高校二級學院教學檔案管理辦法探究

文/湖南城市學院 羅麗萍

高校二級學院教學檔案管理辦法探究

文/湖南城市學院 羅麗萍

本文分析了高校二級學院教學檔案管理中存在的檔案意識薄弱、檔案設施及管理方式落后等問題，從完善檔案管理制度、重視宣傳、人員職業技能培訓、利用現代化技術管理檔案等方面提出了針對性的解決方案。

高校；二級學院；教學檔案；檔案管理

教學檔案是指在教學管理和教學實踐活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像載體材料。教學檔案管理質量是衡量高校教學管理水平和教育質量的重要標志之一，是高等學校檔案的主題、核心和重點。近年來，隨著高校招生規模不斷擴大和內部管理體制改革的進一步發展，以及數字化校園的建設，高校已經開始實施二級學院管理，二級學院辦學自主權進一步加大。因此，二級學院的教學檔案管理內容也變得復雜多樣，本文根據高校二級學院檔案管理存在的一些問題，結合自己的工作經驗，進行一些交流和探討。

一、教學檔案的特點

(一)文件來源分散。教學檔案來自于教學工作的各個環節，除了少部分來源于教務管理部門外，大部分來源于從事教學活動的教師。而來源于教師個人的教學文件材料，大多不需經過收發部門登記，且沒有副本，甚至長年累月存在于教師個人手中。因此，教學檔案的來源與其他檔案相比，具有明顯的分散性。

（二）專業性強。高校的專業設置、學科劃分比較細致，一般的高校專業數量少則十幾個，多則幾十個甚至上百個，且每個專業在課程設置、教學內容及方法等方面各有不同，導致這些教學檔案材料表現出很強的專業性。

（三）種類繁多。存放在二級學院的教學檔案除了上級主管部門下達的文件、本部門的計劃、總結及會議記錄等行政管理材料，還包括教學計劃執行及教學質量監控各環節產生的教學管理材料，種類繁多，涉及面廣，內容豐富。

（四）載體的多樣化。教學檔案管理的載體除了紙、卡片、照片等傳統載體外，還包括各種辦公文檔和多媒體文檔等電子載體，而電子載體在歸檔時一般需要刻錄成光盤。

二、目前高校二級學院教學檔案管理中存在的主要問題

（一）重視程度不夠，檔案意識薄弱。隨著高校檔案事業的發展，人們對檔案的了解、認識和利用都在與日俱增。但從實際狀況來看，人們的檔案意識還非常薄弱。對于檔案是什么，檔案有什么作用，檔案的價值怎樣實現等問題都只是一知半解。特別是實行二級管理后，部分教學檔案不再由學校檔案館統一存檔，由二級學院自行保存。二級學院承擔著繁重的教學任務，從學院領導到教職員工始終把教學工作放在第一位，對教學檔案管理缺乏足夠的重視，僅僅把它視為教學管理的附屬工作，在檢查評比時，往往臨時突擊，草率整理，敷衍了事。

（二）二級學院教學檔案管理人員專業化知識缺乏。二級學院大多沒有配備專職的檔案員，其教學檔案的管理基本上由學院的教務秘書兼任，而且人員更換頻繁。教務秘書忙于日常教學運行工作，大部分沒有受過檔案管理的專業培訓，不懂檔案管理業務和要求，工作被動，嚴重地影響了教學檔案管理的質量。檔案、計算機專業人員少，薄弱的人員和技術力量難以滿足目前信息化建設的需要。

（三）沒有專門的檔案室，設施落后。高校實行的二級管理要求各教學部門管理大量教學檔案，但是大部分二級學院沒有設立專門的檔案室，更不用說配備空調、去濕機、視頻監控、密集架及消防設備，大量的教學檔案隨意存放在教務辦公室、行政辦公室甚至教師個人手中，造成很多重要檔案丟失或損壞。

（四）管理手段落后，缺乏創新模式。檔案收集保管的目的，是為了利用，為學院的中心工作服務。傳統的教學檔案多以紙質形式保存，占用空間大、查找檢索困難、保密性不強。但信息的價值在于傳播，而不在于儲藏。任何“意義”“價值”之類的判斷，在沒有傳播的情境下只能是無意義與無價值的。

