新形勢下事業單位檔案管理分析

文/國家食品藥品監督管理總局信息中心 邁征

新形勢下事業單位檔案管理分析

文/國家食品藥品監督管理總局信息中心 邁征

對于事業單位來說，檔案管理是其中重要的工作組成部分，是事業單位各項工作能夠順利地設施的基礎，在新形勢下事業單位檔案管理工作也需要進行適當的改進，使其能夠符合現代管理工作的實施要求，與事業單位的工作進展相適應，提升檔案管理工作的效率，使得事業單位整體的工作效率也得到提升，保障職工利益，促進事業單位的健康發展。

新形勢；事業單位；檔案管理

事業單位檔案對其發展歷程以及現實情況進行了詳細的記錄，屬于事業單位發展中的無形資產，實現檔案管理的完善對于事業單位工作的高效發展是非常有利的，新形勢下檔案管理人員應該積極的對相關工作進行改革，使其更加的規范化、科學化，與現代信息社會的發展要求相符合，實現事業單位檔案管理的不斷完善，更好地為事業單位提供服務。

一、新形勢下事業單位檔案管理現狀

在當前的事業單位檔案管理中存在認識不足的問題，科學化的檔案管理是對事業單位健康發展的一種保障。由于受到傳統工作觀念的影響，事業單位的發展重心通常都會放在社會活動服務上，對于檔案管理工作的重要程度不足，缺乏深刻的認識。而且，大部分的事業單位工作人員都認為檔案管理工作的實施并不能為事業單位創造有用的價值，受到這種既有觀念及無意識的錯誤理解，造成了事業單位不重視檔案管理工作的開展，相關的投入也非常少，使得檔案管理工作效率不高。

另外，檔案管理人員在專業素質上也存在很大的不足。檔案管理工作的系統化及專業化比較強，要求工作人員具備較優秀的專業管理知識與能力，在管理工作中能夠有耐心，一些檔案管理人員屬于兼職，相應的專業檔案管理知識也比較缺乏，對管理中的資料整理、保管等程序不熟練，工作中也存在很多不規范之處。

此外，檔案管理中還存在方法不科學的問題。信息時代下科學技術不斷進步，信息的傳播及處理方式都發生了很大的改變，在計算機技術的應用下，建立完善的檔案管理系統可以更好地服務于檔案管理工作。但是，事業單位在應用計算機技術的過程中，由于缺乏及時更新，再加上專業人才的缺乏，使得實際的檔案管理方式在系統性與科學性上都比較缺乏。

二、新形勢下事業單位檔案管理的發展策略

（一）完善檔案管理制度，加強組織領導及宣傳。任何工作的開展都需要先有制度來作為依據與保障，檔案管理制度的建立需要按照國家、省及行業中的有關規定，體現制度的合法性及合理性。建立的管理規章制度需要與事業單位的檔案管理工作實際相符合，使得制度具備指導及規范作用得到充分的發揮，突出制度的科學性特點。制度對單位領導及普通職工都具有約束作用，真正地實現制度執行的嚴肅性、權威性。

事業單位領導對檔案管理的重視程度與檔案管理制度是否能順利的執行有直接關系，領導應該對檔案管理工作加強重視，建立檔案管理領導小組，定期對相關工作進行檢査、督促。一旦發現問題就需要及時地提出解決策略，實現檔案管理體系的不斷完善。在事業單位中，對檔案管理的宣傳工作做得不到位，缺乏足夠的重視，預期的管理效果很難實現。檔案管理的宣傳工作與事業單位工作人員的參與的積極性及重視程度有著直接的聯系，其效果對檔案管理工作順利達到預期效果能夠產生重大影響。

（二）加強檔案管理現代化及信息化建設。檔案管理的現代化發展是事業單位制度改革的內在需求，也是社會對檔案信息需求不斷增強的客觀需要，檔案管理應該積極引進先進的設備及技術手段，實現工作效率的提升，延長檔案使用壽命。事業單位需要針對本單位現有的文獻、資料、科研成果等信息展開系統、科學的整理，對檔案進行合理補充與調整，使得檔案材料能夠做到有序存放，分清主次輕重。檔案管理工作需要積極的朝著現代化的方向發展，實現對檔案資源的充分開發與利用。

計算機技術及網絡技術在現階段的事業單位檔案管理中已經得到了比較廣泛的應用，那些傳統式的檔案管理模式已經逐漸的不適應新形勢的發展需求。信息時代下，能夠通過計算機、掃描儀等數字設備把檔案中的信息進行整理，然后輸入到計算機之中，文字、圖片、聲像等形式的檔案也都可以轉變為數據資料進行存儲，檔案紙質和數據格式管理并存。在實際的工作中需要重視對檔案管理技術設備的更新，實現檔案管理數字化的快速發展，為檔案管理的智能化及信息化的實現提供條件。

三、結束語

事業單位中的檔案管理工作通常沿襲原有的傳統管理模式，工作方法與內容度比較的單一乏味，一些檔案管理人員也存在因循守舊的思想，按照原有的規矩辦事，并不考慮當前的檔案管理是否與社會發展要求相適應，新形勢下必須對這一狀況進行改善，在轉變員工觀念的基礎上，積極引進先進的管理技術，提升事業單位檔案管理工作的效率，實現人力、物力方面的節約，真正地體現出檔案管理工作所具備的保管及服務職能。

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