網絡環境下檔案工作標準化重要性的思考

文/重慶市酉陽自治縣農村土地整治開發中心 王勍

網絡環境下檔案工作標準化重要性的思考

文/重慶市酉陽自治縣農村土地整治開發中心 王勍

檔案工作標準化內容很多，涉及面也很廣，網絡環境下的檔案工作標準化，以共同的衡量準則和規范，使檔案工作質量與效率得到保證。檔案工作標準化需要根據不斷發展的技術條件完善和改進，從而使檔案工作沿著正確的方向持續發展。

網絡環境；檔案工作；標準化

一、檔案工作標準化概述

我國檔案工作標準化在經歷三十多年的發展過程中，逐漸形成以獲得最佳社會效益和經濟秩序為基礎的實施標準，通過這些標準實現了檔案的科學管理，節約了人力物力，極大地提高了檔案工作的質量和效率，也推動了檔案學的發展。檔案工作標準化是檔案工作現代化的必要條件，檔案工作管理的原則和方法，質量和設施等，都有統一的規劃和執行力。由于檔案管理中存在諸多重復性很強的概念和事物，因此需要標準化的管理實事求是，簡明扼要，服從大局，兼顧各方，這也是檔案工作標準化的指導思想。

二、網絡環境下檔案工作標準化的重要性分析

（一）相互協調，聯合開發，實現檔案工作現代化。網絡環境下的檔案工作標準化，是建立在先進的技術和廣泛的協作的基礎之上的，既有嚴密分工，又有密切合作。在技術上要相互協調，聯合開發，保持檔案管理系統的高度協調統一，并且通過標準化的實施，使各部門形成一個有機的整體，各個業務環節按照科學的準則和依據來執行，使檔案管理工作的銜接更加順暢，配套更加完善。并且在網絡環境下要更好地發揮微技術和電子計算機的優點，在管理、配套、維護、聯網等方面實現一定范圍內的資源共享。

（二）提高效率，節省資源，實現檔案工作科學化。網絡環境下的檔案工作標準化，是建立檔案管理工作的科學高效基礎之上的。任何一項科學的管理制度必須是以標準化為前提，通過制訂和發布檔案工作標準，使檔案管理范圍內如整理、鑒定、保管、檢索、利用和編研等工作獲得最佳的秩序和狀態。科學化的管理能提高工作效率，節約大量的人力物力和財力，是克亂求治的有力武器，是以統一、合理、科學的安排，減少各種無效勞動，并且使工作質量得到可靠的保證。

（三）共同遵守，嚴守紀律，實現檔案工作規范化。網絡環境下的檔案工作標準化，是建立綜合實踐和共同遵守的規范化基礎之上的。檔案管理是一門綜合性的工作，檔案學既是一門社會科學，也是一門自然科學，內容有很強的實踐性。檔案的產生、形成和發展中，通過檔案工作實踐，探求其基本理論和方法，以更好地為社會主義現代化服務。通過制訂標準的形式，將大家共同遵守的紀律準則更加規范，并且，隨著時代的進步和社會的發展，技術的革新等，檔案管理工作的標準化必將增加新的內容，注入新的活力，使其更加成熟和完善。

三、網絡環境下如何做好檔案工作標準化管理

（一）文書檔案標準化。檔案工作在集中統一管理的原則指導下，形成了嚴密和完整的組織體系，網絡環境下的檔案工作，硬件建設不斷得到加強，在此條件下，文書檔案標準化的管理非常重要。公文是檔案的前身，檔案中有很大一部分是由公文轉化而來的，文書檔案標準化管理，決定著日后檔案的質量和檔案工作標準化的進程。文書是檔案的來源，檔案是文書的歸宿，二者雖然工作任務各不相同，相對獨立，但是在檔案工作管理中，卻具有非常緊密的關系，只有把好文書處理工作的標準化，也就把好了檔案標準化管理的入口，使檔案管理的質量和效率得到可靠保證。

（二）檢索服務多樣化。網絡環境下的檔案管理工作，必須建立強大的檔案信息資源數據庫，那么完善的檢索服務必不可少。借助便捷的檢索系統，使檔案管理人員能迅速查找到檔案信息資源，一是檢索系統中檢索分類要清晰明確，容易查找，并且界面友好，一目了然，方便檔案查閱者使用。二是檢索途徑要多元化，通過各種查詢模式，去吧檔案信息資源的查全率和查準率，檢索系統的廣度，要涵蓋面廣，檢索深度要足夠深入，使檔案信息資源得到有效利用。三是檢索權限設置要嚴密。檔案信息資源有的可以公開查詢，有的需要限制查詢，所以在網絡檢索系統中，要設定嚴密的權限，對于后臺信息資源使用的權限要嚴加保密，確保檔案機密不被泄露。

（三）管理人才復合化。網絡環境下的檔案工作標準化管理，管理人員必須有全心全意的服務意識，必須由傳統的被動服務向主動服務轉變，在此過程中，一是要加強檔案管理人員的服務意識，使之積極通過網絡互動平臺與使用者進行交流，了解用戶需求，并且能夠及時解決用戶在查閱檔案中所遇到的困難和問題，及時反饋他們的意見、需求和建議。二是改善檔案管理人員的知識結構，大力培養適應網絡時代發展需要的復合型人才。要對檔案管理人員和網絡技術人員進行分工調整，特別是要引進相關網絡安全技術人才，對他們進行檔案業務培訓，使檔案管理人員的知識結構不斷更新完善，滿足新時期網絡環境下檔案管理工作的標準化要求，確保檔案管理工作與時俱進，不斷發展。

四、總結

網絡環境下貫徹實施檔案工作標準化必然會觸及到許多具體的情況，既不能一味強調本地區、本單位的特殊性而對標準化敷衍了事，又不能不顧實際情況，強迫執行，這就需要對標準的掌控采取慎重態度，不要輕易加以否定。通過檔案工作標準化的實施，給檔案查找帶來方便，節省人力物力財力和時間，節約大量的社會資源，是我們最終的目標。

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