新時期高等中醫(yī)藥院校辦公室工作淺析

文/北京中醫(yī)藥大學(xué)黨委辦公室 張小勇 劉凱峰 薛培 劉雯華

新時期高等中醫(yī)藥院校辦公室工作淺析

文/北京中醫(yī)藥大學(xué)黨委辦公室 張小勇 劉凱峰 薛培 劉雯華

作為高校行政管理系統(tǒng)中的核心部門，辦公室工作的質(zhì)量和效率對學(xué)校整體運轉(zhuǎn)有著至關(guān)重要的影響。隨著學(xué)校深化教育綜合改革的不斷推進(jìn)和中醫(yī)藥教育事業(yè)的快速發(fā)展，學(xué)校辦公室的職能也逐漸向縱深方向發(fā)展，要切實做好辦公室工作，需要緊扣高等教育深化綜合改革的特點和要求，緊抓中醫(yī)藥教育教學(xué)的特點和規(guī)律，不斷轉(zhuǎn)變工作觀念，提高工作能力，改進(jìn)工作作風(fēng)，完善管理制度，推進(jìn)績效考核，發(fā)揮督辦職能，加強(qiáng)信息化建設(shè)，提升辦公室管理效能。

高等教育；常態(tài)；辦公室工作

高等學(xué)校辦公室作為一個綜合管理、組織和協(xié)調(diào)部門，是學(xué)校對內(nèi)對外的窗口，處于承上啟下、溝通內(nèi)外、協(xié)調(diào)左右的樞紐位置。辦公室職能涉及現(xiàn)代高校行政管理系統(tǒng)中的溝通、協(xié)調(diào)、決策、執(zhí)行、督查、反饋等各個子系統(tǒng)，其管理機(jī)制、水平、效率和質(zhì)量直接關(guān)系到全校各項工作的正常運轉(zhuǎn)。教育事業(yè)的迅速發(fā)展和全面深化教育教學(xué)改革都對高校辦公室工作提出了更高的要求，任務(wù)越來越繁重，工作越來越復(fù)雜，作為高校辦公室工作的管理者和實踐者，需要在新時期勤于思考、積極探索，多拿舉措、多想辦法，切實提高管理效能。

一、新形勢新任務(wù)對高校行政管理工作提出更高要求

高校行政管理工作是學(xué)校人才培養(yǎng)、科學(xué)研究、社會服務(wù)、文化傳承創(chuàng)新和師生管理等工作的基礎(chǔ)，是學(xué)校管理系統(tǒng)中的重要組成部分。面對新形勢新任務(wù)新要求，提高高等學(xué)校行政管理工作的水平、質(zhì)量和效率成為重要而又關(guān)鍵的課題。

（一）高等教育新常態(tài)加快推進(jìn)高校內(nèi)部治理結(jié)構(gòu)改革。在經(jīng)濟(jì)發(fā)展新常態(tài)下，我國高等教育正處于全面提高質(zhì)量、走內(nèi)涵發(fā)展道路的轉(zhuǎn)型時期。高等教育發(fā)展的新常態(tài)呈現(xiàn)多個特征，從發(fā)展動力看，隨著高等教育改革進(jìn)一步深化，必須下決心通過深化綜合改革理順體制機(jī)制、釋放發(fā)展活力、調(diào)動積極性。高等教育綜合改革包含政府對高等教育的改革和高校內(nèi)部改革，其主要任務(wù)是構(gòu)建有利于學(xué)校科學(xué)發(fā)展的體制機(jī)制。《國家中長期教育改革和發(fā)展規(guī)劃綱要》提出要完善學(xué)校內(nèi)部治理結(jié)構(gòu)，加快構(gòu)建有利于高水平大學(xué)科學(xué)發(fā)展的內(nèi)部管理體系，積極推進(jìn)內(nèi)部治理結(jié)構(gòu)改革。

（二）中醫(yī)藥事業(yè)發(fā)展面臨新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。當(dāng)前，黨和國家高度重視中醫(yī)藥工作，中醫(yī)藥事業(yè)的發(fā)展正面臨著難得的機(jī)遇。習(xí)近平總書記在不同場合提出了一系列關(guān)于中醫(yī)藥的重要論述，其中指出：“中醫(yī)藥學(xué)是中國古代科學(xué)的瑰寶，也是打開中華文明寶庫的鑰匙”“切實把中醫(yī)藥這一祖先留給我們的寶貴財富繼承好、發(fā)展好、利用好”。劉延?xùn)|同志在與國醫(yī)大師代表的座談時指出，中醫(yī)藥具備“五種資源”，在經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的全局中有著重要的意義。黨的十八屆三中全會提出“完善中醫(yī)藥事業(yè)發(fā)展政策和機(jī)制”。2015年，國務(wù)院相繼發(fā)布《中醫(yī)藥健康服務(wù)發(fā)展規(guī)劃（2015—2020年）》《中藥材保護(hù)和發(fā)展規(guī)劃（2015—2020年）》，對中醫(yī)藥全行業(yè)及配套產(chǎn)業(yè)做出了科學(xué)而細(xì)致的政策安排。

