高校學籍檔案管理與利用探析

文/晉中師范高等專科學校 楊婷婷

高校學籍檔案管理與利用探析

文/晉中師范高等?？茖W校 楊婷婷

高校學籍檔案管理與利用復雜性強，專業(yè)要求高。如何認識學籍檔案，創(chuàng)新學籍檔案的管理工作，有效利用學籍檔案，不斷挖掘生存空間，發(fā)揮高校學籍檔案在學校和社會中的最大作用成為當前我們應該思考的問題。筆者就高校學籍檔案的管理與利用進行淺析。

學籍檔案；管理；利用

高校的學籍檔案記錄著每一位學生在校學習和生活的基本情況和信息，是學校教學活動的真實再現(xiàn)，能夠客觀地反映出學生在校期間的道德素質、人文素養(yǎng)以及專業(yè)素質等方面的原始情況。學生的學籍檔案由學校統(tǒng)一管理，標志著學生得到學校和社會的認可，作為一名合格的學生所應獲得的憑證。學籍檔案能夠展現(xiàn)出學生所在學校的文化底蘊和教育教學水平，對于學生個人、學校以及招聘單位都有著重要的參考價值。

一、高校學籍檔案的特點及管理要求

（一）檔案材料來源的分散性和私密性。高校的學籍檔案材料是對學生各種動態(tài)過程的記錄，材料來源廣，涉及范圍廣，是對不同部門和活動的收集和整理，為學籍檔案材料的收集帶來了一定的麻煩。而學籍檔案中的某些內容是具有一定私密性的，具有明確的適用范圍和界限，不可以隨意擴散和公示。這就要求在學籍檔案的管理與利用中應嚴格遵循檔案管理的規(guī)定與準則，保護學籍檔案的隱私性。

（二）檔案材料內容的原始性和真實性。學籍材料是對學生在各個部門以及活動中表現(xiàn)的歷史記錄，有其特殊的原始性。檔案材料中的某些學生信息，如學生出生日期、學期成績、獎罰情況等必須根據(jù)原始數(shù)據(jù)，真實地記錄，關系到學生未來發(fā)展和用人單位的參考，也能夠為高校的改革和發(fā)展提供真實資料。

（三）檔案材料形式的多樣性和特殊性。學生在校內所參加的各部門、各種活動的形式和過程是多種多樣，所以檔案記錄的形式和類型也不盡相同，需要檔案管理者細心分類和歸納。另外學籍檔案材料的記錄方式有正式的文件和普通文字記錄，沒有固定的紙張規(guī)格規(guī)定，這也是學籍檔案區(qū)別于其他檔案的特殊性。

（四）檔案材料時間的跨越性和完整性。學籍檔案記錄著學生從入學到畢業(yè)這一時間段內的所有教育活動情況，一般以學期或學年為周期，形成了時間上的跨越性。但學生的學籍檔案在時間上的跨越并不能影響它在不同階段的連續(xù)性，學生的學籍檔案應該是一套完整的檔案記錄。這就要求高校學籍檔案管理要立足于高校的特殊性，在管理過程中要保證學籍檔案管理的連續(xù)性和完整性。

（五）檔案材料立卷的重復性和交叉性。高校學籍檔案在收集、整理、歸納、記錄等過程中難免與其他相關檔案產生重復和交叉，這需要在檔案管理過程中根據(jù)情況準備同樣檔案材料的份數(shù)，在保證材料原始性和真實性的同時解決檔案需求重復性和交叉性的問題，以保證了各項檔案管理的完整性。

二、高校學籍檔案的具體管理措施

（一）嚴格規(guī)章制度 完善檔案管理體系。遵循學籍檔案形成規(guī)律，制定完善高校學籍檔案獨特的貫穿檔案管理每一環(huán)節(jié)的規(guī)章制度；加強宣傳，提高檔案使利用；建立檔案檢查與監(jiān)督制度，減少管理紕漏；還要利用規(guī)章制度約束檔案管理者，使檔案管理工作做到有法可依，保證學籍檔案的質量和數(shù)量。用制度積極推進學校檔案管理工作發(fā)展。

（二）加強檔案管理隊伍建設強化檔案管理工作。檔案管理工作者必須積極參與政治學習，堅決擁護黨的領導和社會主義制度，始終同黨中央保持思想上的高度一致，貫徹執(zhí)行黨組織的要求和大局需要，積極主動地開展檔案工作。樹立嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，堅持一絲不茍的工作作風。積極參加職業(yè)道德培訓、專業(yè)基礎理論與技能培訓、信息技術培訓、現(xiàn)代化管理方法和技術培訓等，不斷更新自身的專業(yè)知識和技能,鍛煉信息技術的運用的熟練程度,提高信息專業(yè)化程度,以更好地適應檔案管理信息化建設的需要和要求。

（三）全員參與，豐富檔案內容。高校應加強宣傳力度，讓全體教職工理解學籍檔案管理的重要性,促進教職工的檔案意識提高，全力支持學校的檔案工作,為檔案工作提供有記錄價值的第一手資料。學校各部門應積極配合工作,保證檔案工作的順利開展。檔案管理者應全方位收集相關資料，拓展材料收集范圍，豐富檔案內容。

（四）軟、硬件配置齊全，減少安全隱患。軟、硬件配置齊全是完成檔案管理信息化建設的基礎性條件，也是保證檔案管理質量的有效手段。各高校應為學籍檔案管理設置專門的檔案管理場所，為檔案管理工作配備良好的計算機及其系統(tǒng)，從而提高檔案管理工作的效率。另外，應邀請專業(yè)人士為學校的學籍檔案管理工作設置其特定的檔案管理軟件，為學籍檔案管理設置一個專門的保護系統(tǒng)，盡量避免檔案信息的泄露或流失。

三、高校學籍檔案的利用

高校學籍檔案當前的用途主要有：學歷學位認證、補辦學位證明書和畢業(yè)證明書、出國留學和移民、考研等。在此基礎上我們應該拓展學籍檔案的利用空間。

（一）發(fā)揮學籍檔案在教育教學中的作用。加強對教師教學和學生的管理，促進學生思想道德素質提高，并為學校各部門開展工作提供依據(jù)。

（二）強化學籍檔案對于學生就業(yè)的作用。充分發(fā)揮學籍檔案的教育憑證作用，利用學籍檔案中的真實記錄，為用人單位提供原始記錄。高?？梢越W籍檔案信息庫，以便學生隨時查閱，提高利用速度。

（三）主動為人力資源開發(fā)和用人單位服務。當前的學籍檔案利用處于被動地位，我們應該讓學籍檔案利用走出去，主動為社會人力資源開發(fā)和用人單位提供資料，提高檔案利用效率。

[1]李玉萍.高校學籍檔案管理的問題與對策分析[J].齊齊哈爾醫(yī)學院學報,2008(71):2134-2136.

[2]黃錦旺.談談高校學籍檔案管理存在的問題及對策[J].廣西大學學報(哲學社會科學版),2008(S2):97-98.

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