地質(zhì)科技檔案的管理及利用探析

文/吉林省水文地質(zhì)調(diào)查所 孫寧 徐秀英

地質(zhì)科技檔案的管理及利用探析

文/吉林省水文地質(zhì)調(diào)查所 孫寧 徐秀英

隨著我國科學技術(shù)的發(fā)展，地質(zhì)科技檔案管理工作模式也在逐漸發(fā)生變化。如何利用現(xiàn)代化科技提高地質(zhì)檔案管理工作的效率也逐漸成為人們關(guān)注的焦點。本文先分析了目前我國地質(zhì)檔案管理工作的現(xiàn)狀，然后從三個方面闡述了提高地質(zhì)科技檔案管理工作質(zhì)量的措施。

地質(zhì)；科技；檔案；管理；利用

傳統(tǒng)的地質(zhì)科技檔案管理模式過于滯后，且工作效率較低。因而為了實現(xiàn)地質(zhì)科技檔案管理的現(xiàn)代化，工作人員應(yīng)該充分發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢，改變傳統(tǒng)管理工作的模式，從而實現(xiàn)地質(zhì)科技檔案的數(shù)字化、規(guī)范化管理，這樣才能更好地使其服務(wù)于我國地質(zhì)工作。

一、目前地質(zhì)科技檔案管理中存在的問題

我國經(jīng)濟的快速發(fā)展必然會加大社會對地質(zhì)科技檔案的需求。但是地質(zhì)科技檔案屬于國家機密文件，具有一定的隱秘性，是無法隨意查詢的。另外，地質(zhì)科技檔案的管理人員專業(yè)素質(zhì)不強，很可能會導致出現(xiàn)資料丟失、損壞等問題。另外，現(xiàn)代化管理設(shè)備的落后也是導致地質(zhì)科技檔案工作效率低下的重要原因。總的來說，地質(zhì)科技檔案管理中存在的問題可概括三方面的內(nèi)容：一是地質(zhì)科技檔案管理模式落后；二是管理人員缺乏專業(yè)素質(zhì)；三是資源設(shè)施等設(shè)備落后。

二、提高地質(zhì)科技檔案管理工作質(zhì)量的措施

（一）充分發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢。隨著我國科學技術(shù)的發(fā)展，信息技術(shù)逐漸被廣泛應(yīng)用在各個行業(yè)之中。因而為了地質(zhì)科技檔案管理工作的發(fā)展和完善，工作人員也應(yīng)該充分利用信息技術(shù)，改變傳統(tǒng)的管理模式，提高資料整合、歸檔、查詢等工作的效率，以保證我國地質(zhì)科技檔案管理工作能夠有序地開展。

如完善硬件設(shè)施建設(shè)，實現(xiàn)裝備和技術(shù)的現(xiàn)代化，建立健全數(shù)據(jù)管理和數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)，確保檔案管理系統(tǒng)的可持續(xù)發(fā)展和持續(xù)服務(wù)的能力。更重要的是信息化管理系統(tǒng)還能夠規(guī)范電子文檔的編制，如能夠設(shè)置電子文檔網(wǎng)上驗收機制，在數(shù)據(jù)信息驗收合格后及時入網(wǎng)，從而達到保障電子文檔入庫的規(guī)范性、及時性以及電子文檔和紙質(zhì)文檔同步歸檔的目標。另外，通過信息技術(shù)還可以實現(xiàn)地質(zhì)資料管理的規(guī)范化，減少工作量，提高管理效率。如實現(xiàn)不同地質(zhì)資料的條形碼管理和分類入庫。在存儲電子文檔時也可選擇本地存儲和在線存儲，同時將實體庫和電子的數(shù)據(jù)庫建立一一對應(yīng)的關(guān)系，方便資料檢索和借閱。這樣不僅能夠?qū)崿F(xiàn)地質(zhì)科技檔案管理工作的科學化、規(guī)范化，還能有效提高檔案管理工作效率。尤其是能夠?qū)崿F(xiàn)地質(zhì)科技檔案的有序整理、歸檔和查詢。由此可見，有效結(jié)合信息技術(shù)和地質(zhì)科技檔案管理是十分重要的。

