社保檔案管理現狀與對策分析

文/固原市勞動就業服務局 樊金珠

社保檔案管理現狀與對策分析

文/固原市勞動就業服務局 樊金珠

就社保檔案而言，其為國內各類檔案中極為關鍵的組成成分，列屬于民生檔案。我們必須要充分落實對該類檔案的管理工作，進一步加強對其的實際管控的力度，并且及時對其管理模式加以有效革新。本論文首先對我國現如今社保檔案管理的實際情況進行簡要分析，進而結合筆者自身的工作經驗，并合理借助現有的檔案管理研究成果，提出一些加強社保檔案管控力度與實際管理成效的對策，以期能夠為業界同行相關工作的開展提供一定的理論參考。

社保檔案；管理；現狀；對策

國內的社會保障體系分別有“社會救濟”“社會福利”“社會優撫”以及“社會保險”這四大類，毫無疑問社會保險是其中最為重要的組成部分，涵蓋了與民生相關的各類保險險種。而社保檔案即是我國的社會保障體系檔案，是相關部門開展各項保障工作的重要依據，在現今電子信息技術高速發展的大背景之下，我們對該類檔案的管理已經較為成熟，形成了較為完善的管理體系。然而就該類檔案的實際管理現狀來看，依舊還有較多的漏洞，這些漏洞不光是給相關部門工作人員各項工作的開展帶來了不良的影響，同時還在很大程度上影響了我國勞動就業服務類等人群的切實利益，這對我國社會保障體系的完善與發展是極為不利的。

一、社保檔案管理現狀分析

根據2012年清華大學發布的《農民工“短工化”就業趨勢研究報告》不難得出，現今勞動就業服務類人群的就業已經逐步趨向于“短工化”，他們工作的平均持續時間大約是在2年，同時越到后期這種趨勢就越發明顯。“3年、7城、10份工”，這不光是農民工魏勝一的工作歷程，更是我國勞動就業服務類人群工作現狀的真實寫照。因此，由于工作的不穩定，他們往往更加依賴于社會的保障，但是由于他們較強的流動性，在對勞動就業類服務類人群的社保檔案進行管理時往往容易出現一定的問題，這也是我國大多數基層人民社保檔案管理問題的具體反映。

（一）社會保障部門的工作負擔較重。勞動就業服務類人群在就業時往往只會帶上相應的社保卡，而在他們原先工作單位所存留的紙質檔案卻還是遺留在了原來企業，并沒有伴隨著工作關系的變動而遷移。而社保生效的時間是在其失去勞動能力的時候，也就是說只有到了65歲退休時才能夠領取到相應的社會保障金。從社保檔案生成到領取社會保障金之間存在極為漫長的時間，而由于勞動就業服務類人群的文化素養大多較低，對于社保檔案重要性的認知并不明確，因此并未及時將相應的社保檔案從原單位帶走，進而容易導致檔案的遺失。而在等到他們65歲需要領取社會保障金的時候，卻往往會由于重要紙質檔案的缺失而出現各種問題，這就給相應的社會保障部門帶來了極為嚴重的工作負擔。而如果對各類檔案的保管時間到期之后，相關部門不能與檔案所有人取得聯系的話，為保障其合法利益又不能將其直接銷毀，因此也就導致了較多數目社保檔案的累積，這對社保檔案的高效管理是極為不利的。

（二）社保檔案的完整性很難得到保障。現今在對勞動服務類人群的社保檔案進行管理時，存在著較多的問題。現今的管理模式不能行之有效的勞動服務類人群對社保檔案加以統一管理，由于該類人群的流動性極強，因此其任意一個工作地點都有可能會留下社保檔案的原始資料。而就書面證明來講，只有原始的憑證才具有較高的可信度，而由于其工作的流動性，所以其社保檔案就會極為分散，很容易出現各類檔案的丟失、損壞，不光是社保檔案，其他的原始憑證也是如此。一旦社保檔案的完整性得不到保障，那么其實際效力就將會大幅度縮減。

