關于檔案管理數字化建設的思考

文/鹽城市水利局 王宏

關于檔案管理數字化建設的思考

文/鹽城市水利局 王宏

在檔案管理中，數字化建設是一個全新的課題，仔細探究檔案數字化建設給以往檔案管理帶來的沖擊，積極探討檔案數字化建設所引發的檔案工作理論和實際操作的突破與變革。筆者結合多年的計算機工作經驗以及檔案管理實踐，簡要闡述了數字化建設是檔案管理的必然發展趨勢，提出加快實現檔案數字化建設及其目標，推進檔案事業的全面發展。

檔案管理；數字化；思考

二十世紀，尼葛洛龐帝出版了《數字化生存》一書，書中將數字時代給人們的思維方式、工作方法和生活方式帶來的沖擊進行了詳細的闡述，人類社會已經步入一個信息數字化的全新時代。檔案是歷史的見證、社會的財富。隨著計算機技術和網絡應用領域的快速發展，數字化已經滲透到各個領域，廣大檔案工作者面臨的全新問題就是怎樣應對和處理數字化信息給檔案管理帶來的影響。目前檔案管理的數字化建設已被各級檔案部門提到議事日程上來，這是伴隨多媒體技術、數據庫技術和計算機網絡技術而產生的全新檔案管理形式，借助數字化的模式將不同地理位置、不同載體的信息資源存儲起來，使用網絡化的形式將其連接在一起，從而使信息資源實現共享，這也給檔案管理工作帶來了具有的挑戰。

一、目前檔案管理現狀

我國檔案數量眾多，以往檔案管理全部使用目錄式管理或者是柜架式紙張管理的辦法，由于檔案量巨大，當需要查詢檔案時，需花費幾個小時，甚至一天的時間在檔案室查找，耗時、耗力。檔案是需要長期保存的物品，要想使其儲存環境得到提升，就要注意防蟲、防水和防火，每年都要投入大量的資金進行檔案保護，由于沒有備份，使得小部分檔案會出現損失的情況。檔案是需要反復查閱的，這就使得原始檔案會有遺失或者是損壞的情況發生，給檔案管理人員帶來了一定的困擾。

從檔案管理工作的現狀看，一些檔案館（室）已經具備較好的基礎，檔案管理工作實現信息化與數字化，單位和部門都已經使用計算機管理檔案；從檔案管理人員的素質看，越來越趨于年輕化、知識化、專業化；從社會發展方向看，現在計算機技術、網絡技術、信息處理技術、通信技術等專業水平越來越高，現代化的應用軟件、管理軟件和辦公設備得到了廣泛的使用。但同時我們也應看到，如今有的單位已經使用計算機來管理檔案了，但是依然處于目錄式管理的狀態，檔案資料全部是紙質的，需要在庫房中進行查詢和管理。由于傳統檔案庫房分類比較復雜，使得檔案手工查詢非常困難，使工作效率受到了嚴重的影響。

二、檔案管理數字化建設的含義、作用與意義

檔案作為社會信息資源系統的一個重要組成部分，正面臨著數字化時代的挑戰。檔案管理人員一定要抓住這次機會，積極探索檔案數字化建設的先進技術，借助網絡工具和數字化技術來不斷提升檔案資料的開發水平和能力，實現檔案資源的合理配置，不斷滿足社會對檔案信息的需求，這也是檔案事業適應時代發展的必然趨勢。

（一）檔案管理數字化的含義。檔案數字化主要指將以往的錄像帶、錄音帶和紙質資料等原始檔案資料，借助壓縮、掃描和轉化等方式將其轉變成錄像文件、聲音文件或者是圖片文件，使用文字識別技術將圖片文件與其實現有效匹配，使用分級儲存的管理辦法將索引文字和圖片全部都保存在大容量存儲介質中，比如磁帶庫或者是光盤庫等，并通過運用高速發展的計算機及網絡技術，結合大型數據庫系統對數字化檔案數據實施全面管理，在查詢所需信息的時候，可以實現快速、便捷的查詢，從而使工作效率得到快速提高。借助國際互聯網、企業內部網、廣域網或者是局域網實現信息資料的發布，使檔案快速地實現了一體化發展，真正實現了立卷歸檔、不立卷的歸檔文件整理的新舊檔案規則的無縫連接以及檔案的集中統一電子化管理。檔案管理數字化的優點主要有四點：第一，查詢速度比較快，可以在幾秒鐘就完成一次查詢；第二，可以使檔案的保存年限提升100年，使其保真性更高，紙質檔案的最佳保持時間在10年左右；第三，內容比較全面，將檔案目錄信息和具體資料信息全部包含在其中；第四，實現了在線查詢，查詢者被授權以后可以實現隨時隨地查詢，不受地點限制。

（二）檔案數字化建設的作用與意義。21世紀是知識經濟的時代。傳統紙質檔案在實施影像系統管理的時候，會遇到很多問題，比如原件損壞、效率不高、投入成本過大等，手工的文檔管理在當今社會越來越受到挑戰：第一，文檔數量急劇增加。與過去相比，文檔數量成爆炸性增長，檔案管理無疑成為最需要信息化的工作之一。第二，文檔查詢速度慢。在浩如煙海的文檔中，依靠傳統的手工查詢越來越不能適應迅速查找資料的需要。第三，信息難以共享。雖然有的檔案部門已用計算機來管理檔案，但多數是基于目錄級管理，文檔資料本身仍以紙張形式存在，無法滿足信息共享的需求。

