略論提高檔案管理科學化水平的路徑

文/張家口學院　席美珍

略論提高檔案管理科學化水平的路徑

文/張家口學院席美珍

隨著國家經濟的發展，信息時代的不斷深入，檔案管理顯得尤為重要。它不僅是保存資料的一種方式，而且還是為社會和單位服務的重要信息資源。但是由于一系列的原因，檔案管理也存在許多問題，這些問題已經危及檔案管理的方式、體系、理念等，甚至不能滿足社會與單位的需要，嚴重背離現代化社會檔案管理的方向。而要使檔案管理變得有條不紊，發揮檔案最大的作用，就要在檔案管理的過程中，重視檔案管理中細枝末節的問題，為更科學的檔案管理工作不斷進行探索與實踐。

檔案管理；科學化水平；路徑

一、當前檔案管理存在的不足

（一）檔案管理理念欠缺。理念是一切工作活動開展的基礎，檔案管理的完善離不開合理、完整的管理理念。現階段，一部分單位在檔案管理工作中，因為缺乏合理、完善的管理理念，從而出現了管理工作方向不明確，管理工作效率不高等現象。針對這一現狀，首先，單位領導人員并不重視檔案管理工作，這就使得檔案管理理念沒有灌輸到檔案管理工作人員上；其次，檔案管理工作人員對于檔案管理并沒有積極應對的態度，在工作的過程中也是得過且過，并沒有真正意識到檔案管理對單位的作用和影響。

（二）檔案管理體系不完善。檔案管理體系不完善，不僅會使檔案管理工作存在許多漏洞，而且還會導致檔案信息有誤，制約檔案管理效率。首先，一些單位未設立檔案管理協調監督部門，致使管理工作出現無人監督管理狀況；其次，有的單位檔案管理制度和檔案管理工作標準未設立或不完善，從而出現檔案管理工作缺乏約束，雜亂無章的現象；最后，單位各個部門之間的聯系并不是很密切，從而使得檔案管理工作缺乏相關部門提供的信息，導致檔案管理整個體系不嚴謹。

1.檔案管理工作人員素質較低。工作人員是檔案管理的核心，因此，他們素質的高低與檔案管理工作的好壞息息相關，而檔案管理工作人員素質比較低也是影響檔案管理科學化的關鍵。首先，檔案管理工作人員的工作態度與工作作風有問題，他們不遵循單位檔案管理的制度，而且在工作的過程中也不認真負責，這就容易影響檔案的準確性，甚至容易造成檔案的丟失；其次，檔案管理工作人員的專業知識不夠，對于檔案管理也只是略懂皮毛，而沒有用科學的手段來管理檔案。

2.檔案管理方式落后。檔案管理方式落后主要體現在檔案管理的紙質管理上。很多單位的檔案管理并沒有運用電子信息管理，還是沿用舊有的紙質管理模式，這種方式容易對檔案造成一定程度的損失。因為隨著時代的推移，紙質的檔案容易被損壞和偷盜，即使是做了很好的檔案保護，但是也抵抗不了紙質自然的特性，因而會使檔案信息破損，從而提取不到重要的資源。

二、提高檔案管理科學化水平的路徑

（一）完善檔案管理的理念。檔案管理理念的進步應跟隨時代的發展，不斷地進步與完善。因此，在檔案管理過程中，我們要不斷創新管理思維，完善檔案管理理念。首先，要根據時代發展的需要，單位對檔案管理的要求，人們對檔案的重視來樹立正確的理念；其次，在檔案管理工作中，要結合各種需要，適當地改進自己的檔案管理手段；最后，單位要強化檔案管理的重要性以及檔案管理中可能出現一些問題以及保護檔案管理的培訓，以完善檔案管理理念。

（二）完善檔案管理的體系。完善檔案管理體系，就好比蓋房子一樣，要先打好地基，才能一環扣一環，做好以后的工作，以更好鞏固檔案的保護。體系是體現整個檔案管理工作過程的一個重要點，好的體系可以使工作井井有條，大家做到各司其職，因此要完善檔案管理的體系。首先，在檔案管理部門建立監督小組，對工作人員的日常工作進行監督管理。此外，對檔案管理工作人員應當承當的責任與義務進行明確規范，嚴格要求遵循檔案管理工作內容開展日常工作；除此之外，制訂嚴格的、可執行的檔案管理工作規范，以避免在檔案管理工作中出現不規范的操作。

（三）提升檔案管理工作人員的素養。現階段，一部分單位因為對檔案工作人員工作能力與職業素養重視程度不高，久而久之，致使檔案工作人員素養意識逐漸下降，直接制約了單位檔案管理效率的提升。因此，作為管理者，應當關注檔案管理人員工作能力與職業素養的重要性。具體來說，第一，在進行各種會議、活動時，強調與灌輸檔案管理人員素養提升，對于單位發展進步的重要意義。同時適當的指出檔案管理工作中存在的不足，可能產生的負面影響等等。同時，針對檔案管理工作人員素養提升，適度指導，使員工意識到提升自己素養的積極作用，更加認真細致的開展檔案管理工作。第二，通過多種途徑增強各部門之間的交流。關注各部門間檔案管理交流工作的溝通交流，使管理工作者認識到自身存在的不足，揚長避短，實現檔案管理技能提升。第三，定期或不定期地對檔案管理工作者進行業務培訓，增強其專業知識儲備，增強檔案管理工作科學性。

（四）更新檔案管理的方式。現階段，仍有許多單位沿用傳統檔案管理方式，長此以往，對于單位檔案管理持續發展是非常不利的。因此，作為管理者，應當創新檔案管理方式。在具體實踐中，第一，根據單位特點，與時俱進開展檔案管理工作；第二，增加與相關單位的檔案管理經驗交流，取長補短，不斷創新檔案管理方式；第三，要以電子信息化的檔案管理方式為主，以紙質的檔案管理方式為輔，以更新檔案管理的利用方式，使檔案管理發揮出自己的優勢。

三、結語

檔案管理是一項比較嚴謹的工作，需要認真對待才能夠更好地完成。但是新時代有新需要，如果不提升檔案管理的科學性，單位就很難適應時代的發展，滿足時代的要求，那么接踵而至的又是一系列新問題。因此，各單位應以科學的眼光不斷完善檔案管理，工作人員需要加強自身的工作技能。只有這樣，才會促進檔案管理走向科學化！

［1］李文娟.提高檔案管理科學化水平的路徑探討［J］.經營管理者，2015（4）.

［2］葉萍.試析提高檔案管理科學化水平的路徑選擇［J］.教育教學論壇，2015（40）.

［3］孔菲.提高檔案管理科學化水平的路徑分析［J］.中國管理信息化，2015（20）.