（三）深化認(rèn)識高等中醫(yī)藥院校行政管理工作的重要性。

高校行政管理在學(xué)校管理系統(tǒng)中不僅處于組織、服務(wù)和保障的基礎(chǔ)地位，還處于領(lǐng)導(dǎo)地位。隨著高等教育教學(xué)綜合改革的不斷推進(jìn)，高等院校行政管理工作的重要性也越來越顯現(xiàn)，如何深化高校行政管理工作改革、提高管理效能成為重要的課題。作為高校行政管理工作系統(tǒng)中的重要部門，辦公室工作的質(zhì)量和效率對學(xué)校整體運轉(zhuǎn)有著至關(guān)重要的影響。面對高等教育發(fā)展的新常態(tài)，面對中醫(yī)藥事業(yè)發(fā)展的新機(jī)遇新挑戰(zhàn)，只有緊扣高等教育深化改革的特點和要求，緊抓中醫(yī)藥教育教學(xué)的特點和規(guī)律，多思考，勤探索，加強(qiáng)高等中醫(yī)藥院校辦公室建設(shè)，為進(jìn)一步深化高等中醫(yī)藥教育改革做好溝通、協(xié)調(diào)、服務(wù)和保障等工作。

二、加強(qiáng)高等中醫(yī)藥院校辦公室建設(shè)的思考

隨著學(xué)校深化教育改革的不斷推進(jìn)和中醫(yī)藥教育事業(yè)的快速發(fā)展，學(xué)校辦公室的職能也逐漸向縱深方向發(fā)展，要切實做好辦公室工作, 需要了解辦公室工作性質(zhì)、作用、特點以及應(yīng)遵循的基本原則，需要辦公室管理人員不斷改進(jìn)行政管理工作的模式和方法，按照習(xí)近平總書記在視察中辦時對中辦工作提出的“五個堅持”要求，進(jìn)一步轉(zhuǎn)變工作觀念，提高工作能力，提出相應(yīng)策略，提升辦公室管理效能。

（一）注重能力建設(shè)，提升管理水平。辦公室人員隊伍是做好行政管理工作的基本保證，辦公室人員能力的高低直接影響工作的完成質(zhì)量，在辦公室建設(shè)的過程中，要注重辦公室人員綜合能力的提升。鑒于辦公室的工作性質(zhì)，需要面對多個部門、不

同的人群，需要處理大量的文書，需要為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考，這就要求辦公室的工作人員要提高分析和解決問題的能力、要提高語言和文字表達(dá)能力、要提高調(diào)查研究能力、要提高隨機(jī)應(yīng)變的能力等等。為此，需要從以下幾個方面進(jìn)一步加強(qiáng)。一是加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，學(xué)校可以組織相應(yīng)的培訓(xùn)班，也可以選派人員參加校外的正規(guī)專題培訓(xùn)，積極學(xué)習(xí)行政管理專業(yè)相關(guān)知識。二是注重隊伍源頭建設(shè)，抓好工作人員的招聘和聘崗工作，根據(jù)崗位需求選擇相應(yīng)專業(yè)、專長的應(yīng)聘人員。三是鼓勵積極參加各種研討會和交流會，加強(qiáng)部門之間的交流和學(xué)習(xí)。

（二）改進(jìn)工作作風(fēng)，強(qiáng)化服務(wù)意識。服務(wù)意識是辦公室工作人員的基本意識，但是在具體工作中，有的辦公室人員自我定位不恰當(dāng)，缺乏服務(wù)意識，這對高校辦公室工作造成了極為不良的影響。樹立服務(wù)意識是改進(jìn)工作作風(fēng)的重要方面，優(yōu)良的工作作風(fēng)是提升高校辦公室執(zhí)行力的思想支撐和內(nèi)在動力，要進(jìn)一步落實改進(jìn)工作作風(fēng)密切聯(lián)系群眾的相關(guān)要求，抓住了作風(fēng)就抓住了關(guān)鍵，要杜絕門難進(jìn)、臉難看的現(xiàn)象發(fā)生，做好辦公室工作、提升服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)形象。要在辦公室內(nèi)部建立健全有效管理機(jī)制，促使辦公室人員保持高度的工作熱情，提升行政管理人員的服務(wù)意識。要從點滴小事做起，對前來辦文辦事、聯(lián)系工作的人員和來訪群眾，要熱情接待，樹立良好形象。