（三）社保檔案的安全得不到有效的保障。社保檔案是我國社會保障體系中極為重要的參考依據，是參保者獲取應得合法權益的原始憑證，因此檔案中的內容是不能夠隨意地進行篡改的，關于這一點在相關政策法規中也有明確的標示。但是，由于現今社會保障體系網絡技術水平的限制，各個地區網絡系統防盜墻的抗侵入能力是不一致的，還沒有在全國范圍內形成較為完善的網絡體系，同時各類硬件設施也存在一定的漏洞，因此，社保檔案容易出現各類安全事故。例如，在年齡、工作年限、繳納金額輸入時產生錯誤，受到電腦病毒的影響，黑客的非法入侵，硬件損壞而導致的數據丟失等等，該類問題都容易給社保檔案的保存帶來一定的安全隱患，這對社保檔案的良好保存與管理是極為不利的。

上文所述社保檔案管理現狀偏重于勞動服務類人群，同時他們也是對社會保障各項福利依賴最大的人群，而其他各類人群的社保檔案管理現狀較之于該類人群較好，所存在的問題大多類似，只是程度較輕，本文所述以勞動服務類人群為主。

二、加強社保檔案管理力度的相應對策

在我國現代化進程步伐不斷加快的大背景之下，我們也必須注重對民生問題的處理，加強對社保檔案的管理力度則在此之列。為了進一步保障勞動服務類人群的利用，必須要充分落實對其社保檔案的合理管控，國家也必須出臺相應的法律法規督促社會保障部門相關工作的開展，同時該部門也應該采用更加科學、高校的社保檔案管理模式，充分發揮出社會保障的實際作用。

（一）擬定社保檔案管理的法律法規。對社保檔案的實際管理水平將會直接影響到國內社會福利及其相關工作的開展，是一項嚴肅且重要的工作。但是，各地對于社保檔案的管理辦法都存在較大的差異，同時不具備強制性的效果。針對這一現實情況，以法律手段來規范相關工作人員工作的開展是極為有必須要的。首先可以在相應的政策中對勞動服務類人群檔案內容、管理模式、利用標準等做出明確規定，進一步督促相關部門以及各大用工企業加強，對社保檔案的管理，為其管理工作的開展提供規范的依據。

（二）優化社保檔案管理模式。由于勞動服務類人群工作的實際特性，在對其檔案進行管理時必須要選擇適當的管理模式，以此來保障其合法利益。可合理參考我國對人事檔案的管理模式，在勞動服務類人群在由于工作進行轉移的過程中，可以讓相應的部門開具行之有效的人員流動文書，將現有的社保檔案調入今后工作地點，盡可能的處理好他們社保檔案較為分散的現實情況，從而實現對社保檔案的統一管理。

（三）提升社保檔案管理的信息化程度。伴隨著我國現今電子信息技術的不斷發展，社保檔案管理的信息化程度也越來越高，這雖然給檔案的管理帶來了極大的便利，但是同時也增加了一些安全隱患。因此必須要充分落實對信息安全的保障，合理投入資金構建起完善的社保檔案網絡管理體系，進一步加強對防火墻的構建。與此同時，還需要進一步提高工作人員的網絡管理水平，并且充分落實其電子檔案的歸檔工作，合理采用各種密鑰加密技術，對調取檔案端的身份進行有效驗證，以此來保障檔案的安全。

（四）樹立起各界人士的檔案意義。檔案是原始資料中最為重要的一部分，能夠有效地為其身份、費用繳納情況、年限等各種信息加以證明，在現今社會保障體系越來越規范的現實背景之下，檔案的重要性不言而喻。因此，必須合理借助各種宣傳方式，樹立起各界人士的檔案意識，特別是社會保障部門的相關工作人員，促使他們從思想上重視社保檔案的管理工作，以此來促進社保檔案管理水平的提升。

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