淺談村級(jí)檔案建設(shè)及管理利用

文/吉林省大安市檔案局 劉愛國(guó)

淺談村級(jí)檔案建設(shè)及管理利用

文/吉林省大安市檔案局 劉愛國(guó)

村級(jí)檔案是村級(jí)黨支部（總支）、村民委員會(huì)、群團(tuán)組織、經(jīng)濟(jì)組織在從事社會(huì)活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等各種形式和載體的歷史記錄。村級(jí)檔案工作是村級(jí)組織開展各項(xiàng)管理工作的基礎(chǔ)，是維護(hù)村級(jí)組織的經(jīng)濟(jì)利益、合法權(quán)益和歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作。搞好村級(jí)檔案建設(shè)及管理利用、對(duì)村級(jí)各項(xiàng)工作的開展都有著不同尋常的意義。

村級(jí)檔案建設(shè)；管理；利用

首先，領(lǐng)導(dǎo)重視，形成共識(shí)，積極爭(zhēng)取，率先建檔，大力運(yùn)作，爭(zhēng)當(dāng)排頭。根據(jù)這一實(shí)際情況，在村級(jí)建檔工作中，首先對(duì)村委會(huì)乃至各社社長(zhǎng)等干部進(jìn)行了建檔重要性的講解和宣傳，使大家認(rèn)識(shí)到檔案的價(jià)值所在。如:大安市大賚鄉(xiāng)長(zhǎng)白村（以下簡(jiǎn)稱長(zhǎng)白村）形成共識(shí)后，積極尋找契機(jī)。1995年，《吉林省村級(jí)檔案管理暫行辦法》出臺(tái)后，長(zhǎng)白村積極與市檔案局溝通，爭(zhēng)取了他們的支持，率先搞起全市村級(jí)建檔試點(diǎn)工作。爭(zhēng)取到這樣的一次良機(jī)，村黨支部信心百倍，干勁十足的投入整理文件材料的工作當(dāng)中。由于市檔案局人手少、工作量大，不可能每天都有人在這里指導(dǎo)建檔，克服依賴思想，采取了“自己動(dòng)手、豐衣足食”的戰(zhàn)略方針。基于此，長(zhǎng)白村黨支部利用非工作時(shí)間，早來晚走。經(jīng)過一個(gè)月的努力，終于把所有材料都收集齊全，并按要求裝訂起來。之后，在村書記辦公室開辟專柜，并由具有大專學(xué)歷的同志兼任檔案員。形成了以書記為統(tǒng)帥、村主任打前鋒，各位干部協(xié)同作戰(zhàn)的良好的局面。此工作得到了市檔案局和大賚鄉(xiāng)政府有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的首肯。

其次，轉(zhuǎn)變觀念，重樹意識(shí)，加強(qiáng)宣傳。提高村民檔案意識(shí)，尋找契機(jī)，通過利用檔案提高村民檔案意識(shí)，村級(jí)檔案建立使檔案走入農(nóng)戶家中。各村建立檔案室，各項(xiàng)基礎(chǔ)工作也就接踵而至。首先就是樹立起群眾的檔案意識(shí)。全市從村級(jí)干部抓起，請(qǐng)檔案局的同志到各村里講解《檔案法》及有關(guān)檔案知識(shí)，讓村民先樹立檔案意識(shí)。然后各村又將《檔案法》印發(fā)給每戶群眾，讓村民先從理論上認(rèn)識(shí)檔案的意義、作用，深入了解《檔案法》。市檔案局在一次走訪中，遇到了一件事使其改變了宣傳《檔案法》的方式。在一農(nóng)戶家中，當(dāng)談到《檔案法》及有關(guān)檔案工作方面問題時(shí)，他對(duì)此卻一無所知，并問“什么是檔案？檔案和我們的生活有什么關(guān)系嗎？”當(dāng)問到他有沒有看過村里印發(fā)的《檔案法》宣傳單時(shí)，他無所謂地說：“就是上次給的那張紙呀，早就引火了！”通過用宣傳單引火的這件事，我們深深地看到了村民的文化素質(zhì)確實(shí)存在著一定的差距，在從理論上去講解、說教也是收不到什么好的效果。于是，我們積極尋找能真正證明檔案作用的契機(jī)，以使村民從檔案的利用中提高對(duì)檔案價(jià)值的認(rèn)識(shí)。

