數字檔案館建設模式研究

文/水利部黃河水利委員會黃河檔案館 張丹

數字檔案館建設模式研究

文/水利部黃河水利委員會黃河檔案館 張丹

信息網絡技術的出現與發展使人類社會的知識系統發生了改變，信息網絡技術在發展的同時,人類信息獲取能力和需求都在增加，這給人們記憶的載體帶來了革命性變化和空前的挑戰，但這也是機遇，數字檔案館由此誕生，數字檔案館的建設面臨的挑戰主要來自管理、技術、制度環境三個方面，本文結合實踐和理論，對于數字檔案館的功能做了詳細說明，對未來數字檔案館的發展和進步提出建議和設想。

數字檔案館；管理；利用

數字檔案館的產生，與計算機技術的發展、檔案信息資源的載體變革、社會對于檔案信息資源的需求不斷增長以及政府的大力支持密不可分，這些因素的共同作用，是數字檔案館一經產生，就迅速發展并不斷完善。數字檔案館作為現代檔案信息資源的管理模式，它的產生、發展與成熟有其歷史必然性

一、數字檔案館的產生

計算機網絡技術在檔案管理領域應用，是從20世紀70年代開始的，當時“信息資源管理革命”提出的是信息管理正式基于計算機技術的深入應用。政府文件的計算機管理與無紙化辦公成為信息資源管理革命的重要推動，也是1970年美國國家檔案和文件管理署接收了第一批電子文件，成為歷史性的記憶。計算機技術的應用擴大，使傳統檔案館也開始引進計算機管理，這是開始的一步。電子檔案和數字檔案的大量積累，只能借助于數字信息技術對其進行長期的儲存和有效的管理。于是數字檔案館便成為一種必需的檔案管理模式。

二、數字檔案館的特點

數字檔案館最大的特點就海量的信息資源存儲，作為一個巨大的數據倉庫，其中的數據也是復雜的，不同的來源，不同的格式、不同的技術標準，所以在設計數字檔案館的過程中應充分考慮這些特點，借助于元數據著錄標準，實現數字檔案館的高效的存儲與檢索。

網絡化也是數字檔案館的重要特征，數字檔案館可以借助網絡向用戶提供隨時的在線服務從而將低獲取檔案信息的時間，擴大了檔案的利用途徑和范圍，提高了檔案信息資源利用率。在網絡環境中，數字檔案館不再只局限于自己一館，還可以與其他檔案館和電子文件中心進行相互連接，將各自的資源綜合到一起，方便社會公眾的檢索利用。

三、數字檔案館的功能

（一）數字檔案館的基礎功能。1.檔案的收集。數字檔案館在信息類型、來源、形式等各方面數量都要超過傳統檔案館，數字檔案館不僅可以蘊含原來檔案館的檔案信息資源，而且可以對其他檔案館和相關行業信息進行收集，甚至可以進一步擴大到網上與其相關的數據信息、其他行業云數據庫、社會政務公開信息，數據量是不斷增加的，載體也是多變的，所以隨著數字檔案館建設不斷地提升和完善，其將是一個以檔案信息為核心的社會綜合信息資源庫。2.檔案信息的安全存儲。數字檔案館將收集來的檔案信息保存。數字檔案館為了保證檔案信息儲存的安全和穩定，還應進行系統備份，并且對于應用程序、系統設置、數據信息、日志信息等也應進行備份。備份內容要完整齊全，結果應以單獨的數據包形式存放，要能夠脫離系統進行導出，為了防止在突發情況時，系統備份可以起到作用。3.檔案信息的查詢與利用。用戶對信息的需求有差異，用戶的個性化信息需求的心理和行為，使檔案信息服務必須實現個性化服務模型。以用戶需求為起點，以用戶滿意為終點，多方面，共享性的傳播檔案信息。當用戶需要檢索的一些重要信息時，工作人員可以幫助用戶及時在本局(館)檔案信息數據庫進行檢索，可以在規定范圍內提供相應查詢結果。從數字檔案館的查詢途徑來說，其強大的檢索能力，包括關鍵字檢索、高級檢索、二次檢索，一般可以根據檢索項提供多條件組合查詢，并能對常用檢索途徑進行優化，滿足用戶對查全率、查準率的要求；并且利用者可以通過網絡對電子文件資源進行遠程查閱和調用。

（二）數字館的創新功能。1.庫房實體3D顯示。數字檔案館可以對庫房的實體數據進行系統的管理和維護，根據預先定義的庫房結構及庫房設備的裝載能力自動的生成檔案實體存放位置即庫位號。并且可以實時的查看檔案的館藏情況。3D庫房可以實現現實的虛擬數據與實體數據實時對應，在庫房上架、倒架、拆卷、插卷過程中保持一致性。2.檔案全宗設置。全宗是指一個獨立機構、組織，或個人在社會活動中形成的檔案有機整體，全宗是以一定的社會單位為基礎而構成的。全宗模塊的角色設置是為了系統的全宗單位信息的設置和維護，通過，通過多全宗的定制并設定權限實現對下級單位檔案業務的監管工作，通過全宗的設置上級單位可以瀏覽下級單位收集整理模塊的檔案信息。通過部分的權限設置，上級單位檔案管理員可以查看下級單位檔案收集整理信息，下級單位不可查看上級單位的檔案信息，同時平級單位可以根據機構設置編寫權限。通過這樣的權限實現檔案數據信息的資源共享。3.數字檔案館是為多部門服務的平臺。不同的單位或機構在建設數字檔案館時，可以設置不同的業務系統接口，其中主要分兩種歸檔接口和查詢接口。歸檔接口主要是按照要求將各自的應用系統中的背景信息及相關電子文件通過接口歸入到檔案系統中。查詢接口主要是按照要求將各應用系統嵌入檔案查詢入口。可以輸入查詢條件，并將查詢的結果反饋到應用系統的頁面上。

四、結語

數字檔案館的建設要順應時代發展主題，創新其建設模式，給檔案界注入新的活力。數字檔案館工程往往是以信息化專門立項的方式來開展的，主要目的是建立一個集信息技術、檔案業務和管理規范融為一體的集成運行系統，為檔案工作者提供開展現代檔案管理的網絡化運行平臺和自動化處理系統。Web2.0技術的推廣和應用，數字檔案館的搭建是為挖掘檔案信息的價值，為檔案館（處）與其他部門或用戶互動、行業文化的宣傳與分享，創造了條件。這是一個機遇，檔案部門應該抓住這個時機，塑造檔案界良好的公眾形象，改變檔案部門過去在人們心中的形象，建立檔案部門新形象。

[1]饒圓.檔案信息資源開發利用研究[D].安徽大學,2005. [2]王暉.檔案數字化應用中的幾點探討[J].縮微技術,2002(03).