蘇省高校檔案研究會檔案科研立項課題 “教育‘新常態’下高校檔案的服務功能拓展研究”課題號：jsgdf2016-10。）