民辦高校學籍檔案管理中存在的問題及對策

文/鄭州澍青醫學高等專科學校　段瑤 嚴巍

民辦高校學籍檔案管理中存在的問題及對策

文/鄭州澍青醫學高等專科學校段瑤 嚴巍

學籍檔案管理工作是一項系統、龐雜、細致且重要的工作，隨著社會信息化建設程度的推進，民辦高校原有的學籍管理模式已不能適應發展的要求。對當前民辦高校學籍檔案管理進行分析和研究，針對其中存在的問題提出相關建議和對策。

民辦高校；學籍檔案；管理

學籍檔案是在校學生活動中產生的，記載和反映個人履歷、德能勤績、學習實訓和工作表現的文字、表格及其他各種形式的具有保存價值的歷史真實記錄。具體包含高考成績、錄取審批、入學注冊、在校成績、考勤、升留復轉、實習報告、在校階段表現和獎懲情況等。學籍檔案管理是高等學校檔案管理的必要手段和重要環節，是依據教育有關法規，結合學校實際制定的實施細則和規章制度，對學生從入學到畢業的整個過程所進行的質量考核管理。它是規范學籍管理、掌握學籍情況、培養合格人才的重要依據，是高校教學檔案的重要組成部分，是改進學籍管理工作、提高管理水平的信息資源。它對于學校的管理來說至關重要。所以，要做好學籍檔案工作，必須對高校學籍檔案進行科學合理、規范的管理。

從學籍檔案形成規律來看主要包含檔案的收集、整理、保管、統計、利用及轉遞等幾個階段。但因為高校學籍檔案涉及內容豐富、采集時間跨度長、種類較多，在檔案形成與保存的多環節中常出現收集不完整，甚至丟失等問題。因此，提高學籍檔案管理水平，就必須對學籍檔案進行深入分析、仔細研究、認真探討和有效地利用學籍檔案，解決學籍檔案管理中存在的問題。

一、民辦高校學籍檔案管理過程中存在的問題

（一）領導重視程度不夠，管理分散。學籍檔案作用的發揮具有滯后性、潛在性，但對學籍檔案的管理的投入與建設成效卻不能同步顯現，容易導致領導忽略學籍檔案的重要性，勢必會造成學籍檔案工作被領導忽視。久而久之表現為檔案辦公設備老舊更新不及時、信息化建設程度落后、場館面積、經費和專職管理人員配備均不能滿足工作需要。

（二）制度不健全，歸檔范圍不統一，收集不完整。學籍檔案管理中保存的多為單獨一份的原始檔案，隨著學籍檔案轉出，學校僅留存學生的錄取審批、在校成績、家庭狀況等檔案材料，其他動態信息隨檔案轉出而缺失，這種制度上的不完善導致學籍檔案的不完整。加之，由于缺乏統一管理，學籍檔案管理分散在各院系，部分兼職檔案管理單位工作不規范，歸檔范圍不清楚，收集重點不明確，導致學籍檔案形成、收集、歸檔各個環節銜接不及時，致使學籍檔案收集不完整。

（三）檔案意識淡漠，信息化水平落后。當前民辦高校學生中廣泛存在對檔案不了解、不關心、不重視甚至存在“檔案無用論”心態。具體表現為：有的畢業多年，檔案還在學校；有的將檔案放在家里，有的不知檔案丟在哪里，還有些誤以為學校免費保存二年，就無須再到人才交流機構托管，因此出現畢業后人檔分離、無人問津的棄檔現象。久而久之，這些檔案有增無減，漸漸地成為“死檔”，種種棄檔行為恰恰又給學校帶來了很大的負擔，庫房壓力增大，更無暇顧及檔案信息化建設。致使學籍檔案管理工作仍然停留在紙質檔案管理層面。

二、民辦高校學籍檔案管理對策

（一）加強領導，統一思想。加強學籍檔案建設，領導重視是關鍵。將學籍檔案管理工作列入校領導的重要議事日程，要求“四同步”即把各類活動與學籍檔案工作同布置，同落實，同檢查，同考核，做到“三納入”：即把學籍檔案工作列入各級領導班子抓好管理工作的重要內容，列入全年工作目標，列入各級領導崗位目標責任制考核。為加強對學籍管理的組織領導，從而使整個學籍檔案管理工作做到了有組織方案、有規劃措施，統一思想，形成齊抓共管的良好格局。

（二）完善制度建設，規范歸檔范圍。建立并推行學籍檔案年報制度和檔案獎懲制度，定期督促各相關部門收集、歸檔學生在校期間的成績、紀律考勤、升留復轉、家庭狀況、在校期間表現和獎懲情況，確保學籍檔案收集的完整性。同時要建立健全收集整理、檢查核對、保管保密、轉交與管理職責等各項規章制度，用制度去規范管理工作，使學籍檔案管理工作逐步走向規范化。

（三）普及檔案知識，提升學生檔案意識。學籍檔案管理者要全力改變過去“默默無聞”的被動工作狀態，增強檔案法律法規的宣傳。提升各業務部門及大學生對學籍檔案工作的認知度和重視程度，從新生入學到在校期間及畢業前夕，通過網絡、微信、廣播、宣傳手冊等途徑來普及檔案知識，使業務部門和學生本著對學生、對自己負責的態度，積極主動、動態的提供各類學籍檔案，變被動為主動。

（四）加快學籍檔案信息化的建設步伐。學籍檔案數字化管理是順應社會信息化發展的必然產物，也是全面提升檔案管理工作為社會服務的必要手段。傳統紙質檔案的主導地位將漸漸被數字化、電子化學籍檔案所代替。現階段學籍檔案管理應盡快實施紙質學籍檔案與電子學籍檔案同步抓，利用信息技術建立完整、高效學籍管理系統。

綜上所述，學籍檔案管理工作是一項系統、龐雜、細致且重要的工作，我們應該不斷完善學生學籍檔案管理制度，加快學籍檔案管理的信息化建設步伐，切實提高學籍檔案管理工作水平，為學校檔案工作作貢獻。

［1］李爾東.高校學籍檔案管理存在的問題及解決辦法探析［J］.延安職業技術學院學報，2012（4）.

［2］譚春霞.高校學生學籍檔案管理的問題及對策［J］.信息化建設，2015（9）.

［3］高敏杰.加強高校學籍檔案管理的途徑［J］.中國科技縱橫，2001（12）.