第三，解決問題檔案作證，利用檔案為村民追回耕地，保護(hù)了國(guó)家利益。村級(jí)建檔目的除了存檔外，更主要的是提供利用。在村級(jí)建檔實(shí)際工作中，各村積極利用檔案，解決了一些具體問題。如：長(zhǎng)白村村民金相輝1995年找到村委會(huì)，陳訴他沒有地種，并要求村里重新給他補(bǔ)分他的要求。村里以分完地為由拒絕了他的要求。金又找到鄉(xiāng)政府，鄉(xiāng)里通知村委會(huì)給其補(bǔ)分耕地。這時(shí)村里找到土地承包合同，查出了10年前以分給了他耕地，見檔案中的清晰記載，他終于不好意思地道出實(shí)情。原來，在收入不佳的那幾年，他主動(dòng)放棄了耕地，做起了買賣，而今想重新耕種，現(xiàn)在耕種的主人卻不肯放手。根據(jù)這一事實(shí)，村里找來了現(xiàn)耕種的主人，并把該地的檔案承包合同拿給他看，他終于無話可說，將地歸還了金相輝。為此，全市各村在處理土地、房基地、婚姻等農(nóng)村常見事時(shí)，各村都以檔案為憑證，使一件件棘手的問題得以順利地解決。通過利用檔案，使各村干部群眾都對(duì)檔案的意義有了更深的了解。如今，全市各村的工作已離不開檔案了。

第四，建章建制，隨時(shí)備案。規(guī)章制度要落到實(shí)處，編制檢索工具，更好的方便群眾利用檔案，注重積累豐富室藏。根據(jù)《檔案法》的有關(guān)規(guī)定，全市各村成立了以書記為組長(zhǎng)，村長(zhǎng)、文書等干部為主要成員的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組。并具體建立了村級(jí)檔案工作的各項(xiàng)工作制度。如：長(zhǎng)白村建立了查閱卷制度、檔案保密制度、文件材料形成積累制度、檔案安全保管制度和檔案人員崗位責(zé)任制度等。規(guī)定村民在查閱檔案時(shí)不許將其帶走查閱，重要檔案需要村書記批準(zhǔn)，有兩人參加時(shí)方可查閱等等。全市至村級(jí)建檔到現(xiàn)在所保管案卷沒有被涂改、破損或丟失的，由于各村把制度落到實(shí)處，保證了檔案的安全。基于檔案的現(xiàn)狀，為了方便群眾利用檔案，各村與檔案局的同志一起，按照編制檢索工具的基本要求，編制了較為科學(xué)、實(shí)用的檢索工具。如：長(zhǎng)白村案卷目錄、全引目錄、文件卡片、文件字號(hào)索引等。全市各村檢索工具的編制，為檔案管理和群眾查閱都提供了極大的方便。由于全市各村平時(shí)注意積累和搜集，并主動(dòng)從實(shí)踐中吸取教訓(xùn)使各村的檔案工作漸漸步入一個(gè)新的軌道。

第五，鞏固成果，爭(zhēng)創(chuàng)一流。俗話說“創(chuàng)業(yè)難，守業(yè)更難”，檔案工作亦是如此。建立村級(jí)檔案室后如果疏于管理，就會(huì)使檔案室名存實(shí)亡。各村吸取了有的地方建檔后就放手不管，致使檔案室成了有其名無其實(shí)的空殼的教訓(xùn)，加大了鞏固建檔成果的力度。一是除了建立黨支部、村委會(huì)、民兵、會(huì)計(jì)、婦女等方面的檔案外，還建立了科技檔案，種糧大戶、養(yǎng)殖專業(yè)戶檔案等均在其列；二是在原有檔案工作建設(shè)的基礎(chǔ)上，村級(jí)檔案室又重新定做了檔案裝具，建立了專門檔案室，終于使檔案達(dá)到了專室保管的水平；三是對(duì)檔案進(jìn)行大力的開發(fā)利用，使檔案活起來，不再是一堆廢紙，使各村的檔案工作煥發(fā)出了勃勃生機(jī)。四是進(jìn)一步強(qiáng)化內(nèi)部建設(shè)和優(yōu)化檔案工作外部環(huán)境。

總之，村級(jí)檔案建設(shè)及管理利用是今后一個(gè)時(shí)期檔案工作的重點(diǎn)，檔案部門和鄉(xiāng)鎮(zhèn)、村黨支部、村民委員會(huì)，還要不斷提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)、采取切實(shí)措施，不斷完善，以確保村級(jí)檔案的資料的完整與安全，能更好地形成檔案信息資源，最大限度地為全面完成十八大任務(wù)而服務(wù)。