因此，如何安全、有效地管理日益龐大的檔案信息并能滿足快速查詢的需求，建立一套現代化、專業性的數字化檔案管理系統已勢在必行。經過檔案數字化建設以后，任何人都可以在不同的地區借助信息網絡實現快速、便捷的查詢所需信息，從而使檔案資料的共享得以全面實現，這對檔案工作的長遠發展起到了積極的促進作用。使用網絡來進行檔案查詢,使傳統的檔案查詢模式被改變了，使檔案管理人員的繁重工作量得到較少，使其可以集中注意力將檔案管理工作做好。能夠將文件的接收與發放情況在網絡上公布，使查詢人可以根據自己的需要在網上查詢所需信息，還可以將處理意見通過網絡及時下發出去，使相關的負責人可以及時進行貫徹落實。在年末進行檔案歸檔的時候，可以根據整理規范對數據進行及時處理，這樣可以使檔案管理人員的工作量得到有效降低。數字化檔案管理實現了在網上對各種類型檔案的著錄標引、檔案整理（立卷歸檔）及全文檢索功能，對提高工作效率和管理水平可以起到事半功倍的效用。

三、探索檔案數字化建設進程

檔案是指對國家機關、社會組織（團體）和個人在社會上直接形成的有價值信息的歷史記載，將人類的活動信息進行了及時的記錄，具有較強的延續性和記載價值。經過特定的歷史時期形成了檔案管理與利用對象的有效檔案資源，檔案資源在促進社會發展進步、實現檔案資源信息共享、國民經濟發展和社會信息化中發揮了重要的作用。如何通過優化檔案管理系統來提高檔案管理的效率也是檔案工作面臨的一個新的機遇和挑戰。從1990年開始，政府辦公自動化建設中就將檔案計算機管理包括在其中，經過長時間的發展，如今檔案計算機管理已經實現了飛速的發展，從過去的單機版和存儲系統版逐步發展成了網絡版。以前計算機管理只是對手工管理進行輔助，逐步向一件一卷的創新管理模式發展，最終發展成為對絕密檔案的有效管理。隨著計算機檔案管理系統的不斷發展進步，檔案管理數字化也實現了快速發展，從而促使檔案管理工作邁上了一個全新的臺階。

目前，計算機技術、網絡技術、人工智能技術以及存儲技術的發展日臻成熟，為檔案的數字化管理提供了堅實的技術保證。這些先進技術的應用給紙質檔案管理帶來革命性的變革，檔案管理數字化進入了一個嶄新的發展階段。但就我國目前各地檔案館（室）的狀況來看，高效的數字化檔案建設尚需要一段漫長的過程。人力、物力、財力的嚴重短缺已成為制約我國檔案管理數字化建設的瓶頸。如檔案管理人員信息化水平偏低、管理技術落后、標準化程度不高、資金短缺等，如果這些問題不解決，那么檔案管理數字化建設就會變成“水中月、鏡中花”。

四、檔案管理數字化建設面臨的任務

檔案管理數字化進程中的數據維護和正確使用是一個值得深層次探索的問題，這項工作完成的好壞直接關系到檔案管理數字化的實際意義。筆者認為應從以下幾方面著手：

（一）實現標準化管理。標準化建設已經成為各行各業發展的必然趨勢，信息資源的交換與共享主要是通過信息技術標準化實現的，如果信息技術標準化沒有得到應有的重視，就會導致反復返工的事情時有發生。如今檔案管理數字化正處于探索階段和試驗階段，使用的方法也存在著差異，受檔案管理標準化程度不高的影響，使得信息資源的共享性和使用范圍被嚴重降低。檔案管理數字化建設受標準化程度的直接影響，導致了低水平重復建設的情況時有發生。受法律規范滯后性的影響，使得計算機檔案管理系統始終處于輔助管理的地位，無法實現飛速發展。所以在檔案數字化建設的過程中，對檔案資料進行標準化建設非常重要，也是實現檔案數字化建設的有利依托。

（二）提升工作人員的綜合能力。檔案數字化建設中重要的影響因素就是人才問題，檔案數字化管理與新技術、新知識有著直接的關系，因此一定要不斷引進新型的專業技術人才。在使用數字化管理平臺的時候，數字化設備和數字化信息是主要的管理對象，檔案管理者一定要及時的轉變工作方法，逐步接受現代化的管理方法，注重提升自身的綜合業務水平，對網絡管理、數據庫管理、信息錄入以及計算機操作等技能進行熟練地掌握，同時也要將電子政務管理的規范標準進行熟知。

（三）全面實現信息安全化管理。檔案數字化建設的核心內容就是安全問題，檔案信息的安全保密性十分重要，有的檔案信息在使用的時候是需要加以控制的，因此在檔案數字化建設的過程中一定要加大安全保密工作的重視程度。可以使用技術保證和制度管理兩種方法來對檔案信息進行保密處理，檔案數字化建設中要有完善的管理機制，對高深技術要進行自動控制。

（四）嚴格遵循檔案法規。檔案提供利用的方式和檔案載體是不斷變化的，因此檔案管理一定要有完善的、符合現實情況的管理機制，同時還要制定出與之配套的法律法規，從而使檔案數字化工作得以順利開展。比如，檔案查詢時創建聯網查詢系統，對檔案儲存室的監督權、使用權和所有權進行明確劃分，對檔案信息的安全性進行高度重視，對檔案信息擁有者的合法權益進行有效保障。

綜上所述，檔案管理工作如果不重視數字化建設，在網絡上未能對檔案信息進行有效傳遞，就會使檔案信息化管理受到嚴重的影響，還會導致被信息社會淘汰的厄運。所以，檔案管理者一定要與現代社會發展相協調，與時俱進，積極探索，揚長避短，推動檔案管理工作現代化進程。