固定資產投資項目館藏檔案管理存在的問題及對策

文/北京航天試驗技術研究所 李瑋

固定資產投資項目館藏檔案管理存在的問題及對策

文/北京航天試驗技術研究所 李瑋

隨著國家對于航天領域固定資產投資力度的逐年加大，項目檔案數量迅猛增長。固定資產投資項目館藏檔案的質量與數量、容量與利用率間的矛盾日益突出，嚴重影響了館藏項目檔案的服務利用工作。通過對該部分檔案管理存在的問題進行分析，進而提出了幾點建設性的對策，希望可以對改進館藏項目檔案管理工作有所幫助。

館藏；項目檔案；管理；問題；對策

航天科研院所檔案館（室）館藏資源是為廣大科研技術人員提供服務的基礎。固定資產投資項目檔案作為館藏資源的重要組成部分，在科研院所開展項目建設過程中起到了不可替代的作用。因此，館藏項目檔案的總體質量和利用價值對科研院所的發展具有重要的意義。然而隨著航天科研院所固定資產投資項目建設數量的逐漸增多，館藏項目檔案數量越來越多，該部分項目檔案資料庫存管理工作中面臨的問題越來越突出。如何正確地認識、分析這些問題，并采取合理有效的措施解決或改善，使館藏項目檔案資料更好地為項目建設服務已經成為檔案管理人員必須認真思考的問題。

一、固定資產投資項目館藏檔案現狀

（一）項目館藏檔案案卷質量參差不齊。固定資產投資項目檔案數量越來越多，館藏資源越來越豐富，但項目檔案的質量卻參差不齊。部分案卷中圖紙破損、有卷無目、有目無卷、卷目不符或資料內容不完整等，嚴重影響了館藏項目檔案的質量。

（二）項目館藏檔案二次鑒定不足。項目檔案入庫后，檔案管理人員就很少進行項目檔案二次鑒定工作，加之項目資料保管期限大多設定為長期，沒有進行保管期限的科學劃分，導致玉石雜糅、蕪菁并存的館藏檔案資料常年保持原狀。

（三）項目館藏檔案開發利用率不高。由于檔案信息化程度推行緩慢，檔案的查閱和利用不便捷，且精品檔案編研缺少，導致大部分資料沉睡于檔案館內，利用率不高。既占據了庫存空間，也浪費了人力、物力等維護成本，還不能很好地滿足檔案利用者的需求。

二、固定資產投資項目館藏檔案現狀分析

（一）檔案管理制度不健全，規范化程度不高，導致館藏項目檔案質量良莠不齊。科研活動中產生的檔案需要制定相應的標準與規范來保護和利用。然而，隨著固定資產投資項目檔案驗收標準不斷提高，項目檔案的收集范圍雖然得到了統一確定，但在項目檔案管理過程中，由于項目檔案管理制度不健全，缺乏統一的檔案管理標準和整理規范，導致不同檔案管理人員負責不同項目的歸檔工作時，由于對歸檔范圍的理解不同，制定的歸檔清單不同，對歸檔資料的要求存在差異，且歸檔資料的整理方式不同，導致收集入館的檔案資料質量參差不齊。

（二）檔案數量過快增長，而專業檔案工作人員缺少，給檔案鑒定帶來壓力。由于軍工固定資產投資項目數量的逐漸增加，而專業項目檔案管理人員有限，因此檔案管理人員的工作量迅速增加。項目檔案的收集、整理已經讓管理人員不堪重負，檔案鑒定更讓管理人員無暇顧及，難以投入足夠的精力推進開展，因而鑒定工作停滯不前。

（三）檔案鑒定意識薄弱，且鑒定工作風險大，導致檔案鑒定被擱淺。一方面，很多檔案管理人員沒有認識到檔案鑒定工作的重要性，認為檔案及時完整歸檔才是最重要的，是否鑒定影響不大，因此鑒定工作常常被忽略。另一方面，因為檔案的不可再生性，銷毀后的檔案不能發揮其憑證作用，因此檔案管理人員往往擔心項目在上級部門對項目進行“回頭看”的檢查中不能為項目的建設過程提供完整的記載和信息，故對檔案的“存”與“毀”充滿困惑。求穩保守的思想就直接影響了館藏項目檔案資料的質量和價值；

（四）檔案管理人員培訓機會較少，且檔案工作不被重視，檔案的綜合管理水平有待進一步提高。由于單位普遍存在對檔案管理工作的不重視的情況，投入的財力、物力相對較少，配備的兼職檔案員也多未經過檔案管理的專業技術培訓。且隊伍不穩定，流動性很大，因此兼職檔案員隊伍總體管理水平相對不高、檔案專業知識相對不足，從而致使檔案資料的收集處于放任狀態。而由于專業檔案管理人員工作負荷的超量，使得對兼職檔案員的監督、指導缺少，從而使得檔案人員的綜合管理水平不高。

