對地震文書檔案OA管理及應用的幾點認識和建議

文/河北省地震局 楊柳

對地震文書檔案OA管理及應用的幾點認識和建議

文/河北省地震局 楊柳

自動化辦公已經成為當前極為流行且效率的一種辦公方式，基于OA系統的自動化、安全性等特性的高效利用，對地震文書檔案的保存及管理有指向性作用。對地震文書檔案OA系統在管理中的應用作用進行闡述，在以此為理論依據的前提下，提出OA系統在應用的過程中存在管理方向不明確、專業性能相對降低等一系列問題。最后，根據地震文書檔案的管理過程及方式等方面，提出加強培養專業人才及保證系統信息必須準確等一系列措施，旨在強化地震文書檔案的有效保存。

地震文書檔案；OA系統；管理

地震文書檔案的存儲及管理，其整理、收集的作用是為后續的地震災害提供急救方向。例如，汶川地震的發生，在接受沉痛事實的同時，地震文書檔案的建立，可以為后續的地震發生提供參考意見，也是國民經濟歷史沉痛事件的有效證明。隨著科技的高效發展及網絡技術的廣泛應用，自動化OA系統逐漸成為地震文書檔案管理工作的主要輔助工具，但是在技術應用的過程中，在人員專業技能及管理方向等方面仍然存在問題，研究及分析地震文書檔案OA管理及應用，對地震文書檔案工作的優化及管理工作的效率提升有指向性作用。

一、OA系統在地震文書檔案管理中的積極作用

首先，自動化OA系統的有效應用，其無紙化特點可以簡化地震文書檔案的存儲方式，例如，電子文檔儲存是以網絡虛擬空間為基點，對地震文書檔案及管理過程有簡化作用。其次，自動化OA系統具有快速傳播的特性，在進行文書檔案調取的過程中，可以利用計算機技術及電子技術的高效率傳遞特性，實現歷史信息的跨地域傳遞。最后，自動化OA系統對地震文書檔案的管理工作效率提高有推動作用，傳統紙化管理，會受到外界空氣、潮濕等因素的影響，無法保證文件的質量，雖然網絡技術的應用也存在黑客供給的可能，但是相比傳統紙化文檔管理，其安全性及管理工作效率等方面相對穩定。

二、地震文書檔案OA系統在應用過程中存在的問題

（一）管理方向不明確。在應用OA系統的過程中，由于電子信息化文檔的變化影響，導致地震文書檔案內的數據信息與實際信息之間存在差異。例如，在對汶川地震的傷亡人數、失蹤人數、救災物資等方面進行整理歸檔的過程中，因技術本身的安全性及字體、字號的設置等原因，部分數據會出現差異記錄的情況，進而影響地震文書檔案的準確性。最后，管理方向在明確的過程中，由于管理人員本身的管理能力及電子文檔的原件抄錄過程存在“失真”現象，進而導致地震文書檔案的保密性相對缺失。

（二）專業技能仍然需要全面提升。部分工作人員習慣于傳統的紙化地震文書檔案管理工作，對計算機技術、OA系統的應用等方面仍然無法全面掌握技能要領，進而影響地震文書檔案的全面性。例如，在對數據進行核算過程中，OA系統對數據的加減、占比等方面可以進行自動核算，但是，部分工作人員并不能完全掌握此項專業技能，進而無法發揮OA系統的高效率工作。最后，專業技能的降低以及管理人員本身的綜合素質，是OA系統在應用過程中的主要問題之一，部分文檔的缺失及失真，大部分原因都是因為管理人員本身的專業技能較弱，而且，對功地震文書檔案的管理工作缺乏責任感，進而影響OA系統的有效應用。

三、優化地震文書檔案OA系統管理及應用的可行性對策

（一）明確管理方向。在明確地震文書檔案的OA系統應用方向過程中，首先應該建立“三位一體”的運行模式，針對自動化OA系統的高效應用，建立針對各項工作環節的管理制度，以此明確管理工作的方向。其次，“三位一體”的管理模式建立，需要技術保障部門、管理部門及行政部門進行綜合管理，以此強調地震文書檔案管理的很總要性。再次，對地震文書檔案形成針對性的管理工作體系，對文檔信息的收集、整理、總結、歸檔等環節進行針對性管理，以此保證每一工作環節的準確性及高效率。最后，管理方向的明確需要管理人員及部門共同開展，OA系統的全面應用是具體的方式，而相應的配套制度及管理制度落實，是實現管理目標的有效途徑。

（二）以培訓提高管理人員的綜合能力。首先，以培訓的方式提高相關管理人員的專業技能掌握能力，以此優化OA系統在地震文書檔案管理中的有效應用，例如，培訓活動以OA系統的工作原理、計算機技術應用、實際操作方法等方面為核心，以此提高管理人員都額專業技能掌握能力。其次，培訓的內容應該注意培養管理人員都額責任感及使命感，地震文書檔案的建立及管理，其主要的目的就是對自然災害進行統計，以此為地質學、自然科學等方面的研究工作提供數據支撐，所以，培訓的方式及內容應該注意管理人員的責任感提升。最后，管理人員的綜合能力可以通過培訓的方式進行優化及提高，但是，這并不能完全保證管理人員的工作質量及效率提高，所以，應該建立針對工作效率及質量的績效考核制度，以此提高地震文書檔案袋的準確性及安全性。

四、結語

檔案是歷史的真實記錄,是不可再生的社會資源。作為歷史檔案永久保管的基地和中心,確保檔案安全是檔案館的重要任務和基本職責。所以，地震文書檔案的有效管理對學術研究及抗自然災害的措施構建等方面有指向性作用。基于自動化OA系統的穩定性、安全性及準確性等方面都可以通過管理人員專業技能、綜合素質等方面的提高而得到優化，進而提出針對管理人員本身及管理制度建立的一系列措施，提出建議的目的就是通過OA系統的高效率應用提高地震文書檔案規范化管理工作的效率及質量。

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