（三）完善管理制度，促進(jìn)規(guī)范管理。規(guī)范管理是實現(xiàn)學(xué)校日常工作正常、有序、高效運轉(zhuǎn)的基礎(chǔ)。辦公室規(guī)章制度的建立是提高工作效率與質(zhì)量的基本保障。要通過建立健全完善規(guī)章制度促進(jìn)各項管理工作的規(guī)范。因此，高校辦公室要完善各種規(guī)章制度，按切實可行的規(guī)章制度和嚴(yán)格的辦事程序辦事，規(guī)范辦文、辦事、辦會等工作程序，明確規(guī)定辦事的先后次序、具體步驟及其相關(guān)要求，使高校辦公室的各項工作有章可循、有規(guī)可依。但是制度建設(shè)不是一勞永逸，面對高等教育深化綜合改革和中醫(yī)藥事業(yè)的發(fā)展，制度建設(shè)的內(nèi)容和形式都需要隨工作的發(fā)展和外界形勢的變化，建立廢改立機(jī)制，不斷調(diào)整和完善。

（四）推進(jìn)績效考核，明確目標(biāo)責(zé)任。合理的績效考核制度是高校的行政管理隊伍良性運行的一個重要保障。行政辦公存在著工作難以量化、難以標(biāo)準(zhǔn)化、不能反映不同行政崗位工作差異性的弊端，為優(yōu)化辦公室的激勵機(jī)制，真正起到導(dǎo)向的作用，辦公室需要強(qiáng)化績效考核，重點突出責(zé)任和目標(biāo)為，定期或者不定期開展考核。建立“誰辦理，誰負(fù)責(zé)”的工作制度，做到日常工作專人專管，發(fā)揮高校辦公室的工作職能，互相支持，互相配合，高效運作。建立完整的工作量化分級、責(zé)任管理機(jī)制，做到在其位、盡其職、負(fù)其責(zé)，加強(qiáng)績效考核，形成責(zé)任與目標(biāo)相統(tǒng)一的體系,調(diào)動辦公室成員的工作積極性和主動性。

（五）發(fā)揮督辦職能，保障執(zhí)行力度。協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好督查督辦工作是辦公室的重要工作內(nèi)容，在高等教育發(fā)展新常態(tài)和中醫(yī)藥事業(yè)發(fā)展的新機(jī)遇下顯得尤為重要。通過督查督辦，保證決策事項得到落實，各項工作落到實處，收到實際效果。高校辦公室，應(yīng)當(dāng)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)班子的要求，服務(wù)決策事項、工作任務(wù)的實施，積極主動地督查督辦，協(xié)助做好決策事項的督促和階段檢查工作，促進(jìn)工作得到有效落實。通過督查督辦，保證各二級單位、職能部門能夠履行職責(zé)，防止相關(guān)責(zé)任人辦事拖沓、推卸責(zé)任，從而加快工作進(jìn)程，保障執(zhí)行力度。

（六）加強(qiáng)信息化建設(shè)，提高工作效率。進(jìn)入大數(shù)據(jù)時代，信息化建設(shè)水平在高等教育事業(yè)發(fā)展中發(fā)揮著重要作用，是校務(wù)工作高效、有序的保障，對高校管理工作有著極大的推動作用。信息化目的是提高服務(wù)效率，不僅僅是形式上的集中，而是要將管理方法和IT技術(shù)手段有效地結(jié)合起來，將管理與服務(wù)有效地結(jié)合起來，改造和優(yōu)化現(xiàn)有的服務(wù)管理模式，為師生提供便捷、高效的服務(wù)，實現(xiàn)學(xué)校的行政管理職能從權(quán)利向責(zé)任、無限向有限、管理向服務(wù)的觀念轉(zhuǎn)變，是對機(jī)關(guān)職能轉(zhuǎn)變、行政機(jī)構(gòu)改革和實現(xiàn)管理機(jī)制創(chuàng)新的一種追求。

高校辦公室是學(xué)校進(jìn)行管理的重要部分，對學(xué)校的正常運作以及發(fā)展至關(guān)重要。面對新形勢新任務(wù)新要求，高校行政管理者要善于思考，勇于實踐，多拿舉措和辦法，切實有效地提升辦公室工作的管理水平和工作效率，能夠使學(xué)校工作快節(jié)奏、高效率的運轉(zhuǎn)，使高校行政管理工作在新時期煥發(fā)新的更大的活力，為促進(jìn)高校快速、健康、和諧發(fā)展做出積極貢獻(xiàn)。

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