三、固定資產投資項目檔案庫存管理的對策

（一）健全項目檔案管理制度，使檔案管理標準化、規范化。檔案管理部門需要結合項目建設實際需要，完善項目檔案管理制度，制定合理的檔案鑒定標準，使檔案的收集、鑒定、整理、歸檔、鑒定標準化、規范化。一方面，檔案管理人員要在檔案收集階段，嚴把質量關，對歸檔資料嚴格要求、統一標準，并確定合理的保管期限，確保入庫前檔案資料的總體質量；另一方面，館藏檔案管理人員要對入庫后的資料按期進行二次鑒定，對超過保存期限的資料及時處理，對破損、缺失的檔案資料及時聯系建設單位人員共同補救或補充，嚴格遵從館藏檔案的收集、整理、鑒定相關制度及流程，從而確保館藏檔案的利用價值。

（二）優化項目檔案館藏結構，使館藏資料更具有利用價值、實用價值。在館藏結構的優化過程中，必須對館藏的項目檔案資料進行全面鑒定，將利用價值極低甚至沒有的檔案資料及時處理。但檔案鑒定是檔案管理的重點和難點之一，是一項充滿復雜性和困惑性的工作，需要檔案部門、建設單位和管理決策層的共同參與，并從憑證價值、參考價值、史料價值和科研價值等多方面綜合考慮，用全面的、發展的、歷史的、效益的觀點來衡量每份檔案的價值，避免主觀、盲目、隨意判斷，確保檔案鑒定處置的準確無誤，從而有效提高館藏項目檔案更具有的利用價值和實用價值。

（三）推進項目檔案信息化建設，使檔案利用服務更方便、更快捷。隨著計算機技術、網絡化技術的快速發展，檔案信息化建設的逐步推進，現代化的技術和設備為檔案利用提供了更便捷的途徑。檔案信息化建設可以較快地實現檔案工作以手工管理向計算機管理的轉變，以管理檔案實體向管理檔案信息轉變，以檔案存儲、保管向檔案利用、服務為主轉變，更好地為檔案借閱者提供快捷、方便的信息服務。一方面，檔案信息化能最大限度地保護檔案實體安全，減少了對館藏檔案的調閱和復印次數，降低了檔案的老化速度，避免檔案原件受損。另一方面，檔案信息化可避免了檔案原件的“孤本”限制，資料可同時提供給不同的檔案借閱者，有效地實現了資源的共享，使檔案利用更便捷。

（四）加強項目檔案管理人員隊伍建設，提高檔案綜合管理水平。增強科研院所全體人員的檔案意識，提高項目檔案管理人員的專業水平是提高館藏項目檔案質量的保證。首先，檔案管理部門要加大對檔案管理工作的宣傳力度，提高項目建設參與人員的檔案意識。檔案意識的高低直接決定了歸檔責任部門和責任人的歸檔積極性和收集資料的完整性。其次，檔案管理部門要增加檔案管理人員的培訓機會，培訓的內容應不僅僅局限于檔案學、檔案管理學知識，還應滿足項目建設以及檔案信息化的需要，包含項目管理的一般知識和網絡技術知識等，將檔案管理人員培養成復合型檔案管理人才。再次，檔案管理部門還應加強對兼職檔案員的監督、指導。作為項目檔案資料的收集者，他們是確保檔案質量的關鍵人物。因此，項目檔案管理人員應與兼職檔案員多溝通、交流，并對其業務工作及時指導、檢查，從而提高檔案的綜合管理水平。

（五）加大館藏項目檔案開發力度，強化服務功能。檔案是具有憑證作用的信息資源。檔案的存在價值不是為了保存，而是被檔案借閱者所利用。因此，館藏項目檔案管理人員需要加強對檔案資料的分析研究、綜合加工、深度開發，從而提供深層次、高質量的檔案編研等信息產品，并不斷挖掘檔案的價值，努力把“死檔案”變成“活信息”、把“檔案庫”變成“思想庫”，將檔案服務方式升級為信息服務。此外，充分利用檔案系統管理平臺等了解檔案利用者的需求，積極把項目建設相關的各類檔案及時整理、鑒定，并將有價值的信息快速、精準地推送給用戶，滿足其多樣化和個性化的需求，更好地為檔案利用者提供資源服務。

四、結束語

隨著我國航天事業的快速發展，國家對固定資產投資項目投入的逐漸加大，對館藏項目檔案的管理工作也提出了更高的要求。科研院所檔案館（室）作為項目建設的服務平臺，要從了解檔案利用者需要入手，結合項目建設需要，進一步提高館藏項目檔案質量，推進項目檔案信息化建設，同時創新服務理念，合理充分開發項目檔案資源，為后續項目建設做好服務保障工作。

[1]王新才.國家科技計劃項目檔案管理標準規范建設思考[J].檔案學通訊,2013(2):86-87.

[2]張軍.試論“大數據”環境下檔案人應有的思維方式[J].檔案管理,2014(3):50-51.