探析新形勢下高校繼續教育檔案管理工作

文/中國石油大學（華東）教育發展中心 賈爽爽

探析新形勢下高校繼續教育檔案管理工作

文/中國石油大學（華東）教育發展中心 賈爽爽

繼續教育檔案是學校檔案的重要組成部分，繼續教育檔案工作是辦好學校繼續教育的重要基礎工作之一。本文從分析新形勢下高校繼續教育檔案管理工作的內涵與分類著手，提出了加強和改進高校繼續教育檔案管理工作的途徑與對策。

繼續教育；檔案工作；內涵；途徑

《國家中長期教育改革和發展規劃綱要（2010—2020年）》明確指出，繼續教育是面向學校教育之后所有社會成員終身學習體系的重要組成部分，要加快發展繼續教育與現代遠程教育。因此，高等院校必須高度重視和不斷加強繼續教育，而繼續教育檔案工作作為辦好學校繼續教育重要基礎工作之一，也應得以加強和改進。

一、高校繼續教育檔案的內涵與分類

從內涵上，高校繼續教育檔案講是學校檔案重要組成部分，是高等院校在繼續教育過程中直接形成的，對學校和社會具有史料和研究價值，有憑證或參考作用的各種文字、圖表、聲像等不同形式、不同載體的歷史紀錄。簡言之，就是學校在繼續教育整個過程的完整記錄，也反映了學生在校期間的綜合表現。

繼續教育作為面向學校教育之后再教育，其教育特點決定了所形成檔案的特殊性，然而，繼續教育是在普通高等教育的基礎上發展起來的, 在管理理念、管理模式和管理方法上都借鑒了普通高等教育的一些比較成熟和規范的做法，因此，在繼續教育檔案工作也基本遵循教育部和國家檔案局聯合頒布的《普通高等學校檔案管理辦法》，其歸檔范圍也不應脫離黨群、行政、教學等門類的文件材料，考慮其獨立性、特殊性及新時期載體形式的復雜性，繼續教育檔案的類目大致做如下劃分:

（一）文書類（包含黨群、行政類）。學校的繼續教育部門的各級黨、政、工、團組織及職能管理部門（包括臨時機構）在工作中形成的具有保存價值的各種文字材料、影片、照片、錄音帶、錄像帶、光盤；上級下發給的文件、電傳；上級機關獎授予的獎品及兄弟單位饋贈給的紀念品等。

（二）教學類（該處指大教學類，包涵學生類）。學校的繼續教育部門的教師、研究人員和管理人員在教學管理與實踐活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、數據、聲像、實物等各種形式載體的文件材料。既包括學歷、非學歷教育及長短期培訓等工作中形成的計劃總結、招生宣傳、錄取名冊、合作辦學合同和教育教學活動中形成的教學計劃、教學大綱、教學進度、教材課程、教師聘任、典型備課記錄、考試試題、成績單、實習計劃與總結、學歷學位材料等，還包括培養各類學生的中學檔案、入學登記表、體檢表、學籍檔案、獎懲記錄、畢業生登記表等。

（三）其他門類檔案。凡不屬于文書類和教學類的檔案均屬此門類（因繼續教育檔案形成的諸如科研、財會、出版、產品等類別的檔案材料相對較少，故不做詳細類別劃分，僅以“其他類”代表）。

上述類目是按照檔案材料的不同內容進行分類的，如果按照檔案載體形式不同，檔案分類又可分為文件材料類、聲像類及實物類等。在具體繼續教育檔案管理工作中，很多高?；静捎檬前凑諆热莘诸惻c載體分類相結合，但是無論采用何種分類方式，科學合理的分類都必須符合繼續教育檔案形成的客觀規律和固有特點，保持它們的密切聯系，使繼續教育檔案成為一個嚴密的科學體系。

二、加強高校繼續教育檔案管理工作的途徑

高校繼續教育檔案的內涵與分類決定了繼續教育檔案類別的多樣性、內容的特殊性、材料的重要性、載體的復雜性等特點，而隨著我國繼續教育事業的發展，繼續教育檔案管理工作取得了很大進步，但也存在著檔案意識淡薄、制度規范缺乏、管理隊伍薄弱、信息化程度低等諸多問題，迫切需要加強和改進，因此提出切實可行的途徑與對策就顯得尤為重要。

