現代大學制度下高校辦公室職能的優化

文/揚州大學音樂學院 王琳

現代大學制度下高校辦公室職能的優化

文/揚州大學音樂學院 王琳

在我國經濟不斷發展的情況下，教育教學水平有了明顯的提升。現階段，高校教育獲得了全面的發展，現代化的大學制度在大學管理中得到了普遍的確立。在大學管理中，辦公室具有非常突出的地位，因為其職能具有多元化的特征，所以大學管理的多項內容都需要辦公室來執行。從目前的辦公室職能發揮來看，效率較為低下，非常不符合大學高效辦公的特色，所以為了進一步的強化辦公室的職能提升，本文就現代大學制度下的高校辦公室職能優化進行分析和探討，目的是要全面提高大學辦公室的辦公效率。

現代大學制度；高校辦公室職能；優化

大學是社會人才培養的基地，強化大學教育對于社會進步而言有著重要的作用。在現代化的大學制度下，管理規范化和專業性顯著加強，而在管理過程中具有重要作用的便是辦公室。所以說辦公室職能的效果發揮意義重大。從目前的辦公室職能而言，其具有兩方面的特征：第一是綜合性。因為辦公室需要對管理進行方案的制定、審核以及落實，所以說其綜合性較為顯著。第二是辦公室具有冗雜性。在目前的辦公室職能中，有些職能具有很強的統一性和聯系性，但是在具體崗位設置的時候卻將其進行了人為的劃分，這種拆分增加了公辦流程，使得職能發揮的效率嚴重降低，所以探討職能優化現實意義顯著。

一、辦公室應具備的主要職能

（一）組織協調職能。組織協調是辦公室具備的一大智能。在校園管理中，辦公室處于一個中心的地位，其他的各部門工作開展都需要和辦公室進行對接，而其他部門直接的接觸，有時候也需要辦公室的參與，所以說辦公室的主要作用就是進行各方關系的組織和協調，從而保證校園管理各部門工作的有效開展。簡言之，通過組織協調職能的運用，校園管理的有序性明顯增強。

（二）決策參謀職能。決策參謀職能是辦公室的另一項重要功能。從高校實際工作來看，因為辦公室與各方關系都有著持續的對接，所以對于學校各個方面的情況都具有較強的了解。在校領導進行決策的時候，辦公室可以為下領導提供切實而中肯的意見，從而旅行其參謀的職能。簡言之就是辦公室利用自身的綜合性和豐富的關系網，可以為大學決策層，尤其是校領導的決策提供有效的參謀。

（三）綜合服務職能。綜合服務職能也是辦公室的一項重要功能。在高校管理中，辦公室承擔著重要的角色，因為其不僅僅是管理部門，更是服務部門，而且服務對象具有多樣性，比如老師、學生、領導以及其他部門，辦公室都得進行服務。在傳統的大學管理中，對于辦公室實行的是行政命令式的管理，但是在體制改革的過程中發現，辦公室的根本作用是進行校園服務，所以要積極地向服務導向型轉變，這樣，辦公室的綜合服務職能發揮才會更加的徹底。

二、高校辦公室職能的優化思路

（一）堅持以人為本。在高校辦公室職能優化中，一個重要的思路便是堅持以人為本。以人為本是科學發展觀是核心內容，重在強調個人的價值。辦公室的職能優化，根本目的是要進行辦公效率和質量的提升，而要達到這樣的目標，需要調動工作人員的積極性，從而使其主觀能動性得到充分的發揮。堅持以人為本，在肯定辦公室人員個人價值的基礎上進行其力量的調動和發揮，這樣，人員的價值得到了尊重，辦公室的工作目的也得以實現，所以說以人為本的思路必須要堅持。

（二）堅持全面協調可持續發展。全面協調可持續是目前辦公室職能優化的另一重要思路。全面協調可持續也是科學發展觀的重要內容，意在統籌所有有利的資源，進而對資源的價值進行協調運用，從而實現持續發展的目的。辦公室智能具有綜合化的特征，在具體的工作中涉及的內容和部門比較多，所以需要辦公室進行全面的協調。通過協調，各方面的力量可以得到最大的發揮，辦公室的職能效果也可以有最大的顯現，所以說堅持全面協調可持續發展，對于辦公室職能優化非常重要。

三、高校辦公室職能的優化措施

（一）強化制度建設，管理科學化、規范化。強化制度建設，實現管理的科學化和規范化對于職能優化而言有著重要的作用。制度建設主要從兩個方面來進行：第一是進行責任制度的強化。強化責任的劃分，可以使得辦公室的工作人員具有更加具體的責任范圍，這樣可以有效的提升辦公人員的效率。第二是進行監督制度的完善。監督制度的完善可以有效的改變辦公室的不良風氣，從而實現辦公室各項工作的流程化運作。除去制度建設之外，在管理中運用科學化和規范化的理念與方法也具有重要的價值，因為科學規范的理念會指導實踐工作。所以理念科學，管理自然規范。

（二）加強學習，不斷提升自身的素質。辦公室工作涉及面廣，辦公室人員如不注重加強學習和更新觀念就無法勝任新形勢下的工作，更無法理解和執行領導的決策。辦公室工作人員要重視政治理論學習，提高理論學習的積極性和主動性，堅持理論聯系實際，善于運用馬列主義的立場、觀點、方法去認識問題、分析問題、解決問題，把理論學習同推動辦公室各項工作相結合，增強正確處理各種問題的能力。辦公室工作人員應加強政治思想修養，要在思想上、行動上與黨的路線方針政策保持一致，要自覺維護學校權威。要建立科學合理的培訓機制和考核機制，提高管理隊伍素質，增強管理能力。同時，要關心管理工作者的生活、健康等實際問題

（三）嚴格執行考核機制。辦公室人員一個崗位做久了，極易造成工作散漫，消極怠工的現象。因此，高校辦公室要制定嚴格的考核評價制度，對辦公室人員的思想品質，管理能力，工作積極性和工作業績等方面進行全方位的考察，把考核評價結果作為職稱評聘、評先評優、干部選拔等主要指標。

（四）團結協作，形成合力，提升工作效能。在辦公室職能優化中，另一項重要的措施是進行團結協作，進而提高工作的效能。正所謂“眾人拾柴火焰高”，在辦公室的工作中，每一位工作人員具有獨立性，但是工作的內容卻具有系統性，因此在辦公中，人員之間做好協調和合作，可以發揮更大的主觀能動性，這樣，整體工作效率會明顯的提升，工作質量和水平也會有顯著的進步。簡而言之就是利用眾人的力量共同為辦公室效率提升做好服務。

四、結束語

隨著大學的普遍發展，大學管理的規范性和專業性在顯著的提升。辦公室在大學管理中充當著重要的角色，有組織協調、參謀和服務的多項職能，所以為了更好實現管理的優化，堅持科學的辦公室職能優化思路，并采取積極有效的措施促進職能優化的進一步發展，可以有效提升大學管理的綜合水準。

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