三、加強高校二級學院教學檔案管理的措施

（一）規范和完善二級學院教學檔案管理制度。科學、規范、完善的管理制度，是各項工作得以有效實施的重要基礎。各高校普遍建立了檔案管理的規章制度，一些高校還納入了學校各項工作的規章制度之中，還有一些高校建立了檔案工作考核評價制度。但考核的監督執行、考核結果的公信力還需要提高。建議完善已有法規，捋順關系，監督執行。二級學院應根據自身特點制定教學檔案管理的各項規章制度，提升管理質量。如：制定二級學院教學檔案管理制度，包括從材料的收集、整理、立卷、歸檔到檔案的分類方法、細則、保管、利用等制度，在執行過程中，可實行激勵機制，有條件的學院可以專門設置教學檔案管理崗位，配備專職檔案管理人員統一管理本部門的文件材料。

（二）重視宣傳，提高全員檔案意識。教研室和實驗室是產生和形成教學相關檔案的主體，也是檔案保留和提交的主體。大部分教學檔案是在教學和實驗過程中產生的。每一位教職工要了解黨和國家有關檔案工作的方針、政策，明確收集檔案材料是教職工份內的工作，應盡的責任，從而形成規范的文件材料流向制度。同時把教學材料的歸檔工作與教職工的年度考核、職務晉升及職稱評定等掛鉤，進一步增強教師的責任感和歸檔的積極性。

（三）做好教學檔案材料的收集和歸檔工作。二級學院分管檔案工作的領導必須保障檔案管理人員完成年度檔案工作所必需的時間和條件。專兼職檔案員要加強檔案意識和工作責任心，主動地采取措施，在歸檔前按照歸檔范圍到各教研室、實驗室、研究所收集分散在個別教職工手中有價值的各種材料，并認真檢查文件是否齊全、完整，檢查文件的聯系是否互相混淆或有拆散現象，檢查是否有遺漏或不需要歸檔的材料。確保歸檔文件材料完整、準確和系統。同時對各種不同載體形式的檔案材料也要加強收集，如照片、實物、獎狀、獎杯等，實現檔案載體形式多樣化。

（四）加強檔案人員的業務培訓。由于檔案管理工作專業性強，二級學院的教學檔案內容復雜多樣，但是大部分二級學院的檔案管理人員是兼職的，沒有經過專門的培訓，且更換頻繁，因此高校檔案部門應加強對二級學院兼職檔案人員的業務培訓，有條件的可以在每年年初由學校檔案館的專職檔案管理人員，結合具體案卷，加以詳細講解和操作指導，提高兼職檔案員的業務水平。

（五）積極應用現代辦公技術，進一步做好檔案的利用工作。在科技技術和信息技術高度發達的今天，傳統的服務內容和方式已經不能適應新時代的要求，必須賦予新的內涵和方法，這就要求檔案管理人員需要充分利用掃描儀、數碼相機等數碼設備對有長期保存價值的、有特色的的紙質檔案進行數字化加工，將其轉化為儲存在磁盤、光盤上的電子文件。同時，高校幾乎每位師生都在用計算機編寫教案、繪制圖表、撰寫學術論文和專著，形成了大量電子文件。電子文件已是高校新形成的文件主體。因此，檔案管理人員應充分利用現代化的辦公系統，利用檔案信息網絡管理平臺，快速、準確、及時地幫助使用者提供檔案信息資源，提高查詢效率，以此達到提高服務質量的效果。

總之，社會信息化致使社會各項活動的記錄產生于網絡數字化環境，人們進行交流和傳遞信息的手段也從紙質走向電子媒體，高校檔案數字化建設需要一個不斷探索、不斷發展、不斷完善的過程，高校二級學院教學檔案管理也需要遵循科學的原理，采取正確的方法，才能實現檔案工作的價值。

[1]高等學校檔案管理辦法.教育部、國家檔案局令〔2008〕第27號.

[2]許娟.新時期高校二級院系教學檔案管理工作的幾點思考[J].北京檔案，2010（4）.

[3]徐艷.高校二級學院教學檔案建設的現狀及對策——以青島農業大學為例[J].科技信息，2011年第22期.