（二）重視提高工作人員的專業(yè)素質(zhì)。在傳統(tǒng)的地質(zhì)科技檔案管理工作模式中，工作人員習慣于手工記錄的方法。但是隨著信息技術(shù)的普及和應(yīng)用，地質(zhì)科技檔案的信息化管理模式也逐漸受到人們關(guān)注。因此，為了全面提高地質(zhì)科技檔案管理工作的效率，管理部門應(yīng)該加強工作人員的信息化管理培訓。

為了實現(xiàn)傳統(tǒng)地質(zhì)科技檔案管理模式向現(xiàn)代化管理模式的轉(zhuǎn)變，管理部門應(yīng)該重視從計算機、網(wǎng)絡(luò)等方面加強對工作人員的技術(shù)培訓，使其能夠充分了解到信息化管理手段的優(yōu)勢，并認識到地質(zhì)科技檔案管理工作的發(fā)展趨勢。另外，管理部門還應(yīng)該重視開展實踐活動，真正提高工作人員的信息化管理水平。例如我國地質(zhì)調(diào)查局實物地質(zhì)資料中心在2016年6月成功搭建了全國實物地質(zhì)資料大數(shù)據(jù)框架，形成了具有多節(jié)點水平擴展能力的分布式互聯(lián)數(shù)據(jù)中心資源池。為了響應(yīng)國家號召，切實做好地質(zhì)科技檔案管理工作，相關(guān)管理部門也應(yīng)該落實地質(zhì)科技檔案的信息化管理，并提高工作人員的專業(yè)素質(zhì)，以保證地質(zhì)檔案管理工作的順利開展。

三、地質(zhì)科技檔案的利用

（一）加強地質(zhì)信息的保護。在傳統(tǒng)的地質(zhì)科技檔案管理工作中，地質(zhì)信息的保存方式主要是以人工記錄為主。這樣的保存方式不僅容易造成地質(zhì)信息存儲錯誤的問題，還有可能會導致資料丟失、損壞等問題，極其不利于地質(zhì)科技檔案的長久保存。

在現(xiàn)代化科技背景下，管理部門可以利用信息技術(shù)實現(xiàn)地質(zhì)科技檔案的共享和保存，并且地質(zhì)資料數(shù)字化生成的電子數(shù)據(jù)可以直接提供社會利用。這樣既能減少了紙質(zhì)資料地翻閱查找，也能有效保護紙質(zhì)地質(zhì)資料的原件，有利于地質(zhì)資料的長期保存。另外，利用信息系統(tǒng)還能夠充實資源庫。如將地質(zhì)資料數(shù)字化和PDF數(shù)據(jù)整合和轉(zhuǎn)換，實現(xiàn)基礎(chǔ)資源充實，從而為地質(zhì)科技檔案管理工作的電子化、數(shù)學化奠定基礎(chǔ)。總之，在信息技術(shù)背景下工作人員應(yīng)該做好地質(zhì)信息的保護工作，充分發(fā)揮出地質(zhì)資料的價值。

（二）地質(zhì)科技檔案的二次利用。在地質(zhì)科技檔案的管理工作中，查閱與檔案歸檔、保存同樣重要的。查閱是實現(xiàn)地質(zhì)科技檔案二次利用，發(fā)揮地質(zhì)科技檔案價值的重要途徑。

地質(zhì)科技檔案的管理實質(zhì)是進行信息數(shù)據(jù)的管理。實現(xiàn)地質(zhì)科技檔案的數(shù)字化管理正是提高地質(zhì)科技檔案管理工作效率的關(guān)鍵。并且數(shù)字化管理還方便用戶進行查詢。在信息化管理中，用戶可以根據(jù)相關(guān)關(guān)鍵詞或目錄進行電子數(shù)據(jù)信息的提取，從而提高地質(zhì)科技檔案管理工作的服務(wù)質(zhì)量，為地質(zhì)科技檔案的二次利用奠定基礎(chǔ)。尤其是在信息化管理系統(tǒng)被廣泛應(yīng)用的背景下，地質(zhì)科技檔案的快速查詢更能促進我國地質(zhì)工作的順利開展。

四、總結(jié)

綜上所述，在我國現(xiàn)代化技術(shù)快速發(fā)展的背景下，我國地質(zhì)科技檔案管理工作面臨著新的機遇和挑戰(zhàn)。鑒于此，相關(guān)部門應(yīng)該將信息技術(shù)充分應(yīng)用在地質(zhì)科技檔案管理工作中，保護好珍貴的地質(zhì)資源信息，提高管理工作質(zhì)量。

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