（一）建立健全工作體制，提升檔案工作意識。領導者應該站在全新的角度審視檔案工作,不斷加強對檔案工作的組織領導，成立由主管領導為組長的繼續教育檔案工作管理機構，形成管理網絡，建立管理體制。領導者應認識到繼續教育檔案管理在繼續教育管理中的位置，提升繼續教育檔案管理意識。繼續教育檔案管理工作要順應繼續教育的發展規律，充分發揮繼續教育檔案作用，以方便各部門利用為目標，不斷開拓繼續教育檔案工作的新局面。高校繼續教育檔案管理還要得到學校相關行政部門的支持，在經費、設備、人力等方面給予充分的保證，真正從行政上支持繼續教育檔案工作，這樣才能保證高校繼續教育檔案管理工作的健康可持續發展。

（二）注重業務管理規范，夯實檔案工作基礎。制度與規范是從事各項工作的遵循與依據，健全的檔案管理工作制度，是學校繼續教育檔案工作逐步實現規范化管理的有力措施和可靠保障，因此，必須致力于繼續教育檔案工作的制度化、規范化、科學化與專業化建設。要依據《中華人民共和國檔案法》《高等學校檔案管理辦法》及其它法律法規的有關規定和精神要求，并結合各學校實際，制定繼續教育各門類檔案歸檔管理辦法、歸檔規范、保管期限等規章制度，讓規章制度的制定和執行使繼續教育檔案管理工作充分做到了人員有職責、工作有規范、立卷有要求、借閱有規定、保密有條例、管理有措施，使繼續教育的黨群、行政、教學等門類的歸檔工作有章可循，從而保證檔案工作的制度化和規范化。

（三）加強人才隊伍建設，提高業務人員素質。高校繼續教育檔案管理工作是一項技術性、專業性、規范性很強的工作，因此，繼續教育檔案管理工作不能閉門造車，必須加強各業務理論知識的學習與研究。檔案人員不僅要熟悉繼續教育工作，還要掌握檔案業務知識，熟悉檔案工作的各個環節，了解檔案的收集、整理、鑒定、保管、編目和檢索、統計及編研等各個工作流程，然而，目前高校繼續教育檔案管理人員的形勢卻是文化程度偏低與業務素質較低的，很多從業人員是未經系統的專業知識培訓，其學歷結構、知識水平、專業技能難以適應所承擔的工作需要。因此，必須通過學歷進修、實地調研、參觀培訓等方式提高檔案專業人才隊伍的綜合素質、服務意識和職業素養。

（四）注重軟硬件設施投入，加快數字信息化步伐。隨著我國繼續教育事業的發展，其檔案資料的數量越來越大，內容也越來越多，因此，達到“九防”要求的現代化檔案管理庫房和網絡化的檔案管理軟件也成了繼續教育檔案事業的迫切需求，這就需要將繼續教育檔案工作納入繼續教育的整體工作計劃中，在人、財、物等方面給予保證，加大軟硬件基礎設施投入。隨著現代信息技術的發展，傳統的以手工為主的管理方式必須得以改變，為此，檔案部門可將紙質檔案數字化掃描，將其轉化為電子檔案，建立目錄數據庫、全文數據庫、多媒體數據庫等檔案數據庫，同時，應用現代化信息技術實現對繼續教育檔案的管理，實現檔案資源的數字化和檔案管理的信息化，通過信息加工和計算機網絡的傳輸，實現繼續教育檔案資源共享。

（五）完善檔案服務體系，創新檔案服務模式。繼續教育檔案管理工作的根本目的在于利用服務，因此，必須樹立為學生服務、為校友服務、為學校繼續教育發展服務的理念，不斷強化檔案服務職能，積極推進檔案資源共建共享，努力把“死檔案”變成“活信息”、把“檔案庫”變成“文化庫”。通過總結檔案利用人次、利用卷次、利用時間、利用原因、利用效果等關鍵點，明晰檔案利用服務需求，探究檔案利用服務規律，分析檔案利用服務趨勢，優化檔案利用服務流程。同時，聽取相關人員對學校繼續教育檔案管理的工作內容與現狀、業務流程與效率、服務意識與態度、制度建設與規范等方面的見解和建議，發現檔案管理工作中有待進一步優化的工作環節和流程，提出整改措施以提高服務效率和質量。

總之，高校繼續教育檔案工作人員一定要提高認識，與時俱進，在宏觀的工作理念和微觀的工作內容上進行不斷的思考與探索，以提升高校繼續教育檔案工作的水平，從而為學校發展和社會進步做出更大的貢獻。

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